Kalenteri

MyGemilon Kalenteri on Beta-versio, jota kehitetään aktiivisesti 2022-2023. Käyttöliittymä ja ominaisuudet voivat muuttua tässä kuvatusta.

Kalenterin käyttötarkoitus

MyGemilo Lapis Lazuli -versio sisältää henkilökohtaisen kalenterin, joka kokoaa kaiken tarvittavan yhteen kalenteri-näkymään. MyGemilon kalenteri osaa koota yhteen kalenteriin esimerkiksi kaikkien eri projektien ja liiketoiminta-alueiden työt niin, että työntekijälle muodostuu helpommin kokonaiskuva. Kalenteri ei muodostu vain tapahtumista. Sen sijaan se osaa hyödyntää useita eri sisältötyyppejä ja niiden määräaikoja.

Kalenteri sisältyy Asiantuntijayrityksen ERP -pakettiin.

Kalenterin saa auki päämenusta.

Töiden aikataulutus

Tuotanto ja henkilöstöhallinto johtavat omaa työskentelyään tehtävillä, jotka lisätään projektin alle (tehtävän yläkohta) tai suoraan työtilaan ilman projektia (ei suositella). Myynnissä työt hallitaan kaupoilla.

Jos työlle ei ole määräaikana kuin päivämäärä, työ näkyy kalenterin yläosassa päiväsarakkeen päivämäärä-tiedon alla. Samasta paikasta näkee myös päivän kertyneet tunnit. Olemassa olevia töitä pystyy aikatauluttamaan tarkemmin tiettyyn kellonaikaan tarttumalla ja raahaamalla tai klikkaamalla sisällön auki ja muokkaustilassa lisäämällä myös kellonajan, jos kyseiselle sisällölle on järjestelmässä myös kellonajat.

Jos aikataulutat tehtävän kalenterissa, myös tehtävän määräaika muuttuu. Jos tehtävässä on useita tekijöitä, määräaika muuttuu kaikkien kalenterissa.

Jos tehtävälle on määräaika, jota ei saa muuttaa ja jonka pitää säilyä, mutta työ ei valmistu määräajassa ja on pakko aikatauluttaa uudelleen, hyödynnä tehtävän tarkastuslistaa ja aikatauluta puuttuvat työt sen avulla. Näin tehtävän alkuperäinen määräaika pysyy tallessa, mutta työtehtävän tai useita tehtäviä saa silti näkymään sille päivälle, jolloin työtä tekee.

Jos muutat työn kestoa kalenterissa, se muuttaa automaattisesti myös työaika-arviota. Jos työaika-arviona oli 1 tunti, mutta käyttäjä pidentää työn keston kalenterissa tunnin sijasta kahteen tuntiin, tehtävän työaika-arvioksi tallentuu automaattisesti 2 tuntia. Työaika-arvio on henkilökohtainen vain tehtävissä, joissa on yksi tekijä.

Värillinen pallo työtehtävän edessä näyttää, onko työ vielä aloittamatta tai kesken (ns. primary väri) vai valmis (vihreä).

Tuntiseuranta

MyGemilo-kalenteri näyttää tuntikirjanpidon tunnit per päivä viikkonäkymässä. Ohjelma laskee viikkotasolla myös koko viikon tunnit yhteen ja vertaa henkilön työsuhteessa olevaan tuntimäärään näyttäen, onko tuntimäärä yli, ali tai sovitun verran. Työtunteja ei voi kirjata ennakkoon. Jos vertailulukua ei näy, pyydä HR:n ihmisiä tarkastamaan, että käyttäjälle on lisätty työsuhde ja työsuhteessa täytetty henkilökohtainen viikkotuntimäärä. Työsuhteessa säilytetään henkilön varsinaiset työaikaraportit, jotka työnantaja kuittaa ja samalla sulkeutuu työajan raportointi kyseiselle ajanjaksolle. Kalenteri ei ole tätä varten. Muistathan, että työaikaraportti voidaan sulkea myös tietyn projektin tasolla, jolloin kyseiseen projektiin estetään työtuntien kirjaukset, koska ajanjakso on jo raportoitu ja siksi suljettu.

