Gemilo Oy

Viestit avainsanalla ‘viestintä’

Kolme tapaa parantaa tiedon jakamista ja löydettävyyttä

Tiistai, Kesäkuu 5, 2012

Tomi Terentjeff // Menestyvässä organisaatiossa työntekijät ja johto pysyvät ajan tasalla, mitä yrityksessä tapahtuu ja miksi. Kesän kunniaksi listasimme kolme tapaa kehittää oman organisaation sisäistä viestintää ja tiedonhallintaa.

Ajan hukka voi näyttää pieneltä, mutta pienistäkin kasvaa isoja.
(CC) image by USFWS Headquarters@Flickr

1. Hankkiudu eroon sähköpostilistoista

Sähköpostilistalla on nopea ja helppo jakaa tietoa, mutta samalla viestit tukkivat muiden sähköpostit hankaloittaen tärkeiden ja olennaisten viestien löytämistä viestitulvasta.

Välitetyissä sähköposteissa on usein mukana liitetiedostoja. Liitteet vievät valtavasti levytilaa palvelimella, koska tyypillisesti sama tiedosto on jokaisen viestilaatikossa erikseen tallessa.

Sähköposti on lisäksi henkilökohtainen. Kun henkilövaihdoksia tulee, kaikki keskustelut jäävät makaamaan edeltäjän sähköpostilaatikkoon. Ei hyvä.

Vaihtoehtoinen tapa toimia:

Jos et pysty jättämään sisäistä sähköpostia kokonaan, kuten Gemilo teki, on askel oikeaan suuntaan vaihtaa sähköpostilistat ja ottaa niiden  tilalle järkevämmät tavat viestiä.

Sähköpostilistan voi korvata organisaatioon tiimien ja projektien sisäisellä tietokanavalla, joka on järjestelmä – ei sähköpostilista. Toimintatavan ei ole pakko muuttua kokonaan eli tämä on osa helppoja muutoksia. Sähköpostit voidaan edelleen forwardoida eli lähettää eteenpäin, mutta sähköpostin sijaan viestit päätyvät tähän yhteiseen, tiimeille ja projekteille hankittuun järjestelmään, jossa on tarkoituksenmukaiset työtilat.

2. Julkaise tietoa kohdennetusti

Organisaation intrassa tai muussa tiedonjakokanavassa suurin osa tiedosta jaetaan aina kaikille.

Esimerkiksi intranetin etusivulla on yleensä ensimmäisenä vastassa konsernin tai muut vastaavat uutiset, jotka koskevat vain murto-osaa ihmisistä. Kun ihmiset huomaavat, että suurin osa tiedosta on irrelevanttia heidän kannaltaan, he jättävät herkästi viestit toisarvoisina lukematta.

Jälleen kerran olennainen informaatio jää tietotulvan sekaan. Tietoa ja tiedotteita on siis pyrittävä jakamaan kohdennetusti ja siitä näkökulmasta, joka työntekijän ja johdon työn kannalta tuntuu olennaiselta.

Vaihtoehtoinen toimintatapa:

Kannattaa julkaista tietoa kohdennetusti, kun vain mahdollista. Selvitä, pystyykö intra-alustanne tai työkalu projektien ja tiimien hallintaan auttamaan tässä. Jos  ei, etsi alusta ja tekninen ratkaisu, joka siihen pystyy.

3. Viimeisimmät muutokset näkyville

Kun intrassa jokin tieto muuttuu, ei viimeisimpiä muutoksia yleensä näe mistään. Onpa kyse sivusta tai dokumentista, käyttäjä joutuu yleensä itse tarkistamaan tai mikä pahempaa yrittämään muistaa, onko sivu muuttunut viime käynnin jälkeen. Tämä johtaa herkästi siihen, että käyttäjät käyttävät vanhoja dokumenttipohjia tai muita vanhoja tiedostoja tai alkavat tallentaa taas tiedostokopioita omalle koneelleen käyttäen vain niitä, mikä pahentaa tilannetta.

