Tuntiseuranta

Tervetuloa käyttämään Gemilo Tunnit -ohjelmaa. Kiitos, että valitsitte kotimaisen toimittajan ja kotimaisen ohjelman.

Gemilo Tunnit -työkalu on pilvipalveluna tarjottu palvelu työajanseurantaan ja tuntikirjanpitoon. Ohjelmassa kirjataan työaikaa helpolla työaika-palkilla, jossa on tarkka kellotus (engl. timer). Jos haluat raportoida työaikaa jälkikäteen, tee se kellotuksen kautta.

Kirjaa työaikasi klikkaamalla Aloita-nappulaa ja kellottamalla tarkalleen, mihin aikasi meni.

Kertomalla, mitä tekee työajalla, kertoo työnantajalle,

• mitä voidaan laskuttaa toteutuneen työajan mukaan
• mikä osa työstä oli lisätyötä, joka ei sisältynyt alkuperäiseen toimitukseen
• ja voidaanko se laskuttaa vai jäikö työnantajan tappioksi.

Osa työstä voi kohdistua yleisiin asioihin, jolloin oikea kohdennustapa on kohdentaa työaika liiketoiminta-alueelle (työtilat). Varmista oikea menettelytapa työnantajan ohjeista. Joissakin työpaikoissa voi olla, ettei yleiskirjauksia sallita.

Osa työstä voi olla tuotekehitystä, josta voidaan kirjata yhtiölle kehittämismeno kirjanpidossa. Kirjaamalla tunnit kehittämismenot sisältävään projektiin, autat työnantajaa keräämään tuntiraporttia, jota tarvitaan kehittämismenojen todentamiseksi tilinpäätökseen.

Teillä saattaa olla myös projekti, jonka rahoittaja vaatii tuntikirjauksia. Kirjaamalla tunnit tällaiseen projektiin, toimit rahoittajan ohjeen mukaan ja hoidat rahoittajan edellyttämän tuntiraportoinnin asianmukaisesti.

Henkilöstöhallinnossa, hallinnossa, markkinoinnissa ja taloudessa on työtä, joka ei ole laskutettavissa asiakkailta suoraan. Tällaiset tunnit kohdennetaan liiketoiminta-alueelle (työtila), ellei työtilassa ole erikseen nimettyä projektia, johon työnantaja on ohjeistanut kohdentamaan tunnit.

Myynti voi raportoida Gemilo Tunnit-työkalussa myyntiin (työtila) tai kohdentaa tarkasti kauppaan.

Miten raportoin tuntini MyGemilo-ohjelmassa?

Kirjaudu palveluun ja näet näkymän yläosassa leveän palkin. Siinä on kaikki, mitä tarvitset tuntikirjauksen aloittamiseen MyGemilo-ohjelmassa.

Jos sinulla on kiire, paina minimissään Aloita-nappulaa, niin järjestelmä alkaa kellottaa sinulle työaikaa. Voit täydentää puuttuvat tiedot esim. vasta sitten, kun lopetat tuntimerkinnän kellotuksen painamalla samaa vihreää nappulaa tai muokkaa myöhemmin merkintää, kun sinulla on siihen aikaa, tallenna muutokset ja anna kellotuksen jatkua.

KUVA. Työaika-palkki: Aloitustilanne, kun Aloita-nappulaa ei ole vielä klikattu.

Niin kauan kuin Aloita-nappulassa lukee Aloita, ei kellotus ole päällä.

Kun kellotus alkaa, kello lähtee käyntiin nappulassa. Aloita-tekstin sijasta nappulassa näkyy, montako minuuttia ja tuntia on kertynyt siitä hetkestä, kun on klikattu Aloita-nappulaa eli aloitettu kellotus.

KUVA. Työaika-palkki: Aloita-nappulaa on klikattu. Kellotus käynnissä.

