Gemilo Oy luopui kymmenen vuotta sitten sisäisestä sähköpostista ja päätös on ollut erinomainen. Syitä muutokseen oli useita.
Tarvitsemme yhdellä kertaa työhön liittyvät tiedot reaaliaikaisesti kaikille, joille kyseinen tieto on olennaista ja kuuluu. Sähköposti ei ollut siihen oikea väline.
Haluamme palata asioihin tarvittaessa. Kun olennainen tieto löytyy yhdenmukaisella tavalla samasta kaikille tutusta paikasta ja automaattisilla oikeusasetuksilla, ei tarvitse kysellä "Viitsitkö lähettää sähköpostissa.."
Tarvitsemme tiedon heti. Ehkä jossain on aikaa lupailla etsivänsä omasta sähköpostista tärkeää viestiä "heti kun ehdin", että toinenkin saisi viimein saman tiedon, jota tarvitsi työssään eilen tai viikko sitten. Gemilossa on nopeampi työtahti.
Tarvitsemme tietoa, vaikka henkilöt vaihtuisivat. Mieti tilannetta, jossa tärkeä tieto olisi vain entisen työntekijän sähköpostissa. Sehän katosi pysyvästi, kun sähköpostilaatikko sisältöineen poistettiin työntekijän lähdettyä.
Pidämme niin tärkeänä työhön liittyviä keskusteluja, ettemme halua hukata niitä sähköposteihin, vaan hyödyntää organisaation hiljaisena tietona. Tätä tietoa kertyy ilman lisätunteja työn ohessa, kun työyhteisön viestintä on hoidettu oikein.
Opimme yhdessä. Yhteisen toiminnanohjauksen kautta kullakin on pääsy niihin tietoihin, joita työssään tarvitsee. Työntekijät näkevät halutessaan myös vanhempia keskusteluja, joihin he eivät välttämättä olisi sähköpostien viestiketjuissa päässeet käsiksi, koska nimi puuttui vastaanottaja-kentästä tai viesti olisi jo poistettu..
Aivotyö helpottuu, kun tehdään yhteistyötä ja tiedonkulku toimii! En kysele työntekijöiltä sähköpostissa mitään tai lähetä sähköpostia varmuuden vuoksi kaikille. Avaan kanbanin, josta näen tilanteen tai kirjoitan blogiin juttua toimitusjohtajan näkökulmasta. Työntekijät laittavat minulle tehtäviä ja ilmoituksia siinä missä minä heille. He ovat ehtineet ehkä vastata johonkin kommenttiini. GemiloBot huomaa nämä puolestani ja ilmoittaa keskustelun jatkuneen. Aikaa ei kulu selailuun: Tiedän heti kirjautumisen jälkeen parissa sekunnissa, onko johonkin vastattu vai ei.
Keskustelemme oikeassa asiayhteydessä lisäämällä kommentin tai kommentoimalla toisen kommenttia. Se on osoittautunut vuosien aikana sähköpostia sujuvammaksi, nopeammaksi ja tarkemmaksi tavaksi. Liitteet, työtehtävät, keskustelut: Kaikki samassa paketissa eikä kenenkään tarvitse miettiä, tuliko postilaatikko täyteen.
Annamme toisillemme tehtäviä, koska on tiedettävä, mitä valmistui ja mitä ei. Valitsemamme toimintamalli on iso ajattelutavan muutos ja merkittävä toimintatapojen muutos, mutta kannatti tehdä.
Gemilo on mukana Work goes Happy -tapahtumassa 4.10.2019 kello 9-16. Tule juttelemaan työnteon uusista toimintatavoista kanssani Varalaan (Tampere).