Tuntien raportointia varten palvelussanne tulee olla tuntiseurantaan työkaluna Gemilo Tunnit.

Jos haluaa nähdä nopeasti yksittäisen päivän tuntikirjanpidon, se onnistuu kalenterin kautta. Siirry kalenterissa oikeaan päivään ja klikkaa päiväruudussa näkyvää yhteenlaskettua tuntimäärää. Luku avaa omista tunneista taulukko-näkymän, joka sisältää kaikki ne tuntirivit, jotka oli raportoituna kyseiselle päivälle.

Kalenteri

Tässä esimerkki, miltä MyGemilon kalenteri näyttää (versio 07/2022). Kalenteri-näkymässä ei voi lisätä uusia sisältöjä. Se on tarkoitettu pääasiassa sisältöjen selaamiseen ja työaikakirjanpidon tueksi, jotta työntekijän on helppo nähdä omat tuntimääränsä ja tarkistaa, mitä kunkin päivän tunnit koskivat. Tuntiraportoinnista on enemmän tietoa tuntiseuranta-ohjeessa.

Tapahtumat

MyGemilossa tapahtuma tarkoittaa oikeaa tapahtumaa (esim. kokous, webinaari, seminaari, konferenssi). Myyjä lisää jokaisen ennalta sovitun asiakastapaamisensa kaupan Yhteydenpito-työkalulla tapahtumana ja tuotannon projektissa esim. tuotekehityspalaveri ja asiakkaan kanssa pidettävä, ennakkoon sovittu tapaaminen lisätään tapahtumana.

Lisäämällä toisen käyttäjän saman tapahtuman osallistujaksi tapahtuma alkaa näkyä heti myös hänen kalenterissaan edellyttäen, että henkilöllä on muuten oikeudet sisältöön, johon tapahtuma liittyy tai liiketoiminta-alueelle (työtila), jossa tapahtuma on.

Kun kauppaan tai tehtävään on liitetty yhteyshenkilön käyntikortti, kortin yhteydessä näkyy Yhteydenpito-työkalun Yhteydenpito-nappula. Kun tapahtuman lisää tämän nappulan eli yhteyshenkilön käyntikortin kautta, järjestelmä liittää käyntikortin automaattisesti myös tapahtuman tietoihin. Tämä kannattaa tehdä, jotta myöhemmin kun palataan yhteyshenkilön profiiliin, nähdään profiilista kaikki kyseisen kontaktin kanssa pidetyt tapahtumat ja muukin yhteydenpito, kunhan yhteydenpito-merkinnät on muistettu lisätä.

MyGemilon kalenteri-tapahtumasta ei voi vielä lähettää kutsuja osallistujille ulkopuolisiin kalentereihin. Kalenteriin ei ole pääsyä ilman käyttäjätunnusta eikä kalenteri ole varausjärjestelmä, joten järjestelmä ei anna ulkopuolisten varata kalenterista aikoja.

Omat MyGemilon tapahtumat saa näkyviin Outlook-kalenteriin linkittämällä MyGemilon Outlook-kalenteriinsa. Ohjeet löydät oman profiilin asetukset-sivulta. Huomioithan, että MyGemilo-kalenterissa voi näkyä enemmän sisältöjä, koska MyGemilo-kalenteri osaa näyttää määräaikojen perusteella kalenterissaan myös muita kuin tapahtumia.

Yhteyshenkilönne ei näe MyGemiloon tallennettua tapahtumaa, jos hänet on liitetty tapahtumaan vain kontaktina (ei käyttäjätunnusta palveluun, pelkkä yhteyshenkilön käyntikortti).

Tapahtuma näkyy kalenterissa alkaen päättyen päivämäärien ja kellonaikojen perusteella.

