Katri Lietsala // Toimitusjohtaja David Coleman Collaborative Strategies -yrityksestä erottaa sosiaaliset verkostot ja sosiaalisen median puhumalla sosiaalisista verkostoista online-yhteisönä, jolla on jokin tietty tavoite tai tarkoitus, jonka verkoston jäsenet tietävät, kun taas sosiaalinen media on wikejä, blogeja ja erilaisia sivustoja, joissa sosiaaliset verkostot toimivat.

- Kyse on ihmisistä, jotka käyttävät teknologiaa. Silti liian usein keskitytään vain teknologiaan. David Coleman, Collaborative Strategies.

Coleman arvioi, että USA:ssa kolmannes yrityksistä hyödyntää sosiaalista mediaa, kolmannes vasta aloittelee käyttämään sosiaalista mediaa, kolmannes ei edes vielä suunnitellut käyttävänsä sitä toiminnassaan.

Colemanin mukaan työkaluja ja palveluja mietitään kahdesta eri näkökulmasta: tuleeko sovellus ulkoiseen vai sisäiseen käyttöön. Dicolen  Teemu Arina haastoi Colemania todeten, ettei sivustoja ja työkaluja enää tulisi jakaa tuolla tavoin kahtia.

Arina selitti, että työssä tapahtuu nykysin yhdenaikaisesti monia eri asioita eikä organisaatio tai ihminen voi edetä kuin kone jaksosta toiseen. Lisäksi hyvin pienet yritykset verkostoituvat tehokkaasti ollakseen yhdessä isompia.

Kaikki on myös näkyvämpää kuin ennen.

- Äitini tietää minusta kaiken, koska hän seuraa työkaluja. Hän tietää Twitteristä, Facebookista ja muista palveluista, joita käytän, missä puhun ja mitä teen. Teemu Arina.

Arina kertoi käyttävänsä enemmän sanaa “social technology“, koska niin moni media on ollut sosiaalista jo ennen sosiaalista mediaa. Jännä sinänsä, koska niinhän moni teknologiakin on edesauttanut sosiaalisuutta. Tässä keskustelussa ei tullut uutta trendiä esiin, lähinnä se osoitti, että edelleen termi herättää intohimoja.

- Useimmat yritykset ovat hierarkisia, ja niiden työntekijät raportoivat väliportaalle, joka raportoi ylimmälle tasolle. Tällaiset organisaatiot toimivat hyvin vakaassa ympäristössä, mitä ei ole ollut enää kymmeneen vuoteen ainakaan USA:ssa. Tässä on tapahtumassa kulttuurimuutos. Yritysjohto alkaa läpinäkyväksi, jotta muut ihmiset voivat tehdä, mitä he parhaiten osaavat. David Coleman.

Maria Pienaar Finprosta halusi nostaa esiin Facebookin “vallankumouksellisen muutoksen“, joka mahdollisti aktiivisuudesta raportoinnin ja seuraamisen (activity strings). Hän muistutti myös, että ihmiset itse asiassa valitsevat itse jo työkaluja, joita he käyttävät sen sijaan, että palvelut valittaisiin muodollisemmin ensin yrityksen kautta.

Sirkka Järvenpää Texasin yliopistosta arvioi, että jonkun pitäisi silti aina suunnitella sosiaalisen median taakse koko prosessi.

- Pelkkä ruohonjuuritaso ei riitä. Pitää miettiä, kuka tekee mitä ja miten se voi helpottaa työn tekemistä. Sirkka Järvenpää.

Järvenpää kehotti myös arvioimaan,  miten usein jotain palvelua tai työkalua käyttää ja valitsemaan sen perusteella sopivimman.

Colemanin mukaan 85 %:ia hänen tutkimukseensa vastanneista käyttää yhä sosiaalista mediaa henkilökohtaisiin tarpeisiin, mikä osoittaa, ettei yrityksissä ole ehkä sittenkään sovellettu vielä riittävästi tai edes otettu käyttöön sosiaalista mediaa.

