Gemilo Oy

Sähköposti sisäisessä viestinnässä hukkaa aikaa ja rahaa

Katri Lietsala // Meillä ei käytetä sisäiseen viestintään sähköpostia – ei ole käytetty pariin vuoteen.  Tässä listattuna satunnaisjärjestyksessä, miksi sähköposti yrityksen sisäisessä viestinnässä ei toimi:

  • Sähköposti on henkilön oma eikä työnantajan.
  • Sähköpostiin hukkuu asioita ja niitä on vaikea löytää.
  •  ”Varmuuden vuoksi” lähetetyt sähköpostikopiot aiheuttavat sähköpostilaatikkoon turhien viestien säilön ja rasittavat vastaanottajia, jotka hukkaavat työaikaa avatessaan viestin ja miettiessään, mitä tarpeettomalle viestille pitäisi tehdä.
  • Päätöksiin liittyvät keskustelut, eteneminen ja tieto prosessiin osallistuneista jäävät sähköposteissa arkistoimatta.
  • Tieto jumittaa lomien ja työmatkojen ajan henkilöiden sähköpostissa.
  • Informaatiota hukkuu sähköpostin mukana mittava määrä, kun johtaja, kollega, aiempi työntekijä lähtee toiseen työpaikkaan, hoitovapaille, eläkkeelle.
  • Osaamista ja ns. hiljaista tietoa katoaa sähköposteihin eikä siirry uudelle ihmiselle välttämättä edes silloin, jos ihminen vaihtaa yrityksen sisällä tehtäviä tai toiseen projektiin.
  • Sähköpostin liitteet ovat riski tietokonevirusten vuoksi.
  • Sähköpostin liitteet aiheuttavat ongelmia aineistojen versiohallintaan eikä dokumentin muokkaus yhdessä ole mahdollista.
  • Tieto pirstaloituu sähköpostiin ja sen rinnalla oleviin muihin järjestelmiin, jolloin kokonaiskuvan saaminen ja ajan tasalla pysyminen vaikeutuu.
  • Sähköpostitse käytyyn keskusteluun pystyvät palaamaan vain ne ihmiset, jotka saivat kyseisen sähköpostin, vaikka asia voisi olla tärkeä tieto myös muille yrityksessä myöhemmin liittyen esimerkiksi asiakkaaseen, hankkeeseen, päätökseen tai aineistoon, jota käsiteltiin.
  • Sähköposti on yritysten ennakoimattomin tietoturva-riski: Sähköpostista saa jaettua kokonaisia keskusteluja ja liitteitä ulkopuolisille varsin helposti, vaikka se olisi luvatonta! Tätä voi tapahtua sekä vahingossa (väärä vastaanottaja, virheellinen tulkinta, kuka saa nähdä sisällön) että tarkoituksella (juoruilu, vahingonteko, tiedon varastaminen).
  • Valtaosa sähköposteista on turhaa sisältöä, joka estää varsinaisiin töihin keskittymisen.

BBC News vahvisti uutisellaan, mitä olemme Gemilossa käytännössä toteuttaneet jo aikaa sitten. Atosin Thierry Breton on aloittanut omassa yhtiössään globaalin toimintamallin, jossa parannetaan työhyvinvointia poistamalla sisäinen sähköposti. Breton kertoo BBC:lle lopettaneensa oman sähköpostin käytön sisäiseen viestintään jo viidestä kuuteen vuotta sitten ja että Atos ottaa 18 kuukaudessa uudet sisäiset viestintätavat käyttöön.

Tapaus Atos: Miksi kannattaa ratkaista tietotulva (engl. data deluge)?

Tee laskelma omassa organisaatiossasi omilla luvuillanne. Alla Atosin faktat (BBC News Technology 6.12.2011):

  • 80 000 työntekijää, 42 maata
  • yli 100 sähköpostia päivässä
  • 15-20 tuntia viikossa kului vain sähköposteihin
  • sähköposteista vain 15 %:a oli hyödyllisiä ja muu ajanhukkaa
  • nuoret työntekijät ovat jo tottuneet käyttämään aivan muita viestintävälineitä verkossa kuin sähköpostia.