Tapahtuman lisääminen ilman yhteyshenkilöä

MyGemilossa ei ole sallittu yhteyshenkilön profiiliin tapahtuman lisäämistä ilman yläkohtaa. Siksi Yhteydenpito-työkalun nappulasta puuttuu Lisää tapahtuma -linkki, joka on käyttäjälle jo tuttu esim. tehtävistä kaupoista vastaavasta Yhteydenpito-työkalun nappulasta.

Jos joku asiakkaista tai toimittajista soittaa yllättäen eikä kyseessä ole ennakkoon sovittu tapahtuma, jolla on ajankohta ollut tiedossa, muistathan, että tähän soveltuu hyvin "tapaaminen"-tyypin merkintä tai "puhelu"-merkintä yhteydenpito-työkalussa. Kirjaa merkintänä ylös, mitä puhelun aikana sovittiin ja kun puhelu on ohi, käy rauhassa lisäämässä kalenteriisi tapahtuma oikeilla tiedoilla. Osa pystyy lisäämään tapahtuman myös puhelun aikana, mutta mikään ei estä tekemästä tätä vasta, kun puhelu on ohi, jos käyttäjä haluaa rauhassa miettiä, laittaako tapahtuman projektiin, projektin tehtävään tai esim. myynnissä kaupan tapahtumaksi.

Joskus voi olla hyväkin ensin etsiä rauhassa puhelun jälkeen, onko tapahtumalle jo olemassa hyvä sisältö, jonka kautta tapahtuma kannattaa löytyä ja sen vuoksi tapahtuma olisi myös hyvä lisätä kyseisen sisällön kautta, jotta se löytyy jatkossakin oikeasta asiayhteydestä. Jos mitään sopivaa sisältöä ei vielä ole, käyttäjä saa luotua uuden sisällön esim. Gemilo Tunnit -työkalun kautta tai menemällä siihen työkaluun, jossa kyseisen tapahtuman kannalta olennaisia töitä hallitaan osana yrityksenne toiminnanohjausta.

MyGemilo lähtee oletuksesta, että tapahtumille on aina jokin muu merkityksellinen yläkohta, kuten kauppa, tehtävä, projekti - tai ainakin työtila. Siksi tapahtumaa ei annettu lisätä pelkästään yhteyshenkilön profiilin kautta vielä 17.10.2022 versiossa.

Yhteydenpito-työkalun Yhteydenpito-nappula näyttää Lisää tapahtuma, kun käyttäjä on valmiiksi jo "työn alla" eli esim. kaupassa lisäämässä tapahtumaa kauppaan tai tehtävässä lisäämässä tehtävään tapahtumaa.

Missä tapahtumia voi lisätä lisäämättä yhteyshenkilöä ensin? Esimerkiksi näissä MyGemilo-näkymissä:

Käyttövinkki - työtilassa tapahtuman lisääminen ilman kontaktia

1. Avaa työtilan Aikataulu-näkymä

2. Lisää tapahtuma

Aikataulu-näkymä on toistaiseksi saatavilla ainakin Myynti-työtilassa ja Tuotanto-työtilassa. Kun käyttäjä lisää tapahtuman työtilan aikataulu-näkymän kautta, järjestelmä laittaa työtilasta automaattisesti tapahtumalle yläkohdan, ellei käyttäjä itse hae ja liitä vielä tarkempaa yläkohtaa tapahtumalle.

Käyttövinkki - kaupassa tapahtuman lisääminen ilman kontaktia

1. Avaa kaupan tapahtumat-välilehti

2. Lisää tapahtuma

Käyttövinkki - projektissa tapahtuman lisääminen ilman kontaktia

1. Avaa projektin tapahtumat-välilehti

2. Lisää tapahtuma

Käyttövinkki - tehtävässä tapahtuman lisääminen ilman kontaktia

1. Avaa tehtävän tapahtumat-välilehti

2. Lisää tapahtuma

Kaikissa näissä eri näkymissä voi jo lisätä tapahtuman ilman kontaktia, jos on kiire.

Riittää, että tapahtuman lisääjä osaa päättää tapahtumalleen yläkohdan minne haluaa sisällön talteen eli miettii, onko kyseessä minkä liiketoiminta-alueen (työtilan) tapahtuma.