Joskus voi olla, ettei ole huomannut heti klikata kellotusta päälle. Se ei haittaa. Kellotuksen aloitus-ajankohdan saa korjattua klikkaamalla uudelleen kellotusta näyttävää vihreää nappulaa. Se avaa muokkauspaneelin, jossa voi muokata tuntimerkintäänsä eli asettaa esimerkiksi eri aloitusajankohdan merkinnälle kuin se hetki, jolloin Aloita-nappulaa on oikeasti klikattu. Käyttäjä voi vaihtaa aloitusaikaa muuttamalla päivämäärää ja/tai muuttamalla kellonaikaa. Kellonajan saa muutettua klikkaamalla nuolilla ylös- tai alaspäin numeroita kellonajassa.

KÄYTTÖVINKKI Yleensä nopein tapa muuttaa aloituksen kellonaikaa on klikata hiirellä kellonaika-kenttään ja kirjoittaa kellonaika sen sijaan, että klikkailee nuolia.

KUVA. Kellonajan vaihtaminen aloitusajankohtaan.

Muista lopuksi painaa joko Tallenna ja jatka -nappulaa tai Valmis-nappulaa!

• Valmis-nappula lopettaa kellotuksen ja tallentaa tuntimerkinnän päättymisajankohdaksi sen päivämäärän ja kellonajan, jolloin käyttäjä klikkasi Valmis-nappulaa. Sinun ei tarvitse täyttää päivämäärää tai kellonaikaa käsin. Järjestelmä osaa täyttää nämä tiedot automaattisesti Valmis-napin painalluksesta.
  • HUOM! Jos jostain syystä ei halua Valmis-napin painallushetkeä tuntikirjauksen päättymishetkeksi, silloin lopetusajan päivämäärä ja kellonaika täytetään käsin. Jos lopetusajan kenttiin on täytetty käsin päivämäärä ja kellonaika, Valmis-napin painallus tallentaa nämä käsin täytetyt tiedot tuntikirjauksen päättymisajaksi sen sijaan, että lopetusaikana käytettäisiin todellista Valmis-napin painalluksen ajankohtaa.
• Tallenna ja jatka -nappula tallentaa tekemäsi tuntimerkinnän muutokset. Se ei lopeta kellotusta, vaikka täyttäisit lopetusajan kenttiin jo päivämäärän ja kellonajan. Tämä nappula auttaa käyttäjää muuttamaan tuntimerkinnän tietoja lopettamatta kellotusta.
• Sulje x -tekstin klikkaus paneelin yläkulmassa EI tallenna muutoksia tuntimerkintään. Se vain sulkee muokkauspaneelin.

Työaikaraportointiin käytettävän lomakkeen ominaisuudet

1. Työ = kohdenna työaikasi työhön. Työ voi olla esim. projekti, kauppa, työsuhde tai pelkkä työtila (=liiketoiminta-alue, kuten HR, tuotanto, myynti, talous).
2. Aloitusaika tulee automaattisesti sen mukaan, milloin klikkaat Aloita. Lopetusaika tulee automaattisesti sen ajankohdan mukaan, kun klikkaa Valmis-nappulaa, jos ei täytä lopetuksen pvm- tai kellonaika-kenttiin mitään käsin. Jos muuttaa päivämäärän ja kellonajan kertovien kenttien sisältöä, Valmis-nappula tallentaa tuntimerkinnän näillä itse käsin täytetyillä päivämäärä- ja kellonaika-tiedoilla.
3. Kuvaus = Selite. Kirjoita lyhyesti ja käytä siistiä kieltä, sillä tämä teksti voi päätyä laskulle asti.
4. Laskutettava-merkintä vie automaattisesti kirjauksesi laskuttajalle laskutettavaksi.
5. Lisätyö-merkintä auttaa laskuttajaa huomaamaan ne työt, jotka tehtiin sovitun lisäksi. Muista valita myös Laskutettava-merkintä, jos lisätyön saa laskuttaa. Tällä merkinnällä kerrotaan johdolle, mikäli asiakkaalle on tehty työtä, joka ylittää sovitun. Jos työaikaasi ei voida laskuttaa, se jää työnantajan tappioksi (hukka).
6. Tuote = Työaikaa voidaan kohdentaa myös tuotteille. Tuotteet on voitu tuoda laskutusohjelmasta (esim. Procountor), jolloin ne ovat samat, joita laskuttaja käyttää laskuttaessaan tunnit. Kertomalla tuotteen, jota tehtiin, tekijä helpottaa laskuttajan työtä taloushallinnossa. Jos MyGemilo-palvelussanne on käytössä Työtuntien laskutus -työkalu, se yhdistää automaattisesti usean eri ihmiset tunnit samassa projektissa samalle tuotteelle yhdeksi riviksi laskuaineistoon. Aiemmin laskuttaja on saattanut joutua tekemään tätä käsityönä. Säästö työnantajalle on iso. Siksi tuote kannattaa merkitä työhön, jos se on tiedossa.
7. Tallenna ja jatka -nappula tallentaa muutokset, mutta jatkaa edelleen kellotusta. Valmis-nappula tallentaa muutokset ja lopettaa kellotuksen.
8. Sulje X -linkki sulkee muokkausnäkymän tallentamatta muutoksia.

