MyGemilo - työajan kohdentaminen tehtävässä

Joskus halutaan niinkin tarkkaa tuntiseurantaa, että työaikaa seurataan tehtävien tarkkuudella. MyGemilo (Lapis Lazuli) mahdollistaa tuntiseurannan tehtävittäin. Klikkaamalla tehtävän Aloita-nappulaa tehtävä-näkymässä järjestelmä alkaa seurata puolestasi työaikaa kyseiseen tehtävään.

KUVA. Tehtävä, jossa tekijä ei ole vielä alkanut kellottaa työaikaansa kyseiseen työhön.

Tehtävän Aloita-nappula toimii saumattomasti yhteen ns. työaika-palkin kanssa, joka on osa Gemilo Tunnit -työkalua. Työaikapalkissa käyttäjä voisi toki edetä Kohdenna työaika -nappulasta hakemaan tehtävää hakupaneelin kautta, mutta jos tehtävä on jo selaimessa näkyvissä, on nopeampaa ja helpompaa vain klikata tehtävässä näkyvää Aloita-nappulaa.

MyGemilo osaa automaattisesti täyttää tehtävästä pääteltävissä olevat tiedot tuntikirjaukseen. Käyttäjä säästää aikaansa tuntiraportoinnissa. Tarvittavien tuntikirjauksen perustietojen kertominen onnistui yhdellä napin klikkauksella.

KUVA. Gemilo Tunnit -työkalu, jossa ei ole vielä kohdennettu työaikaa tai aloitettu tuntikirjauksen kellotusta.

Kun käyttäjä on klikannut Aloita, työaikapalkki alkaa automaattisesti näyttää Kohdenna työaika -nappulan sijasta työtä, johon työaikaa nyt raportoidaan. Nappula näyttää lukemaa, joka kertoo miten kauan aikaa on mennyt.

KUVA. Esimerkki, miten henkilö näkee työaika-palkista, että hän kellottaa parhaillaan kyseisen tehtävän tunteja.

Olin jo klikannut työaika-palkissa Aloita-nappulaa ja tuntiraportointi kellottaa työaikaa. Miten saan jo kertyneet / kertymässä olevat tunnit kohdennettua selaimessa auki olevaan tehtävään katkaisematta työaika-palkissa näkyvää kellotusta?

Helposti. Haluatko kohdentaa tehtävälle kaiken jo kellotuksessa kertyneen ajan, joka jo näkyy Aloita-nappulan sijasta nappulan lukemana työaika-palkissa ja jota edelleen koko ajan kertyy lisää työaika-palkissa? Käytä MyGemiloa entiseen tapaan.

1. Avaa tehtävä selaimessa, jota olet päättänyt tehdä tai ehkä jo tehnytkin.
2. Klikkaa tehtävässä näkyvää Aloita-nappulaa. MyGemilon Gemilo Tunnit-työkalu osaa kohdentaa kaiken työaikapalkissa vielä kertymässä olevan ajan kyseiselle tehtävälle lopettamatta kellotusta..
3. Kellotus jatkuu työaika-palkissa keskeytymättä ja työksi täydentyi tehtävä, jonka Aloita-nappulaa klikattiin.
4. MyGemilo täydensi tehtävän mukaiset tiedot tuntikirjanpitoon automaattisesti.

Esimerkki: Työntekijä saapuu töihin ja kirjautuu MyGemiloon. Työntekijä klikkaa heti Aloita-nappulasta tuntiseurannan päälle, vaikka ei vielä ole varma, mistä työstä lähtee liikkeelle. Hän valitsee tehtävän esimerkiksi selaamalla Tuotanto-työtilan kanbania tai taulukkoa tai klikkaamalla etusivun töistä sellaisen tehtävän, jonka määräaika on seuraavaksi. Työntekijä on saattanut edetä tehtävään myös kalenterinsa kautta. Tähän on voinut mennä jo 12 min 07 sekuntia ja tuntiseuranta alkoi vaikkapa tasan kello 08:00. Lukema näkyy työaika-palkin kellotuksessa. Työaikaa kertyy koko ajan lisää ilman, että sitä on vielä kohdennettu mihinkään työhön. Työntekijä klikkaa tehtävässä Aloita-nappulaa. MyGemilo kirjaa kello 08:00 alkaneen tuntikirjauksen tehtävälle, jossa työntekijä klikkasi Aloita-nappulaa vasta 08:12:07. Tuntiseurantaan on näin kertynyt jo aamun 12 min 07 sekuntia siitä hetkestä, kun työpäivä alkoi ja työntekijä ei vielä ollut varma, mistä projektin työstä lähtee liikkeelle.

