MyGemilo Projektinhallinta

MyGemilossa töitä delegoidaan tehtävinä. Tehtävä voi kuulua projektin alle tai se voidaan lisätä yksittäisen liiketoiminta-alueen alle ilman projektia. Projektit-taulukko näyttää, mitä projekteja on menossa, päättynyt, tulossa.

Projektin tila

Projektin tila (engl. status) kertoo, missä vaiheessa projektissa mennään. MyGemilossa on riskienhallintaa varten nopea kertoa johdolle projektin tilaa vaihtamalla, mikä tilanne projektissa on.

Mietitkö milloin pitää lisätä projekti ja milloin riittäisi pelkkä tehtävä?

Iso projekti, jossa paljon työtä samalle asiakkaalle samaan toimitukseen liittyen

Kun töitä on paljon pidemmäksi aikaa ja liittyen yhteen ja samaan toimitukseen, kannattaa perustaa oma projekti. Projekti auttaa johtamaan toimitusta. Projekti kokoaa yhteen kaikki ne työt, joita toimituksessa pitää tehdä. Projekti myös kertoo, milloin projekti alkaa (projekti alkaen pvm) ja milloin projektin tulee olla valmis (projekti päättyen). Projektin ajankohdan lisäksi projektissa on erilaisia määräaikoja. Määräajat ovat osa projektin aikataulutusta. Määräaika voi olla yksittäisessä tehtävässä tai tehtävän tarkastuslistalla ns. alitehtävän määräaikana, jos työ on jaettu pienempiin osiin yhdelle tai useammalle tekijälle.

Työt on helpompi aikatauluttaa, löytää ja seurata yhtenä kokonaisuutena. Siksi lisätään projekti, jonka alle tehtävät kootaan.

Projektin tehtävät-näkymä antaa kokonaiskuvan, mitä projektissa on vielä tekemättä, mitä tehty ja mitä on meneillään. Tehtäviä voi katsella projektissa kanbanilla, taulukkona ja useimmiten myös valmistilastona MyGemilo Projektinhallinta-ohjelmassa. Tehtävillä on tarkoitus helpottaa kunkin työtä. Niiden avulla seurataan, miten projekti etenee, koska nähdään, mitä töitä kenelläkin on menossa, mitkä työt ovat vielä tekemättä ja onko töitä ylipäätään vielä edes aloitettu.

Tehtävillä jaetaan vastuut kullekin tekijälle. Mitä useampi tekijä on samassa projektissa, sen tärkeämpää, että kaikki projektin osallistujat tietävät missä mennään. Etenkin jos oma työ ei voi edetä ennen kuin toinen on tehnyt oman työnsä.

Oman työpaikan kulttuuri ja sovitut säännöt ratkaisevat, millainen toimitus on projekti ja millaisessa toimituksessa tai työssä riittää yksittäinen tehtävä.

Paljon töitä samalle asiakkaalle ilman, että työt liittyvät toisiinsa

Jos tehdään paljon pieniä töitä samalle asiakkaalle, mutta ne eivät varsinaisesti liity toisiinsa kuin siksi, että tilaaja on sama, suosittelemme, että lisäät projektin asiakkaan nimellä. Näin saatte koottua irtonaiset työt yhdeksi selkeäksi kokonaisuudeksi "asiakkaan alle".

Tekijän on helpompi raportoida työtunteja, mikäli tunnit saa kohdentaa vain yhdelle projektille yksittäisten töiden sijasta. Autatte tekijää löytämään työaika-raportoinnissa oikean projektin helpommin, kuna asiakkaalle on oma projekti nimettynä esim. asiakkaan nimellä. Asiakkaan "yleisprojekti" auttaa hahmottamaan, miten usein töitä tehdään tietylle asiakkaalle ja milloin viimeksi asiakas on saanut toimituksen. Tapa sopii erityisen hyvin yrityksiin, joissa työ on ns. pientä sälää ja nopeasti tehtävää pikkuhommaa, joka saadaan tehtyä yhdessä tehtävässä. Se myös säästää aikaa tekijältä, koska jokaisesta pikkutilauksesta ei lisätä aina uutta projektia. Tämä taas selkiyttää projektien kokonaiskuvaa ylimmälle johdolle, koska pikkutöitä ei käsitellä projekteina, vaan tehtävinä yleisprojektissa.

Jos toimitukseen tarvitaan useita eri tekijöitä tekemään useita erilaisia toisistaan riippumattomiakin töitä, on yhtä tehtävää tai "asiakkaan yleisprojektia" parempi lisätä toimitusprojekti. Iso toimitus ansaitsee oman projektinsa. Sen alle kootaan työt tehtävinä ja toimitusprojektin nimestä käy selkeästi ilmi, mitä projektissa on tarkoitus saada toimituksena aikaiseksi.

