Gemilo Oy

Viestit avainsanalla ‘sähköposti’

Kolme tapaa parantaa tiedon jakamista ja löydettävyyttä

Tiistai, Kesäkuu 5, 2012

Tomi Terentjeff // Menestyvässä organisaatiossa työntekijät ja johto pysyvät ajan tasalla, mitä yrityksessä tapahtuu ja miksi. Kesän kunniaksi listasimme kolme tapaa kehittää oman organisaation sisäistä viestintää ja tiedonhallintaa.

Ajan hukka voi näyttää pieneltä, mutta pienistäkin kasvaa isoja.
(CC) image by USFWS Headquarters@Flickr

1. Hankkiudu eroon sähköpostilistoista

Sähköpostilistalla on nopea ja helppo jakaa tietoa, mutta samalla viestit tukkivat muiden sähköpostit hankaloittaen tärkeiden ja olennaisten viestien löytämistä viestitulvasta.

Välitetyissä sähköposteissa on usein mukana liitetiedostoja. Liitteet vievät valtavasti levytilaa palvelimella, koska tyypillisesti sama tiedosto on jokaisen viestilaatikossa erikseen tallessa.

Sähköposti on lisäksi henkilökohtainen. Kun henkilövaihdoksia tulee, kaikki keskustelut jäävät makaamaan edeltäjän sähköpostilaatikkoon. Ei hyvä.

Vaihtoehtoinen tapa toimia:

Jos et pysty jättämään sisäistä sähköpostia kokonaan, kuten Gemilo teki, on askel oikeaan suuntaan vaihtaa sähköpostilistat ja ottaa niiden  tilalle järkevämmät tavat viestiä.

Sähköpostilistan voi korvata organisaatioon tiimien ja projektien sisäisellä tietokanavalla, joka on järjestelmä – ei sähköpostilista. Toimintatavan ei ole pakko muuttua kokonaan eli tämä on osa helppoja muutoksia. Sähköpostit voidaan edelleen forwardoida eli lähettää eteenpäin, mutta sähköpostin sijaan viestit päätyvät tähän yhteiseen, tiimeille ja projekteille hankittuun järjestelmään, jossa on tarkoituksenmukaiset työtilat.

2. Julkaise tietoa kohdennetusti

Organisaation intrassa tai muussa tiedonjakokanavassa suurin osa tiedosta jaetaan aina kaikille.

Esimerkiksi intranetin etusivulla on yleensä ensimmäisenä vastassa konsernin tai muut vastaavat uutiset, jotka koskevat vain murto-osaa ihmisistä. Kun ihmiset huomaavat, että suurin osa tiedosta on irrelevanttia heidän kannaltaan, he jättävät herkästi viestit toisarvoisina lukematta.

Jälleen kerran olennainen informaatio jää tietotulvan sekaan. Tietoa ja tiedotteita on siis pyrittävä jakamaan kohdennetusti ja siitä näkökulmasta, joka työntekijän ja johdon työn kannalta tuntuu olennaiselta.

Vaihtoehtoinen toimintatapa:

Kannattaa julkaista tietoa kohdennetusti, kun vain mahdollista. Selvitä, pystyykö intra-alustanne tai työkalu projektien ja tiimien hallintaan auttamaan tässä. Jos  ei, etsi alusta ja tekninen ratkaisu, joka siihen pystyy.

3. Viimeisimmät muutokset näkyville

Kun intrassa jokin tieto muuttuu, ei viimeisimpiä muutoksia yleensä näe mistään. Onpa kyse sivusta tai dokumentista, käyttäjä joutuu yleensä itse tarkistamaan tai mikä pahempaa yrittämään muistaa, onko sivu muuttunut viime käynnin jälkeen. Tämä johtaa herkästi siihen, että käyttäjät käyttävät vanhoja dokumenttipohjia tai muita vanhoja tiedostoja tai alkavat tallentaa taas tiedostokopioita omalle koneelleen käyttäen vain niitä, mikä pahentaa tilannetta.

Käyttäjiltä kuluu aikaa tarkistuksiin, kun he käyvät katsomassa, joko dokumentti on päivitetty tai varmistamassa, onko siihen tullut muutoksia. Kuluva aika yksittäiseen tarkistukseen on pieni, mutta mitä enemmän henkilöstöä, sitä suuremmasta ajanhukasta on kyse.