1. Jos asiakkaalle on jo projekti, kirjoita päämenun haussa projektin nimi tai hakea projektia asiakkaan nimellä.
2. Sen jälkeen klikkaa hakutuloksesta auki oikea sisältö.
3. Klikkaa sisällön tapahtumat-välilehdelle, jossa lisäät tapahtuman.
4. Hae ja liitä osallistujien käyntikortit vasta tämän jälkeen.

Kiuvasit käyttötilanteen selkeästi. Kiitos avusta.

Käyttötapaus oli ajateltu meillä niin, että yrityksessä on aina käyttäjällä auki MyGemilo selaimessa. Näin ohjelmaa ei tarvitse erikseen avata selaimeen, kun asiakas soittaa, koska on jo auki. Tietysti aina näin ei ole niin kuin jo kuvasitkin :)

Jos ohjelma on selaimessa avoinna, silloin riittää, että asiakkaan soittaessa hakee päämenussa sisältöä, jossa henkilö on jo yhteyshenkilönä ja sitten klikkaa hakutuloksista oikeaan näkymään itsensä. Päämenussa voi hakea projektejakin yhteyshenkilön nimellä, jos ei muista millä nimellä projekti on. jonne tekee kortin kautta yhteydenpito-merkinnän tai lisää uuden sisällön, johon liittää käyntikortin hakemalla olevassa olevista kontakteista tai lisäämällä henkilön yhteystiedot siinä lennossa (pakollisia tietoja on todella vähän, niitä voi palata myöhemmin täydentämään).

Miksi tapahtumalla kannattaa olla yläkohta?

Kun käyttäjä jo lisätessään tapahtumaa miettii hieman, mihin tapahtuma liittyy yrityksen liiketoiminnassa, on tapahtuma myöhemmin helpompi löytää. Jos tätä asiaa ei mieti jo tapahtumaa lisätessään, jää käyttäjälle itselleen, mutta etenkin muille käyttäjille paljon heikommat mahdollisuudet löytää sama tapahtuma uudelleen, koska käyttäjän on tiedettävä osallistuja tai tiedettävä tapahtuman ajankohta pystyäkseen löytämään tapahtuman tiedot sen sijaan, että voisi esim. selata kaikkia myynnin tapahtumia tai kaikkia tuotannon tapahtumia, jos henkilö, joka tapahtuman lisää, viitsii luoda tapahtuman niin, että siitä käy ilmi, minkä työtilan tapahtumasta on kyse.

Koska suurimmassa osassa sisältöjä, sisällön yläkohtaa voi vaihtaa jälkikäteen, ei haittaa vaikka kiireessä puhelun aikana tapahtuma menisi jonnekin tapahtuman aiheiden kannalta harhaanjohtavaan sisältöön. Avaa tapahtuma muokkaukseen ja vaihda tapahtuman työtila.

Esimerkki: Joskus tapahtuma voi olla ensin vain projektin alla, mutta kun tapahtumassa käydäänkin läpi vain tiettyä työtä, josta on yksi tehtävä projektissa, saattaa olla hyvä idea vaihtaa tapahtuma kyseisen työtehtävän tapahtumaksi vaihtamalla tehtävän yläkohdaksi tapahtumaan pelkän projektin sijasta. Tällä tavalla helpottaa tapahtuman löytymistä myöhemmin, kun asiayhteys on laitettu työn kannalta järkevästi eikä vain ajateltu, että asioita hallitaan päivämäärien perusteella. Jos samaan työtehtävään liittyy vaikkapa useita tuotannon kokouksia, kaikki kokoukset löytää kerralla tehtävän tapahtumista eikä niitä tarvitse etsiä projektin kalenterin kautta.

Esimerkki: Asiakkaan kanssa on sovittu, että projektissa pidetään asiakkaan kanssa viisi tapaamista. Projektin vetäjä luo projektin ja lisää projektiin tapahtumat. Näin projektin tapahtumat-välilehti näyttää, mitä tapaamisia projektissa on ja koska projektin vetäjä lisäsi projektin tapahtumiin osallistujiksi myös yhteyshenkilöt, ovat nämä tapahtumat yhteyshenkilöiden profiilien kautta löydettävissä myöhemmin, kun halutaan tarkistaa kokonaiskuvaa, onko kyseinen henkilö ollut aiemminkin jo mukana joissakin työpaikan tapahtumista.

