MyGemilo - Työajan kohdentaminen

Yleistä työaikojen kohdentamisesta

Gemilo Tunnit -työkalussa tuntiseurantaa helpottaa työajan kohdentaminen työlle. Työ voi olla esimerkiksi projekti, tehtävä tai työtila. Kun tunteja halutaan laskuttaa helpommin, kannattaa tunnit mieluiten kirjata projektille tai projektin tehtävään. Tässä ohjeessa puhutaan tuntimerkinnöistä ja tuntikirjauksista. Kummallakin sanalla tarkoitetaan samaa asiaa. Työaikaa kohdennetaan, koska työnantaja haluaa laskuttaa työt oikein ja/tai seurata kannattavuutta ja/tai tietää, mihin työaikaa yhtiössä käytetään.

KUVA. Työaika-palkki, jossa ei ole aloitettu vielä tuntimerkintää.

Lähtötilanne työaika-palkissa on, ettei tuntimerkintää ole vielä kohdennettu mihinkään. Käyttäjä klikkaa Aloita-nappulaa työaika-palkissa ja kellotus alkaa. Jotta tuntimerkinnästä on hyötyä, se tulee kohdentaa oikeaan kohteeseen. Kohdentaminen tarkoittaa, että tuntiraportoinnissa kerrotaan tarkemmin, mistä tuntikirjauksessa on kyse.

Kun työaika on kohdennettu työhön, kohdennus näkyy työaika-palkissa ja toimii pikalinkkinä takaisin kyseiseen työhön, olitpa missä tahansa muussa MyGemilon näkymässä.

KUVA. Työaika-palkissa näkyy työ, jolle työaikaa kohdennetaan. Esimerkissä näkyy tehtävän otsikko.

Työajan kohdentaminen työhön

Hakupaneeli auttaa kohdentamaan työaikaa työhön. Hakupaneelissa voi rajata tuloksia kirjoittamalla hakukenttään hakusanan tai useita hakusanoja. Haku etsii järjestelmän tietokannasta tuloksia ja rajaa ulos ne tulokset, joihin haun tekijällä ei ole oikeutta.

Työntekijä klikkaa Kohdenna työaika.. ja hänelle avautuu hakupaneeli. Hakukentässä onnistuu esim. projektin nimellä haku ja hakutulosta voi suodattaa usealla eri tavalla. Alla on esimerkki haun suodatustavoista, jos teillä on käytössä Asiantuntijayrityksen ERP. joka sisältää tuotannon projektinhallinnan, CRM:n myynnille ja HR-ohjelman henkilöstöhallinnolle. Erilaiset suodatustavat voivat vaihdella kontekstin mukaan ja sen mukaan, mitä työkaluja palvelussanne on ja millaiset oikeudet henkilöllä on näitä työkaluja ja niiden sisältöjä käyttää:

• Työtilat
• Projektit
• Tehtävät
• Kaupat
• Työsuhteet

KUVA. Esimerkki Gemilo Tunnit -työkalun hakunäkymästä, jossa on löytynyt yksi projekti (versio Lapis Lazuli, 27.10.2022)

Palvelussa on kokeilussa ns. deep search, jossa hakupaneelissa voi edetä syvemmälle tietomallin rakenteessa ja vastaavasti nousta takaisin alkuperäiselle tasolle hierarkisesti järjestyissä sisällöissä.

KUVA. Käyttäjä on kllikannut projektin deep search -kuvaketta nähdäkseen, mitä projektin alla on tuloksena.

Yllä olevassa kuvassa on punaisella kehyksellä ympyröity ns. Takaisin-nappula. Sillä pääsee takaisin ylätasolle sisältörakenteessa taso kerrallaan, olitpa haussa edennyt jo miten syvälle tahansa.

Käyttäjä on työaika-palkista avautuneessa hakupaneelissa, jossa etsitään tuntimerkintään työtä, jolle tuntikirjaus voidaan kohdentaa. Tässä paneelissa Valitse-nappulaa klikkaamalla saa kyseisen sisällön työksi, johon tunti kohdennetaan.

