Gemilo Oy

Vinkkejä hankintayksiköille: Miten kilpailuttaa tietojärjestelmän tai muun verkkopalvelun hankinta?

Tomi Terentjeff // Julkisten hankintojen  tekeminen alkaa olla Suomessa melkoista rulettia.  Olemme huomanneet julkishallinnon tarjouspyynnöissä ja kilpailutuksen aikana seuraavia yhteneväisyyksiä:

  • Hankinta on kuvattu lyhesti ja ympäripyöreästi.
  • Aikataulua ei ole annettu kuin tarjouksen jättämiselle ja mahdolliselle päätökselle.
  • Toiminnallisuudet on kuvattu todella epätarkasti.
  • Toiminnallisuuksiin kerätään kaikki mahdolliset mieleen tulevat asiat.
  • Pyydetään jotain tiettyä avoimen lähdekoodin järjestelmää tai tietyn toimittajan ohjelmistoa.
  • Vertailuperusteet on esitelty ylimalkaisesti (hinta 60%:ia, laatu 40%:ia ei riitä tarkkuudeksi). 
  • Referenssejä pyydetään, mutta niitä ei huomioida.
  • Haluttu ylläpito on kuvattu hyvin epäselvästi. Silti kuukausittaiselle ylläpitosopimukselle täytyy arvata hinta, vaikka vaatimustaso on täysin epäselvä.
  • Halutut hinnat kuvataan epäselvästi.
  • Lisätietoja ei pyydetä, vaikka sellaiseen on aina optio. Sen sijaan tarjoaja tyydytään pudottamaan pois kisasta muotoseikkaan vedoten. 
  • Tarjoukseen halutaan kattava projektisuunnitelma, vaikka todellisuudessa se ei kerro palvelun toimivuudesta ja käytettävyydestä vielä mitään.
  • Pyydetään tarjouksia, vaikka hankintaa ei  lopulta edes tehdä.
  • Kutsutaan kaikki esittelemään palveluaan, vaikka valinta olisi jo tehty.

Julkiset hankinnat hoidetaan melko poikkeuksetta huonosti. Epäselvät tarjouspyynnöt johtavat epäselviin tarjouksiin ja epäselviin, joskus jopa vertailukelvottomiin hinnoitteluihin. Poikkeuksiakin löytyy, tästä erityismaininta Rauman kaupungille, joka esitteli alustavan vaatimusluettelon ennen kilpailutuksen aloittamista ja pyysi avoimesti vinkkejä tarjouspyyntöä varten.

Muille olisi tässä julkishallinnon hankintoihin viisi kultaista sääntöä, joita toivomme, että noudatatte, kun kilpailutatte verkkopalveluita, verkkosivuja, intranettejä ja muita webissä käytettäviä työkaluja:

1) Selkeä erillinen hinnasto-liite (valmis pohja) ja peruste hinnasta saataville pisteille

Erillinen tarjouksen mukana toimitettava (esim. excel) nopeuttaa tarjouksien vertailua ja antaa kaikille varmasti käsityksen siitä miten hinnat tulee ilmaista. Muistakaa aina huomioida myös kuukausi- ja/tai vuosimaksut, jotta tarjoajat varmasti ilmoittavat haluamanne kokonaiskustannukset (esim. kuukausikustannukset seuraavalle kolmelle vuodelle). Mainitkaa myös, onko tarjoajalla oikeus laskuttaa matkakuluja tai päivärahoja ja pitääkö kyseisten summien näkyä tarjouksessa tavalla tai toisella.

2) Konkreettiset, priorisoidut toiminnallisuusvaatimukset

Selkeästi, mutta tiiviisti kuvatut toiminnallisuudet helpottavat niin tarjoajien kuin teidän elämää. Mikäli jokin toiminnallisus on hankala kuvata sanoin, on suositeltavaa, että tapaus kuvataan käyttöesimerkillä. Vaatimukset kannattaa pyrkiä pitäämään tiiviinä, sen sijaan että vaatimuksiin pyritään keksimään kaikki mahdollinen ja mahdoton. Priorisoikaa vaatimukset ainakin ehdottomiin vaatimuksiin ja nicetohave-toiminnallisuuksiin.