Käyttäjiltä kuluu aikaa tarkistuksiin, kun he käyvät katsomassa, joko dokumentti on päivitetty tai varmistamassa, onko siihen tullut muutoksia. Kuluva aika yksittäiseen tarkistukseen on pieni, mutta mitä enemmän henkilöstöä, sitä suuremmasta ajanhukasta on kyse.

Vaihtoehtoinen tapa toimia:

Käyttäjille näytetään tuoreimmat päivitetyt tiedostot tai dokumentit, jotka liittyvät heidän omaan työhönsä tai ovat koko organisaation kannalta tärkeitä huomata viimeistään isojen päivitysten jälkeen. Parhaassa järjestelmässä käyttäjä saa tilattua ilmoituksen, kun seurattavaksi merkitty tiedosto muuttuu.

Esimerkiksi Gemilo Platformissa käyttäjät valitsevat, mitä tiedostoja haluavat seurata ja valintansa mukaisesti intrasta lähtee muistutus (engl. notification). Vahtipalvelu kertoo, mikä heitä koskeva tiedosto tai tieto on muuttunut.

Työskentely- ja viestintätapojen murros: Paras ratkaisu kehitetään vaiheittain

Tiistai, Toukokuu 17, 2011

Tomi Terentjeff // Onko yrityksessäsi aitoa vuorovaikutuksen kulttuuria? Herättääkö johto keskustelua ja kannustetaanko työntekijöitä jakamaan aktiivisesti tietoa muille tiimeille? Onko yrityksellä osallistumiseen ja vuorovaikutukseen toimintatapoja ja -työkaluja? Siinä muutama kysymys, jonka usein esitämme asiakkaillemme kun teemme heille nykytila-arviota. Valitettavan usein on kaikkiin vastaus “Ei”.

Ongelma ei ole niinkään, etteikö sopivia työkaluja ole tarjolla, vaan se, että organisaation johdossa ei ymmärretä millaisia mahdollisuuksia aito vuorovaikutus voi luoda yrityksen sisällä tai millaisia piileviä ongelmia se mahdollisesti voisi korjata. Ensin on muututtava toimintakulttuurin, työkalut tulevat sen jälkeen.

Yrityksessä saattaa olla paljon piiloprosesseja, joista tietämys on ja pysyy tietyillä henkilöillä. On sitten kysymys siitä, miten tulee toimia tietyssä tilanteessa tai siitä, miten löytää sopiva ihminen organisaation sisältä, puuttuu väline tuon tiedon keräämiseen ja jakamiseen. Työntekijät tekevät vuoronperään samoja asioita, tai samoja virheitä, valitettavankin usein. Eikö olisi hienoa, että me muutkin oppisimme toistemme virheistä?

Vuorovaikutteinen, nopea  ja oppiva organisaatio, onko se yrityksen strategiassa 2012 vai 2020? On tärkeää, että toimintatapoja lähdetään muuttamaan hallitusti ja suunnitelmallisesti. Jos olet ensimmäistä kertaa hyppäämässä rattiin, saatuasi vasta ajokortin, on luultavasti parempi harjoitella hetki ennen urheiluautoihin siirtymistä. On turvallisempaa harjoitella työtapoja ensin pilotoiden ja vasta sitten laajentaen teknistä ympäristöä uusilla ominaisuuksilla. Liian monimutkaiset ja -puoliset ratkaisut ja työkalut karkottavat käyttäjänsä. Vaihe kerrallaan, määrätietoisesti, uudet tavat ja työkalut tulevat hiljotellen tutuiksi.

Yritys, jonka tärkein viestintäkanava on sähköposti, ei muutu yhdessä yössä vuorovaikutteiseksi ja oppivaksi organisaatioksi. Pelkkä teknologia ei siihen pysty. Muutos lähtee yksittäisistä tiimeistä, jotka ovat jo saattaneet omin avuin rakentaa jonkinlaisen oman kanavan keskusteluille ja ajatuksen vaihdolle, ja joilla on tarve tehostaa omaa tiedon jakamista ja viestintää.


Mitä monimutkaisempi projekti, sitä tärkeämpää on tiedon jakaminen ja viestintä.