Esimerkki: Jos työntekijä ei halua 12 min 07 sekuntia tehtävälle, hänen pitää tavalliseen tapaan ensin sulkea valmiina työaika-palkissa näkyvä työaika ja kohdentaa 12 min 07 sekuntia käsin johonkin työhön tai työtilaan. Vasta sen jälkeen, kun työaika-palkissa on Aloita-nappula, klikataan tehtävässä näkyvää Aloita-nappulaa. Näin työaika-palkissa jo kertynyt / kertyvä työaika ei valu tehtävälle, joka aloitetaan myöhemmin.

Tässä on jonkin verran työyhteisöjen työkulttuurissa eroja, miten eri organisaatiot kirjaavat työaikaa. Jonnekin tunnit on hyvä kohdentaa, vaikka olisi vasta juotu kahvia ja rupateltu kollegan kanssa. Näin henkilön kokonaistyöajan seuranta onnistuu. Varmista työnantajalta, miten teillä toimitaan.

Olin klikannut työaika-palkissa Aloita-nappulaa ja tuntiraportointi kellottaa työaikaa. Klikkasin vahingossa tehtävässä Aloita-nappulaa ja jo kertyneet / kertymässä olevat tunnit kohdentuivat selaimessa auki olevaan tehtävään katkaisematta työaika-palkissa näkyvää kellotusta, mutta en halunnut tätä. Mitä tehdä?

Muista ensi kerralla ensin kohdentaa työaikasi heti, kun mahdollista ja lopettaa työaika, jota jo kellotetaan työaika-palkissa, jo ennen kuin aloitat työajan seurannan tehtävän Aloita-nappulasta. Näin pääset jatkossa paljon helpommalla eikä tarvitse yrittää korjata tilannetta jälkikäteen.

Tilanteen voi korjata, mutta se vaatii jonkin verran viitseliäisyyttä ja käsityönä muutoksia tuntiriveihin.

Esimerkki: Jos henkilöllä oli työaika-palkissa kellotus menossa, mutta henkilö ei muistanut välissä kohdentaa työtunteja oikeaan kohteeseen eikä sulkenut työaikaa valmiina ennen kuin klikkasi selaimessa näkyvän tehtävän Aloita-nappulaa, aiheutuu tilanne, jossa työaikaa on voitu kirjata enemmän tehtävään kuin oli tarkoitus.

Jos tarkoitus olikin tehdä kaksi tuntimerkintää eri töihin kohdennettuna, ainoa tapa korjata tilanne on käsin. Järjestelmässä ei ole Peru-nappulaa, jolla voisi perua, että jo kellotettuna ollut aika kertyi meneillään olevasta kellotuksesta siihen tehtävään, jossa henkilö klikkasi Aloita-nappulaa. Kun työaika-palkissa ei ole vielä kohdennusta tuntikirjaukselle ennestään millekään työlle, Gemilo Tunnit -työkalu tulkitsee avuliaasti henkilön haluavan alusta asti kohdentaa kaiken työaika-palkissa sillä hetkellä nappulassa näkyvän kertymän kyseiseen tehtävään, jossa henkilö klikkasi Aloita.

Jos tämä ei ollut tarkoitus, tilanteen voi korjata näin.