Apua! En muistanut raportoida tunteja. Miten korjaan tilanteen tänään?

Jos syystä tai toisesta ei ole muistanut tai ehtinyt raportoida tuntejaan jollekin aiemmista päivistä, se onnistuu klikkaamalla Aloita-nappulaa työaika-palkissa.

1. Klikkaa Aloita, jotta kellotus käynnistyy.
2. Klikkaa uudelleen samaa nappulaa. Se avaa tuntimerkinnän muokkauspaneeliin.
3. Anna aloitusaika ja lopetusaika, täytä muut tarvittavat tiedot, kuten tuntimerkinnän kohdentaminen työhön ja/tai tuotteeseen, kerro, onko laskutettavaa työtä ja/tai lisätyötä.
4. Lopuksi paina Valmis.
5. Näin on saatu luotua tuntikirjaus menneeseen.

KUVA. Päivämäärän vaihtaminen (engl. date picker) tuntimerkintään.

KÄYTTÖVINKKI Älä yritä tallentaa tuntimerkintää tulevaisuuteen. Se on estetty. Järjestelmässä voi raportoida aikaa vain menneeseen, ei etukäteen.

Minne tunnit kerätään?

Tuntirivit kertyvät Tunnit-taulukkoon automaattisesti. Tuntirivit on järjestetty taulukossa tuntimerkinnän alkaen - päättyen tietojen perusteella. Sillä ei ole väliä, missä järjestyksessä olet kirjannut tunnit. Tuntimerkinnän ajankohtaa voi muuttaa niin kauan, kunnes kyseinen ajanjakso on suljettu työaikaseurannassa tai projektin tuntiraportissa.

Työaikojen kirjaaminen suljetulle ajanjaksolle estetään esim. niin, että tunnit on jo hyväksytty henkilön työaikaraportissa* ja huomioitu palkanlaskennassa eikä henkilö voi siksi enää muuttaa tuntejaan menneelle kaudelle. Tuntikirjauksen voi estää myös tietty projekti, jossa kyseisen projektin kyseinen ajanjakso on jo suljettu, koska työaikaraportti on otettu projektista ulos ja samalla hyväksytty projektin tunnit.

Gemilo Tunnit -työkalu osaa näyttää tuntimerkinnän kalenterissa automaattisesti sille päivämäärälle, jonka käyttäjä valitsi ja tallensi tuntimerkinnän muokkauspaneelissa tuntikirjauksen aloitusajaksi. Tuntikirjaus lasketaan tietyn päivän tunteihin myös silloin, vaikka tuntejaa raportoinut käyttäjä olisi käyttänyt vain kellotusta, jossa aloitus- ja lopetusaika tulee automaattisesti sen mukaan, miten oli klikattu Aloita-nappulaa työaikapalkissa ja lopuksi Valmis-nappulaa tuntikirjauksen muokkauspaneelissa.

Lisäksi Gemilo Tunnit -työkalu laskee yhteen uuden tuntimerkinnän tunnit henkilön omaan työaikaraporttiin* sekä tuntimerkinnässä tehdyn kohdennuksen mukaan työhön (esim. projektin tuntiraportti, jos kohdennettu projektille tai projektissa olevaan tehtävään). Työntekijän tulee vain huolehtia, että tunnit on raportoitu oikea-aikaisesti ja kohdennettu oikein tuntikirjanpidossa.

* Edellyttää HR-ohjelmaa ja työsuhde-työkalua.