Vaikka sisäinen paine kehittää ja työskennellä uusilla tavoilla olisi kova, valitettavan usein muutosta ei ajeta ja hallita ylhäältäpäin.  Se kenen työtä uudet toimintatavat ja työkalut helpottavat, ei valitettavan usein saa riittävästi ääntään kuuluviin johdolle saakka. Johdolla taas on muuta päänvaivaa kuin miettiä viestintä- ja toimintatapoja, he eivät välttämättä edes käytä samoja työkaluja kuin muut työntekijät.

Miten saada muutosta aikaan? Lähde liikkeelle suunnitelmallisesti ja vaiheittain. Me esimerkiksi rakennamme asiakkaidemme kanssa roadmapin, joka ottaa kantaa siihen, millainen yrityksen nykytila on ja millaisia kehitystavoitteita sillä on seuraavien vuosien aikana. Se on ensimmäinen askel, jonka ottaminen vaatii jo uudenlaista ajattelua ja kykyä tunnustaa, että jotain pitäisi tehdä toisin.

Facebookin yrityssivut – konversoi selaajista fanejasi

Perjantai, Tammikuu 21, 2011

Arto Liukkonen // Facebook-sivut, Fanisivut, tykkäyssivut, faniryhmä, yrityssivut, viralliset sivut; rakkaalla lapsella on monta nimeä. Usein puhuttaessa Facebookin ryhmistä tai sivuista tarkoitetaan kuitenkin usein samaa asiaa eli “Sivuja”.

Facebook-sivujen avulla yritys, tuote tai palvelu voi tiedottaa  faneilleen (nykyisin suomennettu “tykkääjät“), mutta fanittaminen sopii mielestäni paremmin Suomen kieleen. Sivuilla jaetaan esimerkiksi uutisia omasta toiminnasta, kysellään käyttäjien mielipiteitä tai käytetään sivua palautekanavana. Kun Facebook-sivulle lisätään sovellus, sivuilla on mahdollista myös järjestää kilpailuja ja arvontoja.

Facebook-sivulla voi olla useita ylläpitäjiä. Nämä ylläpitäjät eivät näy julkisesti koskaan, vaan kaikki heidän kirjoitukset näkyvät Sivun nimissä. Sivua siis hallitaan oman henkilökohtaisen Facebook-tunnuksen kautta ilman, että fanit näkevät yksilöä kirjoituksen takana.

Mikäli sinulla ei ole Facebook-tunnusta, mutta haluat perustaa sivun yrityksellesi, tulee ensin luoda henkilökohtainen profiili. Tätä profiilia ei ole tietenkään pakko käyttää  mihinkään muuhun kuin sivun ylläpitoon. Valinta on kunkin oma.

Sivujen tekeminen Facebookissa on ilmaista. Virallisen sivun luomiseen tulee kuitenkin olla oikeus toimia kohteen puolesta. Minä en esimerkiksi saisi perustaa sivua Tampereen kaupungille, mutta Gemilon sivun olen saanut perustaa.

Seinä vai Etusivu

Oletuksena käyttäjät ohjataan Sivuilla “Seinä”-välilehdelle. Seinä on sama kuin tavallisessa käyttäjäprofiilissa. Siinä näkyvät kaikki Sivun ylläpitäjien ja fanien lähettämät viestit, kuvat ja linkit. Perinteiselle Seinälle on myös parempia vaihtoehtoja.

Etusivun hyödyt

Yrityksen virallisella Facebook-sivulla Etusivun tekeminen on nykyään helppoa. Sen avulla saat konversoitua käyttäjistä faneja. AllFacebook-blogin tekemän tutkimuksen mukaan mainoksesta klikanneista käyttäjistä tuli Sivun fani 19%:n todennäköisyydellä jos heidät ohjattiin Seinälle ja 35 %:n todennäköisyydellä jos ohjaus vei Etusivulle.

Jos siis mietit, miten houkutellaan Facebook-käyttäjästä fani, ota käyttöön Etusivu Facebookissa yrityksesi virallisella sivulla.