Vaihtoehtoinen tapa toimia:

Käyttäjille näytetään tuoreimmat päivitetyt tiedostot tai dokumentit, jotka liittyvät heidän omaan työhönsä tai ovat koko organisaation kannalta tärkeitä huomata viimeistään isojen päivitysten jälkeen. Parhaassa järjestelmässä käyttäjä saa tilattua ilmoituksen, kun seurattavaksi merkitty tiedosto muuttuu.

Esimerkiksi Gemilo Platformissa käyttäjät valitsevat, mitä tiedostoja haluavat seurata ja valintansa mukaisesti intrasta lähtee muistutus (engl. notification). Vahtipalvelu kertoo, mikä heitä koskeva tiedosto tai tieto on muuttunut.

Sähköposti sisäisessä viestinnässä hukkaa aikaa ja rahaa

Keskiviikko, Joulukuu 7, 2011

Katri Lietsala // Meillä ei käytetä sisäiseen viestintään sähköpostia – ei ole käytetty pariin vuoteen.  Tässä listattuna satunnaisjärjestyksessä, miksi sähköposti yrityksen sisäisessä viestinnässä ei toimi:

  • Sähköposti on henkilön oma eikä työnantajan.
  • Sähköpostiin hukkuu asioita ja niitä on vaikea löytää.
  •  ”Varmuuden vuoksi” lähetetyt sähköpostikopiot aiheuttavat sähköpostilaatikkoon turhien viestien säilön ja rasittavat vastaanottajia, jotka hukkaavat työaikaa avatessaan viestin ja miettiessään, mitä tarpeettomalle viestille pitäisi tehdä.
  • Päätöksiin liittyvät keskustelut, eteneminen ja tieto prosessiin osallistuneista jäävät sähköposteissa arkistoimatta.
  • Tieto jumittaa lomien ja työmatkojen ajan henkilöiden sähköpostissa.
  • Informaatiota hukkuu sähköpostin mukana mittava määrä, kun johtaja, kollega, aiempi työntekijä lähtee toiseen työpaikkaan, hoitovapaille, eläkkeelle.
  • Osaamista ja ns. hiljaista tietoa katoaa sähköposteihin eikä siirry uudelle ihmiselle välttämättä edes silloin, jos ihminen vaihtaa yrityksen sisällä tehtäviä tai toiseen projektiin.
  • Sähköpostin liitteet ovat riski tietokonevirusten vuoksi.
  • Sähköpostin liitteet aiheuttavat ongelmia aineistojen versiohallintaan eikä dokumentin muokkaus yhdessä ole mahdollista.
  • Tieto pirstaloituu sähköpostiin ja sen rinnalla oleviin muihin järjestelmiin, jolloin kokonaiskuvan saaminen ja ajan tasalla pysyminen vaikeutuu.
  • Sähköpostitse käytyyn keskusteluun pystyvät palaamaan vain ne ihmiset, jotka saivat kyseisen sähköpostin, vaikka asia voisi olla tärkeä tieto myös muille yrityksessä myöhemmin liittyen esimerkiksi asiakkaaseen, hankkeeseen, päätökseen tai aineistoon, jota käsiteltiin.
  • Sähköposti on yritysten ennakoimattomin tietoturva-riski: Sähköpostista saa jaettua kokonaisia keskusteluja ja liitteitä ulkopuolisille varsin helposti, vaikka se olisi luvatonta! Tätä voi tapahtua sekä vahingossa (väärä vastaanottaja, virheellinen tulkinta, kuka saa nähdä sisällön) että tarkoituksella (juoruilu, vahingonteko, tiedon varastaminen).
  • Valtaosa sähköposteista on turhaa sisältöä, joka estää varsinaisiin töihin keskittymisen.

BBC News vahvisti uutisellaan, mitä olemme Gemilossa käytännössä toteuttaneet jo aikaa sitten. Atosin Thierry Breton on aloittanut omassa yhtiössään globaalin toimintamallin, jossa parannetaan työhyvinvointia poistamalla sisäinen sähköposti. Breton kertoo BBC:lle lopettaneensa oman sähköpostin käytön sisäiseen viestintään jo viidestä kuuteen vuotta sitten ja että Atos ottaa 18 kuukaudessa uudet sisäiset viestintätavat käyttöön.

Tapaus Atos: Miksi kannattaa ratkaista tietotulva (engl. data deluge)?