Miten saa raportoitua tunnit helpommin työhön, jota on tehnyt aiemminkin?

Työaikaraportoinnissa säästää aikaa ja vaivaa hyödyntämällä Gemilo Tunnit -työkalun Jatka-nappulaa. Löydät sen esimerkiksi omista aiemmista tuntikirjauksistasi, jotka järjestelmä kokoaa automaattisesti Työtunnit-taulukkoon.

KUVA. Esimerkki Jatka-nappulasta

Työtunnit-taulukko sisältää uusimmat omat tuntimerkinnät ja taulukon saa helposti auki työaika-palkista. Työaika-palkissa on tätä varten taulukko-kuvake. Klikkaamalla kuvaketta pääsee katsomaan taulukossa uusimpia tuntikirjauksiaan missä tahansa näkymässä, jossa työaika-palkki on käytössä. Taulukko on rajattu oletuksena vain kunkin käyttäjän omiin tuntikirjauksiin.

KUVA. Taulukko-kuvake

1. Klikkaa Taulukko-kuvaketta työaikapalkissa, niin saat aiemmat tuntimerkintäsi näkyville.
2. Silmäile tuntirivit läpi ja klikkaa oikean kohteen tuntirivillä Jatka-nappulaa.
3. Järjestelmä ottaa kaikki edellisessä työssä tehdyt tiedot myös uuden tuntimerkinnän sisällöiksi.

Gemilo Tunnit -työkalu ei edellytä, että käyttäjä lopettaa ensin juoksevan ajan eli ajan, jota vielä kellotetaan. Kello voi olla toisessa tuntimerkinnässä vielä käynnissä, kun klikataan Jatka-nappulaa toisella tuntirivillä.

Ohjelma osaa lopettaa automaattisesti aiemman tuntimerkinnän kellotuksen siihen hetkeen, kun työaikaa aletaan kellottaa toisen merkinnän perusteella uudelle tuntikirjaukselle.

Jatka-nappulalla saadaan samat tiedot kuin oli jo täytetty tuohon aiempaan tuntimerkintään. Kätevä tapa säästää työaikaraportoijan aikaa, koska kaikkea ei tarvitse etsiä ja kohdentaa uudelleen tuntikirjauksen tiedoiksi. Näin hyödynnetään olemassa olevaa tietoa automatiikalla. Logiikka säästää hallinnollisista rutiineista jokaiselta työaikaansa raportoivalta aikaa oikeisiin töihin jatkuvan byrokratian sijasta.

Mitä tarkoittaa tuntien kohdentaminen työlle?

Palvelun lisenssi ja palveluun valitut työkalut vaikuttavat, mihin kaikkeen työaikaa voi kohdentaa. Myös sillä on merkitystä, missä roolissa henkilö on palvelun eri työtiloissa tai onko roolia ollenkaan. Haku voi reagoida myös sisältökohtaiseen rooliin niin, että se ei anna hakutulokseksi sisältöjä, joissa henkilö ei ole mukana jossain roolissa.

Gemilo Tunnit -työkalussa työaikaa voi kohdentaa esimerkiksi projekteille. Kohdentaminen tarkoittaa, että kyseinen tuntirivi tallennetaan kyseisen projektin työtunteihin. Jos tuntimerkintä kohdennetaan kauppaan, se tarkoittaa, että järjestelmä kirjaa kyseisen tuntimerkinnän kaupan työtunneiksi Myynti-työtilaan.

Jos tuntimerkintää ei kohdenna mihinkään, tuntirivi jää vain henkilön työsuhteeseen talteen*. Jotta tunnit kirjautuvat työsuhteeseen kohdennusten lisäksi, palvelussa tulee olla käytössä MyGemilo HR-ohjelma, jossa on luotu työsuhde kyseiselle henkilölle ja henkilön käyttäjätunnus on liitetty työsuhteeseen Työntekijä-laatikossa.

KUVA. Esimerkki, jossa työaikaa voi kohdentaa projektille ja kauppoihin.