Etusivun avulla voi kehottaa käyttäjiä tykkäämäänFacebook-sivusta, jotta he näkevät vain faneille tarkoitettua sisältöä, kuten tarjouksen tai arvontalomakkeen. Yllä mainittu tutkimus selvitti, että myös tykkäämiseen kehottava fanisivu sai aikaan 200-300 %:ia paremman konversion kuin normaali yrityksen virallisen Facebook-sivun Etusivu.

Etusivun tekeminen

Mikäli ohjelmointi ei ole ongelma, voi oman Etusivun tehdä Facebookin kehitystyökaluilla. Useimmille tämä on kaukana järkevästä ratkaisusta, koska koodaus on vierasta. Onneksi Etusivun luomista varten on myös luotu liuta helppokäyttöisiä työkaluja.

Gemilon ratkaisu tähän pulmaan on syksyllä julkaisemamme Fanisivukone. Fanisivukoneella luot yrityksen viralliselle Facebook-sivulle Etusivun helposti raahaamalla tarvittavat elementit paikalleen. Voit liittää sivullesi tekstiä, kuvia, syötteitä ja tuotekortteja. Jokaiselle elementille saa helposti asetettua näkyvyyden niin, että esimerkiksi tarjouskoodi näkyykin tarvittaessa vain Facebook-faneille.

Fanisivukoneen vuosimaksu on 120 euroa (sis. alv 23 %) tammi-helmikuussa 2011 tilauksen tehneille. Tällä summalla kone auttaa järjestelemään yhden Etusivu-välilehden yhdelle fanisivulle kaikkine ominaisuuksineen.

Fanisivukoneen avulla voimme myös tarjota räätälöidympiä ratkaisuja, kuten kyselyitä ja arvontoja. Esimerkiksi Särkänniemi arpoi ennen joulua elämyslahjakortteja Fanisivukoneella toteutetulla arvontasovelluksella osana normaalia Etusivua. Arvonnan jälkeen arvontaosio piilotettiin näkyvistä ja fanisivun ylläpito jatkuu samoilla työkaluilla kuin ennenkin.

Myös media- ja mainostoimistot saavat säästettyä työaikaansa käyttämällä Fanisivukonetta. Tarjoamme kumppaneille mahdollisuuden lähettää palveluun omia ulkoasuja; kone tekee niistä automaattisesti editoitavia teemoja. Usean fanisivun paketeissa Fanisivukone on lyömätön apu, koska kaikkien sivujen välilehtiä saa yhdestä paikkaa muokattua.

Mikäli kiinnostuit, niin ota yhteyttä allekirjoittaneeseen.

Näin tehdään oma Facebook-sivu yritykselle

Maanantai, Syyskuu 27, 2010

2010-09-27_1109

Katri Lietsala // Kun yritys tai yhteisö haluaa täydet irti Facebookista viestinnässään, kannattaa luoda virallinen Facebook-sivu. Sen avulla pystyy lähettämään sivustaan tykänneille viestejä, jotka näkyvät näiden ihmisten Uutiset-seinällä Facebookissa.

Ideana on, ettei käyttäjän tarvitse enää poistua omalta Facebook-sivultaan nähdäkseen, mitä ajankohtaisia uutisia tai tarjouksia yrityksellä tai yhteisöllä on hänelle tarjota.

Yritys voi näyttää itseltään myös Facebookissa

Parhaimmissa sivuissa on aina yksilöllinen etusivu Facebookissa. Esimerkiksi Intersport Megastore Koskikeskus kertoo kuluttajalupauksensa ja Facebook-missionsa etusivullaan. Elämä on parasta huumetta ry kutsuu Facebook-etusivullaan pelaamaan tietovisaa, joka on toteutettu Facebook-sovelluksena.

Aiemmin oman räätälöidyn etusivun tekeminen olisi vaatinut koodaria, syyskuun 2010 alusta Gemilo avasi avuksenne Fanisivukoneen. Fanisivukone on palvelu, jonka avulla saa kätevästi muokattua Facebook-sivunsa etusivun haluamakseen ilman ohjelmointitaitoja.

Eteneminen on helppoa.

