Kehitimme ratkaisun asiakkaalle, joka toivoi, että yhteystietojen hallinnasta tulisi helpompaa. Ensimmäisenä ratkaistiin ilmoittautuminen tapahtumiin. Uutta ei ole, että henkilö voi ilmoittautua tapahtumaan verkossa, vaan se, miten ilmoittautumislistaa ja yhteystietoja hyödynnetään tapahtumailmoittautumisen jälkeen.
Turhaa työtä on helppo välttää siistimällä pois rutiini, jossa ilmoittautumiset otetaan vastaan sähköpostitse. Seuraavaksi eniten käsityötä aiheuttaa, kun tapahtumailmoittautumiset hoidetaan netti-ilmoittautumisella, mutta yhteystietojen hoitaminen eteenpäin asiakkuuksiksi ja kumppanuuksiksi eteneekin jotain toista kautta, mahdollisesti eri järjestelmällä tai käsin yllä pidetyissä asiakasexceleissä.
Gemilo suunnitteli ja toteutti digitaalisen toimintamallin, joka vähentää kumppanuuksien hallinnassa manuaalisen työn määrää ja sujuvoittaa kylmän yhteystiedon lämmittelyä. Ideana on siirtää tapahtumaan ilmoittautunut pelkästä kontaktista asiakkaaksi tai kumppaniksi, ja tämä vaihe edellyttää aina jatkotoimenpiteitä, jotka ovat osa laajempaa kumppanuuksien hallintaa.
Digitaalinen toimintamalli käytännössä
Kuvitellaan tilanne, jossa olette päättäneet järjestää tapahtuman, jotta saatte listan kiinnostuneista uusista ihmisistä. Mietimme, että tämä voisi toimia mallina hyvin ja nyt se on tehty:
- Tapahtuma luodaan, päätetään ilmoittautumistapa Gemilossa.
- Kutsu jaetaan omissa kanavissa: verkkosivuilla, sosiaalisen median kanavissa, asiakaslehdessä, postitse.
- Osallistuja avaa linkin ja tutustuu tapahtumaan Gemilossa.
- Hän ilmoittautuu Gemilossa ja yhteystiedot tallennetaan osallistujalistalle.
- Osallistujalista kertoo automaattisesti teille, onko henkilö jo tuttu (tiedot CRM:ssä).
- Ellei ole, painatte nappia ja yhteystiedot siirtyvät CRM:n puolelle.
- Kumppanuuksien hallintatyökaluilla tuetaan ja seurataan tuloksia, joita yhteystiedon hoitamisella saadaan aikaan (CRM).
Koska asiakkaallamme on oma verkkoyhteisö kirjautuneille käyttäjille, ilmoittautuminen täydennettiin ominaisuudella, jossa kirjautunut käyttäjä saa ilmoittautumislomakkeen esitäytettynä. Esitäytetty lomake valittiin siksi, että joissain tapauksissa henkilö ei ehkä halua ilmoittautuessaan antaa samaa sähköpostiosoitetta, jota käyttää kirjautuessaan.
Kun osallistujat tunnetaan entuudestaan ja heidän kanssaan toimitaan paljon muutenkin samalla tiedonjakoalustalla, tapahtumaan kutsutaan osallistujat ilmoittautumislistan sijasta. Käyttäjä liittyy tapahtuman osallistujiin hyväksymällä tai hylkäämällä kutsun. Kun kutsu on hyväksytty, tapahtuma näkyy hänen omissa tapahtumissaan automaattisesti. Tapahtuman saa siirrettyä omaan kalenteriin, jos haluaa, jotta ei tarvitse olla monen kalenterin loukussa.
Tätä varten Gemilossa on jo vuosia ollut käytössä kutsut käyttäjille. Kokouksia ja palavereita on ollut helpompi järjestää, kun on tiedossa, kuka osallistuu ja kuka ei. Niihinkin tuli siisti päivitys kesän aikana. Tutut, mutta virkistetyt ominaisuudet ovat mukana Gemilon uusimmassa versiopäivityksessä, josta näkee, että on paiskittu hommia. Pienessä yrityksessä agile on todella agile.
Olo on kuin ensimmäisen koulupäivänsä päättäneellä lapsella, joka huomaa, että NYT pääsee rannalle. Niin monta siistiä uutta juttua!