- Suomessa yrityksessä on keskimäärin 5 ihmistä, kun USA:ssa yrityksessä on 1000 ihmistä. Yrityksen koko vaikuttaa, mitä työkaluja otetaan käyttöön ja miten. Pienet yritykset ottavat nopeammin käyttöön erilaisia palveluja, keski-suurisssa yrityksissä se vaihtelee ja isot yritykset ovat kaikkein hitaimpia. David Coleman.

- Selvityksen perusteella vaikuttaa myös siltä, että IT ihmiset valitsevat sosiaalisiin verkostoihin perustuvat palvelut, jonka vuoksi painotetaan teknologiaa. David Coleman.

Paneelikeskustelu pidettiin Demolassa 30.9.2009. Enterprise Social Collaboration – Why companies need to take action? -tapahtuman järjesti FinNode USA yhdessä MindTrekin kanssa.

Jere Majava // Sosiaalisen median välineet ovat tyypillisesti hyvin helppokäyttöisiä. Blogi tai wikin perustaa nopeasti ja asiaan vihkiytymätönkin oppii toimintaidean ja peruskäytön pikaisella perehdyttämisellä. Osallistavien teknologioiden menestyksellinen soveltaminen yritysmaailmaan ei kuitenkaan ole aivan näin suoraviivaista. Tämän ovat saaneet huomata monet sosiaalista mediaa omassa organisaatiossa eteenpäin ajaneet, niin johtajat kuin aloitteelliset työntekijätkin.

Miksi sosiaalisen median hyödyntäminen tuntuu olevan erityisen vaikeaa juuri yrityksissä? Avaan varovasti ongelmaa esittämällä joitain tähän vaikuttavia syitä, lähinnä omiin kokemuksiini perustuen. Syitä on varmasti enemmänkin ja blogin lukijat ovat tervetulleita jatkamaan listaa.

1. Hierarkiat vierastavat verkostoja

Suurimmat innovaatiot sosiaalisessa mediassa ovat syntyneet – ja syntyvät edelleen – pääosin joko kuluttajille suunnatuissa tai käyttäjien itse kehittämissä palveluissa. Sosiaalinen media elää avoimissa verkostoissa, joissa toimijoiden rooleja ei ole ennalta määritelty, kaikki luovat omat kontaktiverkostonsa ja jokainen osallistuu toimintaan oman kiinnostuksensa ja resurssiensa mukaan. Rakenteellisesti räikeämpää vastakohtaa perinteiselle organisaatiokaavion kuvaamalle yritysrakenteelle olisi vaikea kuvitella. Laajat organisaatiot eivät tietenkään olisi voineet syntyä ilman tätä tehtävien ja vastuiden eriyttämistä. Vuosisatainen käytäntö on kuitenkin muodostunut kulttuuriseksi dogmaksi, jolloin yrityksen ja sosiaalisen median toimintamallien soveltaminen voi tuntua ajatuksena mahdottomalta. Aivan yksinkertaista tämä ei toki olekaan.

2. Roolien ja kontekstien hallinta on vaikeaa

Vuorovaikutteiset verkkoymäristöt tarjoavat niukasti vihjeitä siitä, missä kontekstissa tai roolissa kussakin ympäristössä toimitaan – tai tulisi toimia. Ympäristön julkisuuden tai yksityisyyden tasoa voi olla samoin vaikea arvioida. Tämä koskee tietenkin sosiaalista mediaa yleisesti, mutta yritysympäristössä henkilökohtaisen, professionaalisen ja työroolin sekaannukset ovat yleensä astetta kohtalokkaampia.

3. Sosiaalinen media on ajanhukkaa eikä kuulu työpaikalle

Tämä näkemys on varsin yleinen. Monet yritykset rajoittavat työntekijöidensä pääsyä verkostopalveluihin, joko ajanhukkaan tai tietoturvaan vedoten.

