On arkista huomaavaisuutta ottaa ajoissa puheeksi, jos henkilöllä on tapana tuupata yhteen ja samaan tehtävään toiminnanohjausjärjestelmässä tai projektinhallinta-ohjelmassa paljon eri asioita, vaikka töiden olisi parempi olla omina tehtävinään (ns. töiden ja tiedon dumppaus). Muuttamalla tällaista toimintatapaa työkaveriystävälliseksi saadaan työhön imua, josta hyötyvät kaikki. Myös työnantaja.
Hukan vähentäminen ystävällisyydellä
Jos henkilö toistuvasti jakaa järjestelmäänne tehtäviä, joiden otsikko ei kerro mitään järkevää, on turha hukata omaa aikaa, joka aiheutuu siitä, että tietoa ei löydä, koska kollega jakaa sitä miten sattuu. Sano ääneen. Kysy kysymyksiä. Tarjoa vaihtoehtoja esimerkeillä. Opetelkaa yhdessä, miten vaikkapa otsikoidaan työkaveriystävällisesti.
Jos haluaa olla itsekin työkaveriystävällinen, on turha antaa kollegan, työntekijän tai oman johtajan hukata hänen omaa työaikaansa ja potentiaaliaan. Heikko tiedonhallintamallihan syö myös kyseisen henkilön omaa työaikaa eikä vain sinun ja kollegoiden.
Heikko tiedonhallinta-malli on yleensä varsin pienellä korjausliikkeelle muutettavissa, kunhan asenne työyhteisössä ja kyseisellä henkilöllä on kohdallaan.
Aluksi henkilö saattaa luulla, että ylimalkaisesti kirjoittamalla, jättämällä tietoa kertomatta kiireessä säästyisi aikaa. Se on yleinen harhaluulo, mutta onneksi helposti purettavissa. Työ kertautuu muille, jos tapa sallitaan. Työnantajan näkökulmasta todellakin malli, joka kannattaa uudistaa. Jopa edullinen tapa parantaa tuottavuutta, laatua ja työyhteisön yleistä tyytyväisyyttä.
Tiedonhallinnan ja toiminnan johtaminen ilman järjestelmähankintaa
Toimintatavan muutos ei vaadi järjestelmähankintaa tai teknologiaprojektia. Kyse on ihmisen päättämästä tavasta toimia, jota lähdetään muuttamaan työkaveriystävällisemmäksi.
Työkaveriystävällisyys on mukavaa, mutta mukavuus ei ole ainoa syy: Työkaveriystävällinen työpaikka on kannattavampi, tehokkaampi, laadukkaampi organisaatio.
Työkaveriystävällisyys on kilpailuetu, jota kilpailijan on vaikea, ellei jopa mahdoton varastaa viemättä kaikkia työntekijöitä mennessään. Se on "talon henki".
Mieluummin motivoi kuin syyllistä
Joskus tavan muutokseen riittää, että kysyy asiasta ja kiittää, kun muutos onnistui. Saattaa mennä monta kiitosta ennen kuin uusi toimintatapa vakiintuu, mutta kiitosten jakaminenhan on kivaa. Kivempaa kuin valittaa.
Voi olla, että henkilö ei vain ole huomannut otsikon merkitystä. Hän ei ehkä ole koskaan ymmärtänyt kyseenalaistaa tapaa, jossa yhdistelee sata asiaa yhdeksi tehtäväksi "säästääkseen aikaa".
Tavat ovat sellaisia. Ne vain ovat kuin annettuna, vaikka ihminen itse päättää tapansa. Yksilö alkaa toimia tapojensa mukaan kyseenalaistamatta tavan hyödyllisyyttä tai tehoa.
Henkilö on ennen modernimpaa järjestelmää tottunut ehkä tekemään omia tarralappuja ja muistiinpanoja suttuvihkoon tai Exceliinsä ja pitänyt omassa päässäään kaikkea tietoa, jota muilla ei luonnollisestikaan ole, ellei henkilö jaa tietojaan. Pelkkä kysymys voi avata ihan mahdottoman hienon uuden työpäivän teille molemmille, kun tiedonhallinnan rutiini muuttuu työkaveriystävälliseksi.
Henkilö saattaa perustella kiireellä, miksi toimii niin kuin toimii. Aikaa on kaikkeen, mihin aikansa päättää itse kohdentaa.
Jos teillä on käytössä projektinhallinta-ohjelmisto, motivoi itsesi tai työkaveri kirjoittamaan hyviä otsikoita työntekijäystävällisenä eleenä. Tehtävän otsikointi hyvin ei vie enemmän aikaa kuin epäselvä otsikointi, kunhan henkilö ensin hahmottaa, miksi otsikointeja tehdään. Otsikon käyttötarkoitusta kannattaa ajatella kokonaisvaltaisemmin kuin vain omaan käyttöön, jos tarkoitus on, että samaa olennaista tietoa pitäisi muidenkin löytää noista tehtävistä.