Jos tilaukseenne sisältyy HR-ohjelma ja henkilö on HR-työtilan omistajana tai osallistujana, hän voi raportoida työaikaansa HR-liiketoiminta-alueelle kohdentamalla tunnit HR-työtilaan. Jos halutaan vielä tarkempaa tuntikirjanpitoa, tunnit voi raportoida työsuhteeseen.

Kohdentamalla työaikansa työsuhteeseen saa kirjattua myös ne tunnit, joita on käytetty esim. henkilön rekrytointiin, perehdytykseen, kehityskeskusteluihin, varoituksiin, huomautuksiin, palkankorotuksiin, lomautuksiin jne eli kaikkeen sellaiseen työhön, mikä johtuu henkilön työsuhteesta.

KUVA. Henkilöstöhallinto voi kohdentaa työaikaa jopa työsuhteittain.

* Edellyttää HR-ohjelmaa ja työsuhde-työkalua.

Mistä näen omat tuntimäärät yhteenlaskettuna?

Riippuu lisenssistä ja työkaluista, joita teille on valittu.

Kalenteri laskee tunnit yhteen per päivä, per viikko ja per kuukausi.

Jos sinulle on luotu työsuhde MyGemilo HR-ohjelmassa ja sinne on merkitty työsuhteen viikkotunti-määrä, kalenteri vertaa raportoimiesi tuntien määrää kyseiseen viikkotunti-lukuun, joka on kerrottu työsuhteen tiedoissa ja laskee automaattisesti kalenteriisi, montako tuntia viikkotunnit ovat plussalla tai miinuksella. Tuntien saldo näkyy myös työsuhteen työaikaraportissa.

Työsuhteita hallitaan HR-työtilassa. Työtunneista työaika siirtyy työaikaraportille, kun työsuhteeseen merkitty lähijohtaja tai koko palvelun ylläpitäjä (esim. pienissä yrityksissä yrittäjä itse) luo työaikaraportin ja hyväksyy tunnit. Työaikaraportin hyväksyminen sulkee samalla kyseisen ajanjakson henkilöltä niin, ettei tunteja voi enää muuttaa tai raportoida lisää kyseiselle jaksolle.

Jos työsuhdetta ei ole, vertailulukuna on 37,5 tuntia järjestelmän oletusasetuksen mukaisesti.

Projektipäällikkö kysyi tunneista. Mistä näen projektin tunnit, joita olen raportoinut?

Kirjoita projektin nimi päämenun hakuun ja valitse hakutuloksista oikea projekti tai jos projektiin on liitetty asiakas, kirjoita päämenun hakuun asiakkaan nimi ja valitse hakutuloksista oikea projekti. Projektin tunnit kertyvät projektiin, josta ne löytyvät milloin tahansa tunteja tarvitseekin katsoa. Tunnit-taulukossa on monipuoliset haku-mahdollisuudet, joilla tuntirivejä saa rajattua.

Taulukko ei vain näytä tunteja, vaan laskee tuntimäärän yhteen. Tuntirivit saa otettua siirtotiedostoksi (Excel).

Miksi en saa työaikaa tallennettua huomiselle?

Gemilo Tunnit-työkalu ei anna raportoida työtunteja tulevaisuuteen. Tunteja voi kirjata vain menneisyyteen.

Työaikapalkin perusominaisuudet

Muista painaa heti, kun tulet töihin Aloita-nappulaa työaika-palkissa. Näin saat tunnit talteen siitä hetkestä, kun aloitit työpäiväsi. Kellotus ei ole käynnissä ennen kuin Aloita-nappulassa näkyy juokseva aika.

Työaika-palkki sisältää nämä osat:

1. Mitä teet seuraavaksi?

Selite näkyy laskutettavissa töissä laskuttajalla ja voi päätyä laskulle asti.