1. Työaikapalkissasi näkyy nyt liikaa aikaa kirjauksessa kohdennettuna tehtävälle, jonne et halunnutkaan yhdistää myös aiempaa työaika-palkissa jo kertyvää työaikaa.
2. Klikkaa työaikapalkissa nappulaa, jossa aika juoksee vielä. Sinulle avautuu muokattavaksi tuntikirjaus.
3. Paina muistiin aloitusaika, jos on tärkeä saada yksi tuntimerkintä alkamaan myös tasan siitä ajankohdasta, joka sinulla on nyt tälle "väärälle tehtävälle". Tarvitset tätä tietoa myöhemmin.
4. Vaihda muokkauspaneelissa näkyvän tuntimerkinnän aloitusajankohta haluamaasi kellonaikaan eli myöhäisempään ajankohtaan kuin merkinnän muokkauspaneelissa nyt näkyy. Laita esim. hetki, jolloin painoit tehtävässä Aloita, mutta et huomannut, että työaikaa oli jo työaika-palkin nappulassa kertymässä ilman kohdennusta.
5. Klikkaa paneelissa Valmis. Tämä sulkee tuntikirjauksen muokkauksen ja tallentaa tuntikirjauksen muutokset.
6. Nyt sinulla näkyy työaika-palkki tyhjänä ja Aloita-nappulalla.
7. Klikkaa Aloita, koska tarvitset uuden tuntikirjauksen muokattavaksi.
8. Klikkaa työaikapalkissa Kohdenna työhön.. ja kun työaika on kohdennettu oikeaan työhön, klikkaa nappulaa, jossa aika juoksee vielä. Sinulle avautuu muokattavaksi tuntikirjaus.
9. Vaihda nyt tähän tuntikirjaukseen aloitusajaksi se kellonaika, jonka painoit muistiisi eli ajankohta, jolloin olit alunperin klikannut työaika-palkissa Aloita ja josta alkaen halusit työajan talteen tälle toiselle työlle ennen kuin menit aloittamaan uutta tehtävää Aloita-napista.
10. Laita lisäksi tuntikirjaukseen päättymisajankohdaksi ajankohta, joka on ennen "väärän tehtävän" uutta aloitusajankohtaa, jonka teit tämän käyttöohjeen 4. kohdassa. Pystyt tallentamaan uuden tuntikirjauksen vain, jos ajat eivät mene päällekkäin kirjauksissa.
11. Klikkaa paneelissa Valmis. Tuntikirjaus on tallennettu.
12. Nyt sinulla näkyy työaika-palkki tyhjänä ja Aloita-nappula.
13. Jos haluat vielä varmistaa, että kellonajat menivät oikein kahteen eri työhön, klikkaa taulukko-kuvaketta työaika-palkissa niin näet viimeisimmät tuntirivisi tai siirry etusivulle, jossa näet uusimmat tuntimerkinnät ja riveiltä saa tarkistettua, minkä verran työaikaa tuli kirjattua kumpaankin eri työhön.

Haluan raportoida tuntini tehtävään. Miksi en näe tehtävässä Aloita-nappulaa?

Jos tehtävästä puuttuu Aloita-nappula, varmista, että olet tehtävän tekijänä. Tehtävässä on Tekijät-laatikko, jossa käyttäjätunnuksesi käyntikortti pitää näkyä tekijänä, jotta saat kohdentaa tuntisi tehtävään.

KUVA. Meneillään-tilassa oleva tehtävä, jonka tekijänä käyttäjä ei ole itse.

Joskus projektille ei sallita enää tuntiraportointia, koska projekti on päättynyt ja projektin vetäjä on ottanut työaikaraportit jo ulos projektista, jolloin järjestelmä on sulkenut kyseiset ajanjaksot tuntiraportoinnista pois.

Jos nappulassa näkyy juokseva aika, se tarkoittaa, että kellotat jo tunteja kyseiseen tehtävään käyttäjätunnuksella, jolla olet kirjautunut MyGemiloon.

KUVA. Olet jo kellottamassa työtuntejasi tehtävään, jos näet Aloita-nappulan sijasta nappulassa tuntimäärän.

Syynä voi myös olla, että ylläpitäjänne ei ole tilannut palvelua lisenssillä, joka sisältää Gemilo Tunnit -työkalun versiona, jossa tehtäviin saa kirjata tunteja tai olet sellaisessa roolissa työtilassa, ettei sinulla ole käyttäjänä oikeutta raportoida työaikaa tehtävään.