3) Helppolukuinen lista vaadituista liitteistä, vaikka jo valmiiksi numeroituna

Tarjoukseen tulee usein liitteitä 5-10kpl. Helpotatte omaa ja tarjoajan elämää, jos teette tiiviin muistilistan mitä liitteitä kaipaatte. Tarjoukset ovat myös mukavasti yhdenmukaisessa muodossa, jos numeroitte liitteet jo tarjouspyyntöön. Silloin toimittaja täyttää varmemmin joka liitteen, jota kaipaatte ja saatte tiedot yhdenmukaisessa muodossa.

4) Referenssien vaatimukset ja kuvaukset

Referenssejä on monenlaisia. On hyvä pyytää toimittajaa esittämään referensseistä olennaiset asiat, jotta referenssit jälleen kerran ovat vertailukelpoisia. Tämän lisäksi on myös hyvä pyytää referenssin budjetti, jotta näette mitä toimittaja on saanut aikaan kyseisellä summalla. Ilmaiskaa myös monta referenssiä haluatte kuvattavan teille, jotta toimittaja osaa varmasti valita oikean määrän. Se, että toimittajalla ei ole toteutuksia juuri teidänkaltaiselle toimijalle, ei välttämättä tee toimittajasta huonompaa kuin kyseiselle sektorille enemmän toimituksia tehneet. Päinvastoin, kyseinen toimittaja voi antaa teille enemmän, koska haluaa teistä tyytyväisen toimiala-referenssin.

5) Pyytäkää lisätietoja, mikäli niitä tarvitsette

On aika inhimillistä, että suuremmissa tarjouspyynnöissä jää jokin pieni yksityiskohta mainitsematta. Näin käy hankintaa tekeville kuin tarjouksen jättäjille. Tarjoaja on voinut panostaa tarjouksen tekemiseen paljon aikaa ja on varsin valitettavaa, jos tarjoaja pudotetaan pois kilpailusta täysin muotoseikkoihin vedoten (esim. hinta unohtunut eritellä koulutukselle). Se, että yhden tarjouksen putoaminen vertailusta, vähentää teidän työtänne, ei ole perustelu olla välinpitämätön tarjoajia kohtaan. Kilpailutuksia tulisi tehdä, jotta löydetään soveltuvin  ratkaisu – ei siksi, että löydetään byrokraattisesti paras toimittaja.

6) Olkaa reiluja tarjoajia kohtaan

Ikävä kyllä näyttäisi siltä, että moni julkinen hankinta on sovittu ennakkoon. Tarjouspyynnöt jätetään riittävän epäselviksi, jotta saadaan vapaat perusteet valita “sopivin” kokonaisuus. Tyypillistä on myös tarjouspyyntöjen tekeminen suoraan tietyn toimijan listausten mukaan. Toiminnallisuuslistaukset on silloin kopioitu jostain olemasta olevasta järjestelmästä, melkein sanasta sanaan. Ainoa mikä jätetään puuttumaan, on viittaus järjestelmään ja toimittajaan – joka käytännössä ollaan jo valittu. Tämä on muiden toimijoiden aliarvioimista. Kilpailuta rehdisti.

Be Sociable, Share!

Avainsanat: , ,

Yksi kommentti viestiin “Vinkkejä hankintayksiköille: Miten kilpailuttaa tietojärjestelmän tai muun verkkopalvelun hankinta?”

  1. Tommy Holm:

    Olemme huomanneet tämän myös omassa yrityksessämme. Koska kilpailutus prosessina on pakollinen, mennään sitten juuri tällätavalla ja ei kunnioiteta mukana olevien yrityksien aikaa lainkaan :/ Tarvittaisiin jonkinlainen taho valvomaan, että kilpailutus on oikeasti reilua.

Kommentoi