2. Kohdenna työaika

Gemilo Tunnit -työkalussa voi kohdentaa lisenssistä riippuen erilaisiin kohteisiin työaikaa. Kohteita ovat esim. projekti, kauppa, työsuhde tai yleisemmin vain liiketoiminta-alue (myynnin työtila, tuotannon työtila, henkilöstöhallinnon työtila). Tehtävälle tuntimerkinnän kirjaus TULOSSA

3. Valitse tuote

Gemilon toteuttama työajanseuranta sisältää kohdennuksen myös tuotteelle. Tuotteella tarkoitetaan tuotetta, jonka laskuttaja laskuttaa asiakkaalta lopullisella laskulla. Järjestelmässä on sallittua tehdä myös tuotteita, joita ei koskaan viedä laskulle, mutta joita tarvitaan kannattavuuden seuraamiseksi. Tällaisia voivat olla esim. työt, joita tehdään organisaation sisäisissä kehityshankkeissa (esim. kehittämismeno). Vaikka työlle olisi ulkoinen rahoitus, tällaisen tuotteen tunteja ei ole tarkoitus laskuttaa, vaan ainoastaan saada seurattua tarkemmin kuin esim. liiketoiminta-alueen tasolla tai vain projektin tasolla.

4. Aloita

Klikkaa Aloita-nappulaa heti, kun tulet töihin. Se kellottaa työaikaasi minuutin tarkasti. Kun nappulaa on klikattu ja kellotus on alkanut, nappula näyttää kuluvaa kellotettua aikaa yhteensä. HR-työtilassa nähdään työtunnit-taulukossa, mitä työtä teet. Kellossasi juokseva aika on jaettu myös heille, joilla on pääsy HR-työtilaan. HR näkee livenä, mitä parhaillaan kellotat.

5. Näytä aiemmat tuntikirjaukseni.

Taulukko-kuvake avaa omat työtuntisi, joita olet viimeksi raportoitunut. Ylimpänä taulukossa näkyy tuntirivi, jolle kellotat aikaa, jos olit jo painanut Aloita-nappulaa, mutta et lopettanut kellotusta.

Taulukko-kuvaketta työaika-palkissa kannattaa klikata myös silloin, kun haluat nopeasti siirtyä aiempaan työhön, johon sinun pitää seuravaksi raportoida työaikaa ja jonne tiedät vastikään jo raportoineesi tunteja. Näkymä nopeuttaa uuden tuntikirjauksen tekemistä, koska pääset rivin päässä klikkaamaan Jatka-nappulaa eikä sinun tarvitse tehdä kohdentamista tai tuotteen valintaa uudelleen eikä edes kirjoittaa selitettä uusiksi, jos nämä olivat jo aiemmassa tuntikirjauksessa paikallaan.

Tekemällä kerran hyvin säästät itseltäsi vaivaa jatkossa. Erittäin kätevä ominaisuus ja näkymä esim. keskeytyksissä, joissa joutuu hyppäämään työstä toiseen monta kertaa päivässä.

Työaika-palkki: Kellotus menossa

Työaika-palkin nappulassa häviää teksti Aloita, kun kellotus alkaa.

KUVA. Selite kirjoitettu ja klikattu Aloita-nappia. Työaikaa kellotetaan.

Nyt nappulassa näkyy tekstin sijasta, paljonko työaikaa on mennyt. Tiedät kellotuksen toimivan, kun minuutit juoksevat nappulassa.

Kun työ päättyy, klikkaa vihreää nappulaa työaika-palkissa. Gemilo Tunnit -työkalu avaa sinulle tuntimerkinnän muokattavaksi. Lomakkeessa voi vielä tarkistaa, että tiedot ovat oikein ja täydentää puuttuvat tiedot. Tässä näkymässä myös päätät, jatkatko edelleen tuntimerkinnän kellotusta vai lopetatko kellotuksen, jolloin järjestelmä tallentaa kirjauksesi tuntiriviksi Tunnit-taulukkoon.

Muista painaa Valmis, jotta muutokset tallentuvat ja kellotus pysähtyy.

Jos painat yläkulman Sulje, järjestelä ei tallenna muutoksiasi eikä lopeta kellotusta, jos se vielä oli menossa.

KUVA. "Digitaalinen tuntilappu" eli lomake, jolla tuntimerkintä kirjataan tuntiseurantaan.

Unohdin kellon päälle lounaan yli. Nyt työaikaa on kertynyt liikaa edelliseen työhön. Voinko korjata tilanteen?

Kyllä. Tähän on useampi tapa. Jos unohdat kellon päälle, Gemilo Tunnit -työkalu kellottaa niin kauan, kunnes merkitset, että tuntikirjauksesi on valmis. Kellotus lopetetaan klikkaamalla Valmis-nappulaa tuntimerkinnän muokkauspaneelissa.

