Tiedonhallinnan ytimessä

Tiedonhallinta on onnistunut, kun töissä tarvittava tieto on mahdollisimman vaivatta kaikilla niillä ihmisillä, jotka tietoa tarvitsevat ja niissä asiayhteyksissä, jotka ovat kussakin tilanteessa ja roolissa tarpeen. Tieto on dynaamista ja se virtaa tarvittaessa yli järjestelmä- ja organisaatiorajojen. Työn helpottamiseksi keskustelut on helppo hoitaa sisältöjen yhteydessä. Avainsanoilla ja metatiedoilla on myös paikkansa.

Gemilo Rubellite -älyarkki

Gemilon Älyarkki osaa mennä oikeaan kansioon itse ja se tunnistaa, minkä liiketoiminta-alueen sisällöstä on kyse. 

Älyarkki näyttää sivulta ja sitä on helppo käyttää, mutta taustalla tietokone tekee hurjasti töitä puolestanne. 
Tietokone yhdistelee mm. rakenteista dataa järkeviksi kokonaisuuksiksi kaikkiin niihin käyttökohteisiinne, joissa tietoa tarvitaan. Tarvitsette tämän uuden toimintatavan, koska vanhanaikainen malli, jolla perinteisiä dokumentteja on totuttu tekemään, ei enää riitä. Koko ajan muuttuva liiketoimintaympäristö edellyttää nopeampaa toimintaa kuin vanha maailma. 

Älyarkki sisältää tehokkaita tiedon tuottamiseen ja jakamiseen tarvittavia työkaluja.
Gemilon ohjelmisto antaa ne näkymät tietoon, joita työssä tarvitaan. Työkalut ovat niin hyviä, että sinun ei tarvitse erikseen enää mennä tekstinkäsittelyohjelmaan tai yrittää hallita kokonaisuutta taulukkolaskenta-ohjelmalla.

Muihin ohjelmistoihin tieto siirtyy rajapintojen yli tai siirtotiedostoina (Excel, CSV).

Tavoitteena ei ole enää ensisijaisesti vain luoda dokumentti niin kuin on totuttu ajattelemaan 1990-luvulta asti. Et ajattele tekeväsi dokumenttia, vaan olet tekemässä töitä ja

Työn automaatio on tätä päivää! Gemilo EIM -ohjelma kerää datan ja luo automaattisesti tilastot.
Samaa kertaalleen tuotettua sisältöä voidaan käyttää useassa eri paikassa.
Järjestelmä ymmärtää asiayhteydet.
Järjestelmä ymmärtää sisällön ja sisällön osat.

Älyarkit automatisoivat tilastoinnin, jotta teillä on milloin tahansa saatavilla liiketoiminnan johtamiseen tarvittavat raportit.

Älyarkeista on useita erilaisia sisältötyyppejä. Älyarkista tiedetään sen tila (esim. uusi, tarkastettavana, odottaa päätöstä, valmis), tekijät (vastuuhenkilöt, yhteyshenkilöt) ja mihin organisaatioon tai organisaatioihin älyarkki liittyy. Arkkiin saa liitettyä liitetiedostoja, varoituksia, hälytyksiä, poikkeamaseurantaa ja päätöksenteon. Kaupankäyntiin myynnissä on erilainen älyarkki kuin se tiedosto, jota käytetään sopimukseen. Samasta pääsisältötyypistä voi olla useita erilaisia älyarkkeja. Esimerkiksi toimitussopimus, puitesopimus, hankintasopimus, huoltosopimus, vuokrasopimus ovat kaikki sopimuksia, mutta niissä on erilaiset kentät, tilat, osallistujat, tilastot sopimustyypin perusteella kuin vaikkapa älyarkissa, jolla valmistellaan tutkimus- ja tuotekehitykseen uusia ideoita ja hankerahoitusta.

Gemilo Rubellite -täsmäprintti

Gemilossa kerätään ensin rakenteinen data oikein ja vasta sitten tulee hyvännäköinen tulostettava, ladattava tiedosto. Toiminta- ja ajattelutavan muutos! Täsmäprintti soveltuu arkistokappaleeksi (esim. kokouspöytäkirjasta arkistokelpoinen PDF).  T

Täsmäprintti on ladattava arkistointikelpoinen pdf asiakkaan omalla yritysilmeellä. Gemilon toimisto-ohjelmistossa luodusta sisällöstä latautuu PDF-tiedosto omalla brändi-ilmeellä ja saavutettavuusdirektiivin mukaisesti. PDF on arkistokelpoinen ja helppo viedä liitteeksi esimerkiksi taloushallinnon ohjelmiston laskulle, asianhallintajärjestelmän asiakirjaan tai vaikkapa julkisissa organisaatioissa käytössä olevaan Sähke2:n mukaiseen pysyväisarkistoon.