  1. Luo ensin oma virallinen sivu Facebookissa: Luo sivu yritykselleni. Sama linkki on selattavissa esiin jokaiselta Facebookiin jo tehdyltä yrityssivulta. Selaa virallinen sivu alas asti ja katso vasemmalla olevaa palstaa, niin löydät sieltä tuon saman Luo sivu yritykselleni -tekstin.
  2. Kun olet täyttänyt perustiedot sivullesi, avaa selaimessa myös Fanisivukone. Rekisteröitymisen jälkeen pystyt tekemään etusivun Fanisivukoneella.
  3. Valitse Fanisivukoneessa oikealta näkyvistä osioista Työkalut-otsikon alta, mitä haluat omalle etusivullesi. Saat lisättyä sieltä tekstiä, kuvia ja syötteitä.
  4. Tekemällä esimerkiksi otsikon omana tekstikenttänä sitä pystyy liikuttamaan haluamaansa kohtaan sivulla hiiren tartu & raahaa (drag&drop) -ominaisuudella. Sama koskee muita tekstejä, kuvia ja syötteitä.
  5. Facebook-sivusi etusivu näkyy Fanisivukoneessa koko ajan vasemmalla puolella sellaisena kuin se näkyy myös yksittäisille Facebook-käyttäjille. Kokeile rohkeasti liikutella haluamaasi teksti- tai kuvakenttää eri kohtiin sivua.
  6. Etusivulleen kannattaa tehdä erillisiä osioita etenkin silloin, jos haluaa hallita jotakin osiota ja näyttää sen vain niille ihmisille, jotka tykkäävät sivusta. Kunkin osion kohdalla näkyy ikoni, jossa on kaksi piirrettyä ihmishahmoa. Näin saa valittua, näkevätkö kyseisen sisällön vain fanit, kaikki vai pelkästään ne ihmiset, jotka eivät ole vielä tykänneet sivusta.
  7. Fanisivukoneen Valitse ulkoasu -kohdasta vaihdetaan oman sivun yleisväritys.
  8. Taustakuvaa vaihtamalla Facebook-etusivulle luodaan yksilöllinen ulkoasu. Hae sopiva kuvatiedosto omalta tietokoneelta kohdassa Vaihda taustakuva.
  9. Fanisivukoneessa saa kutsuttua muita ihmisiä muokkaamaan samaa etusivua. Jos esimerkiksi yrityksessä on useita henkilöitä, jotka lisäävät asiakastarjouksia Facebook-sivulle, heille tulee antaa oikeudet päivittää etusivua Lisää ylläpitäjä -kohdasta.

Pitäisikö valita ryhmä vai virallinen sivu Facebookissa?

Toisin kuin Facebookin ryhmäsivu oma virallinen Facebook-sivu tuottaa automaattisesti tilastot, millaisia ihmisiä sivun viestejä seuraa kertoen esimerkiksi iän ja sukupuolijakauman. Siksi se soveltuu parhaiten tuotteille ja yrityksille oman markkinoinnin ja viestinnän tueksi, kuten Gemilon blogissa aiemminkin on kerrottu.

Ryhmäsivua kannattaa tuote- ja yrityssivuna välttää, koska sen viestit eivät lähde sivulta minnekään. Se on pahimmillaan pelkkä jemma, jonne ryhmän omistaja toivoo ihmisten palaavan, mutta ei pysty pelkästään viestejä julkaisemallakaan enää kutsumaan jäseniään takaisin.

Sosiaalisen median trendejä työmaailmasta

Keskiviikko, Syyskuu 30, 2009

Katri Lietsala // Toimitusjohtaja David Coleman Collaborative Strategies -yrityksestä erottaa sosiaaliset verkostot ja sosiaalisen median puhumalla sosiaalisista verkostoista online-yhteisönä, jolla on jokin tietty tavoite tai tarkoitus, jonka verkoston jäsenet tietävät, kun taas sosiaalinen media on wikejä, blogeja ja erilaisia sivustoja, joissa sosiaaliset verkostot toimivat.

- Kyse on ihmisistä, jotka käyttävät teknologiaa. Silti liian usein keskitytään vain teknologiaan. David Coleman, Collaborative Strategies.