1. Avaa tuntimerkintä muokkaukseen klikkaamalla työaika-palkin vihreää nappulaa, jossa näkyy kertyneet tunnit ja minuutit, joita kellotus edelleen kellottaa.
2. Kerro lomakkeella, milloin työaikasi oikeasti päättyi valitsemalla ajankohdaksi oikea päivämäärä ja kellonaika.
3. Tallenna muutokset painamalla Valmis-nappulaa lomakkeen lopussa.

Valmis-nappula pysäyttää kellotuksen ja tallentaa päivämäärän sekä kellonajan, jotka ilmoitit. Paneeli sulkeutuu. Nyt työaika-palkissa näkyy taas pelkkä Aloita-nappula.

Jos haluat tarkastaa, menikö tuntimäärä oikein, näet tuntirivisi klikkaamalla työaika-palkin taulukko-kuvaketta. Taulukossa näkyy tuntirivejä. Tuntirivin päässä on pieni kynä-kuvake, jota klikkaamalla saat tuntikirjauksen muokkaukseen, jos unohdit jotain tai haluat vielä korjata aikaa.

Jos on kova kiire ja pitäisi jo aloittaa uuden työn tuntien kellotus, kellotus lopetetaan, kuten yllä olevassa esimerkissä, mutta sen sijaan, että se heti korjattaisiin oikeaan tuntimäärään, käyttäjä sallii joksikin aikaa väärän tuntimäärän ja käy korjaamassa ajan myöhemmin, kun siihen on paremmin aikaa.

• Pääset muokkauspaneeliin klikkaamalla työaika-palkin vihreää nappulaa, jossa näkyy kertyneet tunnit ja minuutit.
• Sinulle avautuu paneeli, jossa et täytä mitään Päättyen-ajankohdaksi. Jätä kentät tyhjäksi.
• Paina lomakkeen lopusta löytyvää Valmis-nappulaa. Se lopettaa kellotuksen ja sulkee paneelin.
• Klikkaa Aloita-nappulaa. Se aloittaa sinulle välittömästi uuden tuntikirjauksen kellotuksen.
• Kun on sopiva hetki, klikkaa työaika-palkista taulukko-kuvaketta.
• Väärin kirjautunut tuntimerkintä näkyy taulukossa toisena, jos et välissä ole tehnyt jo useita muita tuntikirjauksia kuluvalle päivälle.
• Klikkaa tuntirivin päässä näkyvää kynä-kuvaketta avataksesi tuntimerkinnän muokkaukseen.
• Muuta lomakkeella Päättyen-tietona päivämäärä ja kellonaika oikein.
• Paina Valmis-nappulaa, jotta muutos tallentuu tuntimerkintääsi.
• Gemilo Tunnit -työkalu laskee uudelleen yhteenlasketun tuntimäärän perustuen antamaasi tuntimerkinnän lopetus-päivämäärään ja lopetus-kellonaikaan.
• Jos haluat tarkastaa, menikö tuntimäärä oikein, näet tuntirivisi klikkaamalla työaika-palkin taulukko-kuvaketta. Taulukossa näkyy tuntirivejä, joista silmäillen löydät korjaamasi tuntirivin, mikäli et vaihtanut tuntimerkintää jonnekin niin kauas menneisyyteen, ettei se enää mahdu taulukon ensimmäiselle sivulle.

Unohdin kellotuksen ja nyt se on kellottanut aikaa jo yön yli. Miten tilanne korjataan?

Gemilo Tunnit ei katkaise tuntien kellotusta automaattisesti, koska järjestelmä ei voi tietää, kenellä käyttäjistä kellotus on syystä päällä vuorokauden yli ja kenellä ei. Jos kellotus unohtuu sulkea, työaika-palkissa kellotetaan tunteja niin kauan, kunnes käyttäjä klikkaa tuntikirjauksensa valmiiksi. Siksi aamulla voi olla nappula työaika-palkissa, jossa lukee esim. 17 tuntia ja aika juoksee nappulassa edelleen, koska on aloitettu iltapäivällä kyseisen tuntikirjauksen kellotus, mutta ei ole muistettu sulkea sitä valmiina ennen kuin on lähdetty töistä.