Tee laskelma omassa organisaatiossasi omilla luvuillanne. Alla Atosin faktat (BBC News Technology 6.12.2011):

  • 80 000 työntekijää, 42 maata
  • yli 100 sähköpostia päivässä
  • 15-20 tuntia viikossa kului vain sähköposteihin
  • sähköposteista vain 15 %:a oli hyödyllisiä ja muu ajanhukkaa
  • nuoret työntekijät ovat jo tottuneet käyttämään aivan muita viestintävälineitä verkossa kuin sähköpostia.

[Korjattu kirjoitusvirhe 8.12.2011. Ei muita muutoksia.]

Työskentely- ja viestintätapojen murros: Paras ratkaisu kehitetään vaiheittain

Tiistai, Toukokuu 17, 2011

Tomi Terentjeff // Onko yrityksessäsi aitoa vuorovaikutuksen kulttuuria? Herättääkö johto keskustelua ja kannustetaanko työntekijöitä jakamaan aktiivisesti tietoa muille tiimeille? Onko yrityksellä osallistumiseen ja vuorovaikutukseen toimintatapoja ja -työkaluja? Siinä muutama kysymys, jonka usein esitämme asiakkaillemme kun teemme heille nykytila-arviota. Valitettavan usein on kaikkiin vastaus “Ei”.

Ongelma ei ole niinkään, etteikö sopivia työkaluja ole tarjolla, vaan se, että organisaation johdossa ei ymmärretä millaisia mahdollisuuksia aito vuorovaikutus voi luoda yrityksen sisällä tai millaisia piileviä ongelmia se mahdollisesti voisi korjata. Ensin on muututtava toimintakulttuurin, työkalut tulevat sen jälkeen.

Yrityksessä saattaa olla paljon piiloprosesseja, joista tietämys on ja pysyy tietyillä henkilöillä. On sitten kysymys siitä, miten tulee toimia tietyssä tilanteessa tai siitä, miten löytää sopiva ihminen organisaation sisältä, puuttuu väline tuon tiedon keräämiseen ja jakamiseen. Työntekijät tekevät vuoronperään samoja asioita, tai samoja virheitä, valitettavankin usein. Eikö olisi hienoa, että me muutkin oppisimme toistemme virheistä?

Vuorovaikutteinen, nopea  ja oppiva organisaatio, onko se yrityksen strategiassa 2012 vai 2020? On tärkeää, että toimintatapoja lähdetään muuttamaan hallitusti ja suunnitelmallisesti. Jos olet ensimmäistä kertaa hyppäämässä rattiin, saatuasi vasta ajokortin, on luultavasti parempi harjoitella hetki ennen urheiluautoihin siirtymistä. On turvallisempaa harjoitella työtapoja ensin pilotoiden ja vasta sitten laajentaen teknistä ympäristöä uusilla ominaisuuksilla. Liian monimutkaiset ja -puoliset ratkaisut ja työkalut karkottavat käyttäjänsä. Vaihe kerrallaan, määrätietoisesti, uudet tavat ja työkalut tulevat hiljotellen tutuiksi.

Yritys, jonka tärkein viestintäkanava on sähköposti, ei muutu yhdessä yössä vuorovaikutteiseksi ja oppivaksi organisaatioksi. Pelkkä teknologia ei siihen pysty. Muutos lähtee yksittäisistä tiimeistä, jotka ovat jo saattaneet omin avuin rakentaa jonkinlaisen oman kanavan keskusteluille ja ajatuksen vaihdolle, ja joilla on tarve tehostaa omaa tiedon jakamista ja viestintää.


Mitä monimutkaisempi projekti, sitä tärkeämpää on tiedon jakaminen ja viestintä.

Vaikka sisäinen paine kehittää ja työskennellä uusilla tavoilla olisi kova, valitettavan usein muutosta ei ajeta ja hallita ylhäältäpäin.  Se kenen työtä uudet toimintatavat ja työkalut helpottavat, ei valitettavan usein saa riittävästi ääntään kuuluviin johdolle saakka. Johdolla taas on muuta päänvaivaa kuin miettiä viestintä- ja toimintatapoja, he eivät välttämättä edes käytä samoja työkaluja kuin muut työntekijät.

Miten saada muutosta aikaan? Lähde liikkeelle suunnitelmallisesti ja vaiheittain. Me esimerkiksi rakennamme asiakkaidemme kanssa roadmapin, joka ottaa kantaa siihen, millainen yrityksen nykytila on ja millaisia kehitystavoitteita sillä on seuraavien vuosien aikana. Se on ensimmäinen askel, jonka ottaminen vaatii jo uudenlaista ajattelua ja kykyä tunnustaa, että jotain pitäisi tehdä toisin.