KUVA. Esimerki tehtävän lisäysnäkymästä - Architect Edition 2022.

Kuukausisopimuksena myydyt työt

Kun asiakkaan kanssa on puitesopimus, kuukausi- tai vuosisopimus, kannattaa lisätä asiakkaan nimellä oleva projekti, josta käy ilmi, että kyseessä on kertatoimituksen sijasta pysyvä, kiinteä projekti, jota tehdään niin kauan kuin sopimus on voimassa.

• KÄYTTÖÖNOTTO-VINKKI: Kun olette päättänyt, miten tällaiset projektit nimetään. Käy päätös läpi henkilöstön kanssa, jotta kaikki työpaikalla tietävät, mitä tarkoitetaan, kun puhutaan esim. "palvelusopimus"-projektista.
• SEO-VINKKI: Käytä yhtenäistä tapaa nimetä projektit. Hakutulos löytyy helpommin, koska näin kaikki tietävät ne teidän työpaikassanne olennaiset hakusanat, joita projekteja etsittäessä kannattaa hyödyntää.

Kiinteän laskutuksen mahdollistavassa asiakasprojektissa asiakkaan yksittäiset toimeksiannot, jotka saa tehdä kyseisen sopimuksen puitteissa, hallitaan kiinteän projektin alla tehtävinä. Jokaisesta tilatusta uudesta työstä ei siis enää lisätä uutta projektia, koska on sovittu, että ne saa tehdä kuukausilaskutuksen tai vuosilaskutuksen perusteella.

• KÄYTTÖÖNOTTO-VINKKI: Käy tekijöiden kanssa läpi, mitä saa ja mitä ei saa tehdä kiinteän laskutuksen projektissa.
• KÄYTTÖÖNOTTO-VINKKI: Kirjoita auki projektin kansilehden kuvaukseen ohje, jolla tekijä voi varmistaa nopeasti, millainen työ "mahtuu projektiin" ja millainen työ on hoidettava lisätyönä, joka laskutetaan erikseen.
• KÄYTTÖÖNOTTO-VINKKI: Sovi työpaikalla, milloin työstä tehdään erillisprojekti.
• KÄYTTÖÖNOTTO-VINKKI: Sovi työpaikalla, saako kiinteän laskutuksen projektiin lisätä lisätöitä, jotka laskutetaan erikseen.

Gemilo Tunnit -työkalu mahdollistaa Lisätyö- ja Laskutettava-merkinnän, jolla laskuttaja erottaa lisätyöt ja voi laskuttaa ne erikseen, vaikka ne olisi kirjattu samaan projektiin, joka on ns. kiinteää laskutusta varten. Työpaikalla pitää ohjeistaa, mikä on sallittua ja mikä ei. Järjestelmä ei ota tähän kantaa.

Hyvä nyrkkisääntö: Jos työn pystyy hoitamaan yhdessä tehtävässä, siitä ei kannata lisätä erillistä projektia, vaan hoitaa asiakasprojektin alla yksittäisessä tehtävässä.

• KÄYTTÖÖNOTTO-VINKKI: Käy henkilöstön kanssa läpi, mikä on teidän yrityksessänne projekti ja mikä on tehtävä. Se ei välttämättä ole kaikille selkeää.

Esim. ohjelmistoyrityksessä tällainen projekti voisi olla nimeltään "Palvelusopimus Asiakas Oy" ja markkinointitoimiston kuukausiveloitteisessa palvelussa asiakkaan projekti voisi olla nimeltään vaikkapa "Kuukausisopimus Asiakas Oy" tai "Asiakas Oy - Jatkuva tilaus".

Keksi sellainen nimi projektille, joka on ymmärrettävin ja jolla tekijöiden on helppo löytää projekti kohdistaessaan tunteja projektiin.

• SEO-VINKKI: Jos nimiä on vaikea muistaa, paranna projektin löydettävyyttä lisäämällä projektiin avainsanoja, joita henkilöstö tyypillisesti käyttää löytääkseen kyseisen projektin.
• SEO-VINKKI: Jos projektia ei löydetä, paranna projektin löydettävyyttä lisäämällä projektin kuvaukseen tekstiä, joka tukee hakutuloksissa sisällön löydettävyyttä.

jossa on sovittu, että voidaan tehdä töitä ja laskuttaa ne toteutuneen mukaan tai voidaan tehdä x tuntia töitä sovitun kuukausi- tai vuosisopimuksen mukaisen resurssin verran