[Korjattu kirjoitusvirhe 8.12.2011. Ei muita muutoksia.]

Be Sociable, Share!

Avainsanat: , , , , , ,

4 kommenttia viestiin “Sähköposti sisäisessä viestinnässä hukkaa aikaa ja rahaa”

  1. Mikko Manninen:

    Kiitos hyvästä kirjoituksesta! Sähköpostista on tullut useissa organisaatioissa keskeinen työväline ja työskentelytapa, vaikka kukaan ei mieti mikä on järkevää sähköpostikäyttäytymistä, joka taas johtaa viestinnän puuroutumiseen. Kiinnostaisi tietää, millaisia järjestelmiä ja viestintätapoja olette ottaneet käyttöön sähköpostin tilalle?

  2. Katri Lietsala:

    Mukava kuulla, että kirjoituksesta oli iloa.

    Meille on ollut mahdollista luopua sisäisestä sähköpostista, koska käytämme päivittäin yrityksen sisäisiä tilapäivityksiä, aineistojen yhteistä muokkausta ja tiedostojen muokkaushistoriaa, projekti- ja tehtävähallintaa, työajanseurantaa, jaettua tapahtumakalenteria – kaikki samassa Gemilon intranetissa.

    Lähes kaikkea voi kommentoida, joten keskustelut eivät eriydy sähköpostiin, vaan pysyvät samassa yhteydessä, jossa varsinainen keskustelun aihekin on. Pyynnöt on helppo esittää esim. tapahtumakutsuna tapahtumakalenterista tai tehtävänantona niille ihmisille, joiden tulisi tehdä kyseinen tehtävä. Näin tähänkään ei tarvita sähköpostia.

    Lisäapuna on erilaisia tapoja niputtaa, linkittää ja avainsanoittaa sisältöjä. Se nopeuttaa tiedon löytämistä. Hyödynnämme myös Gemilo Socialin sisältövirtoja, sillä niistä näkee heti, mitä on meneillään esimerkiksi koko yrityksessä tai liittyen johonkin hankkeeseen tai ihmiseen. Virtaa voi kommentoida, kuten Facebookissa voisi kommentoida kaverien uutisia. Tämäkin nopeuttaa vuorovaikutusta ja on sähköpostia mielekkäämpää. Toki jos joku ei osallistuisi yhtään, niin eihän sitä työkalu yksinään muuksi muuttaisi.

    Kirjoitan toimitusjohtajana myös yrityksen sisäistä blogia, jota muut voivat kommentoida. Sisäinen blogi on järjestelmässä mukana sellaisenaan eikä sitä varten ole tarvinnut mitään erillisasennuksia. Lisääminen onnistui yhtä nappulaa painamalla.

    Nopeaan samanaikaiseen keskusteluun pilotoimme chatia, mutta tässä tukena on meilläkin vielä Skype, jota hyödynnetään myös yhteydenpitoon asiakkaiden kanssa.

    Gemilon intranet perustuu kotimaiseen, itse kehittämäämme järjestelmään. Jos etsit ratkaisua, miten korvata sisäinen sähköposti, suosittelen tutustumaan. Jätä esim. online-demo-pyyntö osoitteessa http://www.gemilo.com/ota-yhteytta tai soittele minulle.

  3. Laatulaina:

    Sähköpostin hyödyllisyydestä on puhuttu jo aikaisemmin. On edelleen käsittämätöntä, kuinka monet yritykset katsovat sormien lävitse sitä toimintaa joka monilla työpaikoilla on arkipäiväistä. Ihmiset lähettelevät kaiken maailman hauskoja videoita ja kuvia toisilleen yrityksen sähköpostin piirissä.

  4. Kolme tapaa parantaa tiedon jakamista ja löydettävyyttä | Gemilo blog:

    [...] et pysty jättämään sisäistä sähköpostia kokonaan, kuten Gemilo teki, on askel oikeaan suuntaan vaihtaa sähköpostilistat ja ottaa niiden  tilalle järkevämmät [...]

Kommentoi