Kuvan esimerkissä on löydetty projekti, jonka nimi on "Esimerkki-projekti - projektin nimi näkyy tässä" ja käyttäjä on deep search -linkkiä käyttäen edennyt katsomaan, mitä kyseisen projektin alla on. Jos projektin alla ei olekaan hakutuloksissa sopivaa tehtävää, johon käyttäjä haluaa työaikansa kohdentaa, käyttäjä voi klikata näkymästä poistumatta Valitse-nappulaa projektin kohdalla.

• Näin tuntikirjaukseen saa kohdennettua projektin helposti, vaikka olisi jatkanut syvemmälle ylätasolta katsomaan, mitä projektin alla löytyy mahdollisesti työksi, johon voisi siihenkin ehkä kohdentaa.
• Valinta on käyttäjän oma, laittaako tuntinsa projektille vai projektin alta löytyvään työhön: projektin yksittäiseen tehtävään.
• Käyttäjä voi myös lisätä projektiin uuden tehtävän tai lisätä vaikka kokonaan uuden projektinkin. Muistathan valita, minne projekti kuuluu ja tehtävässä projektin, jonka alle tehtävä kuuluu, niin työnantajan, sinun ja tiimin on helpompi hallita laajojakin kokonaisuuksia.

Ns. irtotehtävät eli tehtävät ilman yläkohtaa on aina vaikeampaa löytää myöhemmin kuin tehtävät, joilla on yläkohtana projekti eikä projektista näe kokonaiskuvaa kunnolla, jos tekijät eivät lisää töitään projektin alle.

Esimerkki: Joskus jos asiakkaan tilaamat työt ovat kovin pieniä ja ne tehdään nopeasti, mutta toimeksiantoja tulee usein ja samalta asiakkaalta. Silloin on järkevä luoda asiakkaan nimellä ns. yleisprojekti ja antaa projektin olla voimassa niin kauan kuin asiakkaalta tulee töitä, joita tehdään.

• Jokainen työ on edelleen yksittäisenä tehtävänä hoidettu, koska tehtävä ei vaadi laajaa joukkoa ihmisiä toteuttamaan työtä.
• Kun työ on laajuudeltaan sellainen, ettei se sisällä monta erilaista työtä omine tarkastuslistan töineen, työ voidaan hallita tehtävässä, johon tunnit kirjataan ilman, että luodaan jokaisesta saman asiakkaan "pikkutyöstä" uusi projekti. Sen sijaan pikkutyöt kootaan yhteen projektiin, jossa on sama asiakas koko ajan. Näin projektihallinnasta säästyy aikaa, mutta silti toimintaa on helpompi seurata ja ohjata kuin ilman systeemiä.
• Asiakkaan ns. yleisprojektin avulla laskuttajan on helpompi löytää laskutettavat tunnit projektista, olipa pikkutöitä ollut asiakkaalle muutamia tai useita tai todella harvoin yksittäisiä. Asiakkuudesta kertyy arvokasta kokonaiskuvaa, mitä kaikkea on mennyt nopeina toimeksiantoina asiakkaalle ja kenen toimesta.
• Käytössä voi olla myös kevyin mahdollinen malli niin, ettei työtehtävää kuitata kuin tuntimerkintänä, jossa on tuote, projekti ja laskutettava tieto. Työstä ei silloin löydy edes tehtävää, joka kuitattaisiin. On vain projekti ja sen tunnit sekä tuote, johon tuntimerkintä kohdennetaan. Työtuntien laskutus -työkalu hoitaa tuntirivien yhdistelyn tuotteittain laskuaineistolle ja rajapintaliittymän yli taloushallinnon ohjelmaan, josta lasku lähtee asiakkaalle (esim. Netvisor, Procountor).

Esimerkki: Projekti kannattaa olla, kun asiakas tilaa työn, jota tehdään pitkään ja kun onnistunut lopputulos sisältää paljon erilaisia töitä, joita tekee joukko ihmisiä eri aikaan ja näillä töillä on kullakin oma tuloksensa, jonka valmistumista halutaan seurata. Vaikka projektia tekisi vain yksikin ihminen, kannattaa luoda projekti, mitä enemmän on tekemistä, koska yksi tehtävä tarkastuslistalla kävisi melko nopeasti "pieneksi" eikä auta samalla tavalla johtamaan toimituksen valmistumista kuin projekti. Pitkään kestävää, laajaa työtä on hankala hallita pelkällä yksittäisellä tehtävällä, vaikka teknisesti mikään ei sitä estä, jos työyhteisö haluaisi näin toimia.