Coleman arvioi, että USA:ssa kolmannes yrityksistä hyödyntää sosiaalista mediaa, kolmannes vasta aloittelee käyttämään sosiaalista mediaa, kolmannes ei edes vielä suunnitellut käyttävänsä sitä toiminnassaan.

Colemanin mukaan työkaluja ja palveluja mietitään kahdesta eri näkökulmasta: tuleeko sovellus ulkoiseen vai sisäiseen käyttöön. Dicolen  Teemu Arina haastoi Colemania todeten, ettei sivustoja ja työkaluja enää tulisi jakaa tuolla tavoin kahtia.

Arina selitti, että työssä tapahtuu nykysin yhdenaikaisesti monia eri asioita eikä organisaatio tai ihminen voi edetä kuin kone jaksosta toiseen. Lisäksi hyvin pienet yritykset verkostoituvat tehokkaasti ollakseen yhdessä isompia.

Kaikki on myös näkyvämpää kuin ennen.

- Äitini tietää minusta kaiken, koska hän seuraa työkaluja. Hän tietää Twitteristä, Facebookista ja muista palveluista, joita käytän, missä puhun ja mitä teen. Teemu Arina.

Arina kertoi käyttävänsä enemmän sanaa “social technology“, koska niin moni media on ollut sosiaalista jo ennen sosiaalista mediaa. Jännä sinänsä, koska niinhän moni teknologiakin on edesauttanut sosiaalisuutta. Tässä keskustelussa ei tullut uutta trendiä esiin, lähinnä se osoitti, että edelleen termi herättää intohimoja.

- Useimmat yritykset ovat hierarkisia, ja niiden työntekijät raportoivat väliportaalle, joka raportoi ylimmälle tasolle. Tällaiset organisaatiot toimivat hyvin vakaassa ympäristössä, mitä ei ole ollut enää kymmeneen vuoteen ainakaan USA:ssa. Tässä on tapahtumassa kulttuurimuutos. Yritysjohto alkaa läpinäkyväksi, jotta muut ihmiset voivat tehdä, mitä he parhaiten osaavat. David Coleman.

Maria Pienaar Finprosta halusi nostaa esiin Facebookin “vallankumouksellisen muutoksen“, joka mahdollisti aktiivisuudesta raportoinnin ja seuraamisen (activity strings). Hän muistutti myös, että ihmiset itse asiassa valitsevat itse jo työkaluja, joita he käyttävät sen sijaan, että palvelut valittaisiin muodollisemmin ensin yrityksen kautta.

Sirkka Järvenpää Texasin yliopistosta arvioi, että jonkun pitäisi silti aina suunnitella sosiaalisen median taakse koko prosessi.

- Pelkkä ruohonjuuritaso ei riitä. Pitää miettiä, kuka tekee mitä ja miten se voi helpottaa työn tekemistä. Sirkka Järvenpää.

Järvenpää kehotti myös arvioimaan,  miten usein jotain palvelua tai työkalua käyttää ja valitsemaan sen perusteella sopivimman.

Colemanin mukaan 85 %:ia hänen tutkimukseensa vastanneista käyttää yhä sosiaalista mediaa henkilökohtaisiin tarpeisiin, mikä osoittaa, ettei yrityksissä ole ehkä sittenkään sovellettu vielä riittävästi tai edes otettu käyttöön sosiaalista mediaa.

- Suomessa yrityksessä on keskimäärin 5 ihmistä, kun USA:ssa yrityksessä on 1000 ihmistä. Yrityksen koko vaikuttaa, mitä työkaluja otetaan käyttöön ja miten. Pienet yritykset ottavat nopeammin käyttöön erilaisia palveluja, keski-suurisssa yrityksissä se vaihtelee ja isot yritykset ovat kaikkein hitaimpia. David Coleman.

- Selvityksen perusteella vaikuttaa myös siltä, että IT ihmiset valitsevat sosiaalisiin verkostoihin perustuvat palvelut, jonka vuoksi painotetaan teknologiaa. David Coleman.

Paneelikeskustelu pidettiin Demolassa 30.9.2009. Enterprise Social Collaboration – Why companies need to take action? -tapahtuman järjesti FinNode USA yhdessä MindTrekin kanssa.