4. Käyttöönottoprojekteissa keskitytään välineisiin

Soiaaalista mediaa lähestytään useimmin välineiden kautta. Tällöin vaarana on olla näkemättä metsää puilta. Loppujen lopuksi sosiaalisen median välineet ovat teknisesti verraten yksinkertaisia. Mikä on monimutkaista, ovat niiden mahdollistamat toimintatatavat ja niiden käytöstä orgaanisesti syntyvät vuorovaikutusrakenteet. Pienetkin yksityiskohdat teknisissä ratkaisuissa voivat vaikuttaa syntyvään kokonaisuuteen. Välineet ovat silti vasta mahdollistaja, eivät lopputulos.

5. Ruohonjuuritason aloitteet eivät skaalaudu

Sosiaalisen median sovellukset lähtevät yrityksissäkin yleensä liikkelle työntekijöiden, tiimien, projektien tai yksiköiden pienimuotoisina kokeiluina. Tällaisillä tarvelähtöisillä hankkeilla on usein hyvät mahdollisuudet pienimuotoiseen menstykseen. Ongelmana on, että toteutukset eivät yleensä kasva kovn laajalle, eivätkä toisaalta kasvaessaan skaalaudu koko organisaation tarpeisiin. Seurauksena voi olla wikien, blogien ja verkostopalvelujen tilkkutäkki, joiden integroiminen mielekkääksi kokonaisuudeksi on hyvin vaikeaa.

6. Käyttöönottoprojektit eivät osallista toimijoita

Keskitetyt sosiaalisen median ratkaisut eivät nekään ole yksiselitteinen ratkaisu tilkkutäkkiongelmaan. Sosiaaliset sovellukset suorastaan vaativat osallistumista, ja ylhäältä “sanellut” ratkaisut epäonnistuvat helposti juuri tässä. Mikäli sovellus ei täytä työntekijöiden todellisia tarpeita tai he eivät koe sitä omakseen, hyödyllisetkään sovellukset eivät juurru. Työntekijöiden osallistaminen alusta asti toimii yksinkertaisesti paremmin kuin valmiin ratkaisun ratkaisun jälkikäteinen “jalkauttaminen”, pakko tai palkkio.

7. Sovellukset ylispesifioidaan

Taarpeettoman perinpohjainen määrittelyprosessi on vaara mille tahansa IT-projektille. Sosiaalisen sovellusten kohdalla tämä on kuitenkin erityisen myrkyllistä. Jos helppokäyttöisyys on sosiaalisille sovelluksille tyypillistä, suorastaan määritelmäälistä on tietty vapaamuotoisuus ja siitä syntyvä emergenssi. Hyvin suunnitellussa sosiaalisen median projetissa on aina valmiiksi mietittyjä käyttötarkoituksia, mutta myös tilaa ennakoimattomille, käyttäjien innovoimille tavoille hyödyntää välineitä.

Tässä esitetty lista raapii vasta pintaa. Jokainen kohta ansaitsisi itsessään syvällisemmän tarkatselun. Nyt olisin kuitenkin kiinnostunut kuulemaan, mitä hankaluuksia ja esteitä sosiaaliselle medialle olette ehkä itse kohdanneet omassa työssänne?

Ps. Olen aloittanut syyskuun alusta Gemilolla sosiaalisen median asiantuntijana. Jatkan myös edelleen tehtäviäni Helsingin yliopiston opetusteknologiakeskuksessa. Tekemisiini ja kiinnostuksen kohteisiini voi tutustua linkkiblogistani tai seuraamalla minua Twitterissä.

Katri Lietsala // Kielsikö äitisi puhumasta vieraille? Todennäköisesti siksi vieläkin saattaa hirvittää, kun astut vieraaseen tilaan, jossa tulisi tavata uusia ihmisiä. Kouluttaja Sue Tonks naurattaa osallistujia, mutta puhuu samalla asiaa: miten esimerkiksi oman ryhmän voi jättää avoimeksi uusille ihmisille liittyä seuraan tai sulkea keskustelun huomaamattaan muilta.