Sen lisäksi, että lisäätte projektit, tulee sopia yhteinen käytäntö, raportoidaanko työaikaa vain projektille (tarkka seuranta) vai aina projektin tehtäviin (tarkin mahdollinen seuranta) vai saako tekijä päättää oman työtapansa mukaan, kummalla tavalla tekee.

Tuotteelle työajan kohdentaminen

Kannattaa sopia, onko työaikaraportoinnin yhteinen käytäntö, että jokainen tunteja kirjaava henkilö kohdentaa työaikansa myös tuotteelle, jota hänen työnsä ansiosta tai työtuntiensa tyyppinä päästään laskuttamaan asiakkailta vai riittääkö pelkkä Laskutettava ja/tai Lisätyö-merkintä, jonka jälkeen laskuttaja itse asettaa tuotteet, joita laskutetaan.

Systeemin on tiedettävä työtuntien laskutusta varten tuote. Laskuaineistot muodostetaan MyGemilossa hintariveistä, joissa on tuotteet ja tuotteen mukainen yksikkö. Laskuaineiston hintarivien tuntimäärät perustuvat työtuntien lukumäärään ja kunkin tuntikirjauksen tuote-tietoon. Työtuntien laskutus -työkalu osaa MyGemilossa yhdistellä eri ihmisten työtunnit tuotteen perusteella yhdeksi hintariviksi laskulle ja tunteja voi yhdistellä useasta eri projektista samalle laskulle, jos haluaa.

Jotta laskuttajan työ on helpompaa ja osin automatisoitavissa, tuotteita käytetään tuntiraportoinnista alkaen eikä vain tarjousten hinnasto-työkalussa ja Netvisorin tai Procountorin tyyppisessä taloushallinnon ohjelmassa, jonne MyGemilosta on rajapinta-liittymä. Ominaisuudet on toteutettu, jotta MyGemilon asiakkailla onnistuu laskujen luominen oikeille asiakkaille työtunneista helpommin ja vähemmällä työllä kuin ennen eikä laskuttaja tarvitse enää laskinta niin paljon kuin ennen - tai ollenkaan - koska systeemi laskee tuntirivit yhteen, osaa erotella valmiiksi, montako prosenttia kukin työntekijä teki laskun tunneista jne.

Jos työpaikallanne ei laskuteta työtunteja, jotka kirjataan MyGemilossa, tuotetta ei tarvitse lisätä työaika-kirjaukseen. Kysy työnantajaltasi ohje ja käytännöistä, jos olet epävarma.

Hakutuloksissa syvemmälle eteneminen

Sisällöllä voi olla yläkohta (engl. parent-child, siebling, ancestors). Työaika-paneelin Kohdenna työaika...-nappulasta avautuvasasa hakupaneelissa tämä tarkoittaa, että käyttäjälle on tarjolla ns. pikahaku-nappula, jolla käyttäjä voi nopeasti varmistaa käyttämänsä hakusanan mukaiset sisällöt esim. projektin alta klikkaamalla projektin kortissa näkyvää deep search -kuvaketta.

Jos teknisistä syistä sisälllölle ei ole alisisältöä, hakukuvake näkyy harmaana eikä ole käytössä. Jos alisisältöjä saattaa olla kyseiselle sisällölle löydettävissä, deep search -hakukuvake näytetään aktiivisena, oli tuloksia tai ei. Käyttäjän pitää ensin tehdä haku klikkaamalla hakukuvaketta ja mennä syvemmälle haussa. Sen jälkeen järjestelmän paneeli osaa kertoa, onko tuloksia kyseisen sisällön alla olevissa sisällöissä. Haku etenee taso kerrallaan.

Deep search on kokeellinen ja näkymät voivat vielä muuttua.