• Koska tapahtumiin on liitetty vain kontaktien käyntikortit, kontaktit eivät pääse kyseisiin tapahtumiin, mutta projektin vetäjä saa pidettyä ylhäällä keitä on tavattu missäkin tapahtumassa.
• Lisäämällä tapahtumiin osallistujaksi oman henkilöstön käyttäjätunnuksia tiimin vetäjä saa kunkin projektin osallistujan MyGemilo-kalenteriin tapahtumat näkyviin ja MyGemilon etusivu muistuttaa tulevista tapahtumista niitä projektin osallistujia, jotka on lisätty myös kyseisen projektin tapahtuman osallistujaksi.
• Vaikka projektin vetäjällä oli sopimuskokous asiakkaan kanssa ja palautepalaveri kahden kesken, nämä tapahtumat eivät näy henkilökohtaisissa kalenterissa muille projektin osallistujille, vaikka ne näkyvätkin projektin tapahtumissa. Muut eivät olleet tapahtuman osallistujina, joten tapahtumaa ei tarvitse näyttää heidän kalenterissaan. Koska tapahtumassa oli asioita, jotka projektin osallistujien pitää tietää, on kuitenkin hyvä, että projektista näkee myös nämä tapahtumat, jos näkee projektin.

Esimerkki: Yrityksessä pidetään tuotannon viikkokokous kerran viikossa. Sen yläkohtana on "Tuotannon kehitys"-projekti, jonne tuotantotiimi on päättänyt koota kaikki yleiset tehtävät ja tapahtumat, jotka liittyvät tuotannon kehittämiseen. Projektin avulla seurataan työtuntien kohdistumista tuotannon kehitystyöhön ja pystytään helposti liikkumaan tuotannon viikkokokouksesta toiseen avaamalla projektin tapahtumat välilehti. Jos viikkokokouksille ei olisi projektia yläkohtana, ei niitä löytäisi niin helposti kalenterista muiden tapahtumien joukosta.

Esimerkki: Tiimissä kolme työntekijää tekivät samaa työtä ja se edellytti yhteisiä tiimin palavereita. Tiimi kokosi kokouksensa tapahtumina tehtävän alle lisäämällä tapahtumat tehtävän kautta. Kun tiimin vetäjä halusi tietää, oliko asiasta pidetty tapaamisia, hän avasi tehtävän ja katsoi sieltä tapahtumat läpi. Tiimi oli kirjoittanut päättämänsä asiat tapahtumiin ylös ja liittänyt kuvakaappauksia tapahtuman editorilla tapahtumaan, joista tiimin vetäjälle selvisi hyvin, miten työssä oli edetty ja mitä tiimi oli huomannut työn kuluessa. Lisäksi tiimin jäsen oli linkittänyt tapahtuma-memosta pariin muuhun työtehtävään, joita oli päätetty lähteä tekemään kokouksissa saatujen ideoiden perusteella, joten hiljaista tietoa saatiin samalla talteen kuin huomaamatta, jotta siihen on helppo myöhemmiin palata.

Mitä enemmän on tapahtumia, sen tärkeämpää on, ettei tarvitse enää muistella, milloin jokin tapahtuma pidettiin, koska tietää, että tapahtuma on lisätty oikeaan asiayhteyteen, josta se löytyy.

Työskentely eri aikavyöhykkeillä

MyGemilo huomioi aikavyöhykkeet näyttäen henkilölle tapahtumaa hänen omalla aikavyöhykkeellään. Näin samaa palvelua voi käyttää esim. myyjä USA:ssa ja asiantuntija Suomessa ilman, että kummankaan tarvitsee erikseen merkitä kellonaikoja eri aikavyöhykkeitä varten käsin.