Mukana myös esikatselu-ominaisuus, jotta tiedostoa ei tarvitse ladata omalle koneelle katselua varten. Täsmäprintti voidaan allekirjoittaa sähköisesti.

Liitteet ja tiedon kansiointi

Järjestelmä hyväksyy kaikki eri tiedostomuodot. Pystyt lataamaan koneelta useamman kuin yhden tiedoston kerralla liitteeksi. Liitteelle saa liitelistassa kuvaustekstin ("tarralappu"). Liitelista näyttää tiedostonimen, tiedostotyypin, tiedostokoon, tiedoston lisänneen käyttäjän nimen ja milloin liite on lisätty. Lisäämällä liitteen vanhan liitteen päälle, aiempi liite poistetaan automaattisesti. Lisäämällä liitteen uutena liitteen eri versiot ovat lisäysjärjestyksessä uusimmasta vanhimpaan. Kansiorakenteita saa tehtyä itse tai ne voivat olla valmiita runkoja, jotta tieto pysyy halutussa järjestyksessä.

Valmistilastot & rakenteinen data

Koska sisällöt ovat rakenteisia ja niihin liittyy tärkeää metatietoa, toimisto-ohjelmisto Gemilo EIM osaa luoda niistä valmisraportit automaattisesti. Tilastot visualisoidaan graafeilla ja esitetään taulukossa sekä yhteenveto-kortteina. Oma data, siirtotiedostot ja rajapinnan yli datan yhdistäminen useasta eri lähteestä.

Sisältöeditori, sisältö-templatet, sivut ja asiakirjamallit

Gemilo EIM toimisto-ohjelmisto on siitä mukava, että pystyt editorilla luodaan erilaisia aineistoja. Useimmat "dokumentit" onnistuvatkin ilman erillistä tekstinkäsittelyohjelmistoa ja luomasi sisällöt ovat paljon fiksumpia älyarkkeina. Editorillakin luodut sisällöt saa niputettua oikeisiin asiayhteyksiin usealla järkevällä tavalla. Pystyt myös tallentamaan asiakirjamalleja sekä pelkällä rungolla että valmiiksi täytetyillä sisällöillä. Ohjelmistomme osaa esitäyttää ja yhdistellä tietoa automaattisesti säästäen käyttäjän aikaa ja vaivaa. Sisältötyypeittäin voidaan hyödyntää erilaisia malleja, joilla on omat valmiit metatiedot.

Yläkohta ja prosessit

Gemilon tiedonhallintaratkaisussa sisällöille on yläkohta, jotta tiedosto ei jää "orvoksi". Yläkohta toimii kuin kansio, mutta paremmin: Ennakkoon sovitut yläkohdat estävät tiedonhallinnan sooloilun. Tieto löytyy yhteisesti sovitulla tavalla eikä kansioinnissa ole villi länsi, joka hidastaa tiedon löytymistä. Erittäin joustava tapa tehdä eritasoisia, helppoja rakenteita tietojen älykkääseen hallintaan! Voit hyödyntää yläkohtana esim. projekteja, työtiloja, ohjelmia, kursseja/jaksoja, asiakastietoa ja prosesseja.

Asiayhteydet täydentävät ja helpottavat sisällön löydettävyyttä ja kokonaiskuvan saamista.  Tason ei tarvitse rajoittua vain kahteen tasoon. Esimerkki: työtilassa voi olla projekteja ja projektilla aliprojekteja, projektin henkilöissä osallistujia eri rooleissa, joiden yläkohtana onkin organisaatio tai organisaation yksikkö..tai kuljetus voi koostua useista lähetyksistä, lähetykset toimitettavista tavarariveistä jne.

Työn automaatio - toimiva IT-ratkaisu

Yritysten on helpompi johtaa omaa liiketoimintaansa Gemilo EIM -toimisto-ohjelmien avulla. Näette tarvitsemanne tiedot taulukossa, tilastoina ja raporttina sekä eri tyyppisissä sisällöissä, joille on tyypillistä vuorovaikutteinen toiminnallinen näkymä. Siihen riittää, että tieto luotiin edes kerran.

Sen sijaan, että jonkun pitäisi löytää aikaa tiedon keräämiseen ja visualisointiin, Gemilon data-analytiikka tekee työn puolestanne!

-  Yritys A päätti johtaa työtä ja tietoa. Yritys B käytti ajan ja rahat dokumentinhallintaan. Kumpi pärjää jatkossa paremmin? Se yritys, jolla tietoja on pilvessä, mutta vanhanaikaisissa tiedostoissa, joiden alkuperäinen 80-luvulta peräisin oleva idea perustuu tekstinkäsittelyyn ja tiedon yhdistelyyn käsityönä? Vai yritys, jolle työn automaatio on mahdollista, koska tieto virtaa dynaamisesti läpi sujuvien prosessien ja monen eri järjestelmän sijasta pärjääkin yhdellä? toimitusjohtaja Katri Lietsala, Gemilo Oy:stä kysyi.