Tonks pyytää kaikkia muistamaan ainakin kaksi sääntöä. Kun esittelee itsensä, tulisi sanoa ensin etunimi, pitää lyhyt tauko ja sen jälkeen uudelleen etunimi ja sukunimi (esimerkki Katri – tauko- Katri Lietsala.)

Toinen sääntö on, ettei ketään saa hylätä. Kohteliaampaa on Tonksin sanoin “parkkeerata” tuttava toisten ihmisten seuraan: etsiä esimerkiksi seurue, jossa oma tuttava voi aloittaa uuden keskustelun ennen kuin itse jättää tämän seuran.

- So host the party even if you are not the host! – Sue Tonks, Power Networking -työpaja 14.4.2009 -

Suurin osa ihmisistä arvioi toisen kolmessa sekunnissa ja ensivaikutelmalle on merkitystä, jatkuuko keskustelu vai ei. Verkostoitumisen muistisääntö on Sue Tonksin mukaan KLT (know, like, trust). sekä riittävä henkilökohtainen loiste: SHINE (smile-handshake-eye contact-name-enthuse).

Sue Tonks saa verkostoitumisen kuulostamaan lähes tieteeltä kertoessaan, että jopa nimilapun paikalla on merkitystä. Kun se on oikealla puolella, lappu näkyy parhaiten myös kätellessä. Lisäksi naisten tulee laittaa kyltti solisluun yläpuolelle, jotta miesten on helpompi pitää katseensa pois rinnoista. Hm.

Jos ei jaksanut osallistua, oikaiseminen ei kannata enää verkostoitumisen toivossa.

- Ihmisten tulee ansaita oikeus ottaa yhteyttä sinuun. Surkeaa, kun joku lähettää viestin, että en ehtinyt tapahtumaan, mutta huomasin nimesi listasta ja alkaa sitten markkinoida. Ei sellainen anna hyvää vaikutelmaa. – Sue Tonk -

Tärkeintä ei ole verkostoitua 60 ihmisen kanssa, vaan saada aikaan hyvä keskustelu ja muutama hyvä uusi tuttavuus ennen kuin tapahtuma on ohi. Käyntikorttinipulla kun ei tee mitään, jos kukaan ei muista käyntikortin antajaa.

Vaikka valmistautuu verkostoitumiseen huolella, kaupankäynti tavoitteena, ei saisi kuitenkaan näyttää vaanijalta, joka on googlettanut kaiken mahdollisen tiedon ennen ensitapaamista. Sen sijaan, että kertoo toiselle kaiken, mitä tästä tietää, on järkevämpää hyödyntää tieto fiksumpiin kysymyksiin, joista on iloa myös vastaajalle.

- Joku saattaisi vaikka puhua sinulle, joten on parempi tuijottaa nurkkiin, seinillä olevia tauluja, puhua puhelimeen, lukea jaossa ollutta esitettä tai ohjelmaa kolmatta kertaa ymmärtämättä lukemaansa ja tietysti jo ensimmäiseksi kiertää kohtaan, jossa voi olla selkä seinää vasten. Kun ihminen astuu tilaan, pitäisi muistaa, että kyse on networkista, ei neteatista ja netdrinkistä.

Sue Tonks tarjoaa sadan kysymyksen muistisääntöä, jolla pärjää missä tahansa tilaisuudessa, kun haluaa verkostoitua muiden ihmisten kanssa. Kuvittele eteesi auto (kulkeminen), talo (mistä tulit), käyntikortti (mitä teet), lentokone (matkustaminen ja lomat), tennismaila (vapaa-aika, harrastukset ja urheilu), sanomalehti (ajankohtaiset uutiset ja asiat, joita on meneillään markkinoilla tai maailmassa ylipäätään) ja perhe (jos perhe tuodaan keskusteluun, vasta sitten voi puhua tästä aiheesta).