Tämä on helppo korjata.

1. Klikkaa työaika-palkin nappulaa, jossa näkyy edelleen juokseva aika (kellotus).
2. Muokkauspaneeli avautuu. Muuta lopetusaika vaihtamalla päivämääräksi oikea päivämäärä ja aseta kellonajaksi oikea kellonaika.
3. Klikkaa Valmis-nappulaa.
4. Työaikapalkissa näkyy nyt Aloita-teksti.
5. Jos haluat, voit tarkistaa eiliselle tänään tallentamasi tuntirivin klikkaamalla työaika-palkista taulukko-kuvaketta. Jos aiempia tuntimerkintöjä ei ole paljon, eiliselle nyt tallennettu tuntimerkintä löytyy vielä taulukon riveistä.
6. Jos haluat, voit tarkistaa eiliselle tänään tallentamasi tuntirivin myös klikkaamalla kalenterin auki. Kalenteri näyttää yhteenlaskettua eilisen päivän tuntimäärää. Klikkaamalla tätä tuntisaldoa saa auki taulukon, jossa näytetään vain kyseisen päivän tunnit. Eiliselle tallennettu tuntimerkintä näkyy tässä taulukossa tuntirivinä.

Miksi tuntiraportointi ei katkaise työaikaa automaattisesti, kun suljen selaimen?

Gemilo Tunnit -työkalu jättää kellotuksen päälle, jos kellotusta ei itse lopeta merkitsemällä tuntikirjauksen valmiiksi. Jatkuva kellotus, kunnes henkilö on lopettanut kellotuksen, on yleishyödyllinen ominaisuus esimerkiksi asiakaskäynneillä ja työmailla, joissa työntekijä klikkaa kellotuksen päälle Aloita-nappulasta ja sulkee selaimen, koska haluaa kerätä työtunnit talteen, mutta ei voi työnsä vuoksi pitää Gemilo Tunnit -työkalua koko ajan auki.

On helppo laittaa kello ottamaan aikaa esim. kännykässä tai tabletissa kirjautumalla selaimen kautta MyGemilo-ohjelmaan ja painamalla työaika-palkissa Aloita-nappulaa. Tämän jälkeen henkilö jatkaa töitään eikä selain välttämättä jää edes auki puhelimeen.

Kun työaika on päättynyt, henkilö avaa uudelleen mobiililaitteessa selaimen, kirjautuu palveluun ja painaa vihreää nappulaa, jossa aika vielä kellottaa. Hän tarkistaa, että kellonaika päättymiselle on oikein ja klikkaa vihreää Valmis-nappulaa lomakkeen alaosassa. Valmis-nappula lopettaa ajanoton ja tallentaa tuntimerkinnän.

Jos henkilö saapui työmaalta toimistoon ja avaa työkoneensa, hän kirjautuu työkoneensa selaimessa MyGemilo-palveluun. Hänen työkoneensa selaimessa juoksee sama kellotus, joka jäi päälle. Kellotuksen voi päättää työkoneella palaamatta puhelimen selaimeen.

Sähköinen tuntilappu

Digitaalinen tuntilappu, tuntikirjauksen lomake, tuntimerkinnän paneeli. Monta nimeä, sama asia.

KUVA. Työaikapalkki, jossa kellotus käynnissä

Klikkaa työaika-palkissa Aloita-nappulaa, niin sinulle avautuu paneeli, jossa tuntikirjaus tehdään.

MyGemilo-ohjelman Gemilo Tunnit -työkalussa ns. "tuntilappu" on lomake, jossa kirjataan tunnit sen sijaan, että tuntilappu olisi paperilla tai Excelissä. Näkymästä puhutaan "paneelina", koska lomake avautuu isoilla näytöillä oikeaan reunaan kapeana pystypaneelina.

Tuntimerkintä tallentuu tietokantaan. Tuntirivit esitetään taulukon riveinä.

KUVA. Tunti-taulukko, jossa on monipuolinen haku. Esimerkki-kuva Gemilo Tunnit -työkalusta.