Sue Tonks puhui Otaniemessä, kiitos järjestäjille hienosta tilaisuudesta! Järjestäjät in English Helsinki School of Creative Entrepreneurship and Aalto Entrepreneurship Society.

Arto Liukkonen // Kuten noin kuukausi sitten arvioimme, suomalaisten määrä Facebookissa on nyt ylittänyt miljoonan rajan. Tarkka määrä kirjoitushetkellä on 1 038 720 käyttäjää. Keskimääräinen tahti on siis ollut jopa odotettua kovempi, sillä edellisestä merkinnästä lähtien palveluun on liittynyt suomalaisia 4 400 ihmisen päivävauhtia.

Facebookissa Yhdysvaltojen nopeiten kasvava ryhmä on nykyisin yli 55-vuotiaat naiset. Myös Suomessa on havaittavissa vastaava trendi, joten kasvu jatkunee vielä pitkään. Suomalaisista Facebook-käyttäjistä puolet on alle 25-vuotiaita, kun taas yli 40-vuotiaat kattavat ainoastaan 10 %:ia.

Muita tammikuun Facebook-kohokohtia:

• Lähes miljoona italialaista liittyi Facebookiin.
• Yli puoli miljoonaa espanjalaista liittyi Facebookiin.
• 52 maassa Facebookin kävijämäärät kasvoivat yli 10 %:ia ja 13 maassa kasvua oli yli 20 %:ia.
• 30 maassa kasvua kertyi tammikuussa yli 25 %:ia enemmän verrattuna vuoden 2008 joulukuuhun.
• Kävijämäärä kasvoi nopeiten Indonesiassa – kasvu oli lähes 40 %:ia käyttäjämäärän nousten yli 1,1 miljoonaan indonesialaiseen.

TNS Gallupin mukaan Suomen viisi suosituinta verkkosivustoa ovat Iltalehti, Ilta-Sanomat, MTV3, Suomi24.fi ja YLE. Facebook kolkuttelee vauhdilla näiden sivustojen käyttäjämääriä.

Tomi Terentjeff // Gemilo julkaisee tänään oman sosiaalisen median alustansa, joka tukee sekä avainsanoitettuja sisältöjä että sosiaalisen verkoston luomista.

Gemilo Social täydentää yrityksen ja yhteisön ulkoista ja sisäistä viestintää. Sen käyttäjät voivat verkostoitua ja jakaa dokumentteja tai tietoa toisilleen. Sisällöt kertovat esimerkiksi käyttäjistä itsestään, heidän työtehtävistään, hankkeistaan, tulevista tapahtumista ja mielenkiintoisista www-sivuista.

Kaikki tieto on löydettävissä avainsanoilla.

Käyttäjää kiinnostavista asioista generoidaan automaattisesti syöte käyttäjän profiiliin, joten käyttäjä voi seurata palvelun tapahtumia paitsi omasta profiilistaan, myös valitsemassaan RSS-lukijassa. Käyttäjän toiminnoista kerätään myös syöte, joka mahdollistaa aktiivisten käyttäjien seuraamisen. Syötteitä saa koottua myös yksittäisten avainsanojen mukaan.

Gemilo Social tukee vuorovaikutusta kommentointimahdollisuudella. Lisäksi käyttäjät pystyvät liittymään erilaisiin ryhmiin. Kullakin ryhmällä on tarvittaessa esimerkiksi oma blogi, wiki ja/tai postitusilista, jolla viestiä.

Gemilon sosiaalisen median viestintäratkaisu soveltuu korvaamaan esimerkiksi nykyisin käytössä olevia oppimisympäristöjä, kuten Moodlen ja Blackboardin. Se myös päihittää monen jähmeän intranet-järjestelmän.

Kuva 1: Palvelun etusivu

Kuva 2: Profiilisivu ja syötteet