Huikea fiilis! Vuosi vaihtui, joten nyt on mainio aika arvioida, miten kauan olen ollut ilman sisäistä sähköpostia. On myös oikea hetki tarkistaa, toteutuiko viime vuoden uuden vuoden lupaukseni siirtää asiakasviestintä sähköpostista pois ja tehdä uusi lupaus.

Katselin vanhoja muistiinpanoja ja ilmeisesti olenkin ollut tänä vuonna jo seitsemän vuotta ilman sisäistä sähköpostia. Kylläpä yllätti! Jopa minut. Mikä parasta, viime vuodeksi tehty uuden vuoden lupaus täyttyi syksyllä 2015! Onnistuin parantamaan olemassa olevien asiakkaiden asiakaspalvelua ja pienentämään samalla omaa ja työntekijöideni sähköpostilaatikkoa luopumalla sähköposteista olemassa olevien asiakkaiden kanssa. Yhteydenpito on parantanut, vaikka sähköpostiviestien määrä olemassa olevien asiakkaiden kanssa karsittiin minimiin.

Kerron seuraavaksi keinoja, miten Gemilossa vähennettiin sekä sisäistä että ulkoista sähköpostia.

1. Toimiva intranet ja harkitut tapaamiset vähentävät sisäistä sähköpostia.

Sosiaalinen intranet tuli Gemilon sisäisen viestinnän ainoaksi kanavaksi jo vuonna 2009. Muutos onnistui, koska johtajana en vastannut sähköposteihin, jotka koskivat yhtiön sisäisiä asioita ja asiakkuuksia. Kaikki sisäinen viestintä hoidetaan edelleen Gemilon omassa sosiaalisessa intranetissä, mukaan lukien toimitusjohtajan sisäinen blogi.

Muutamaa yksittäistä lipsahdusta lukuunottamatta Gemilon johto, työntekijät ja omistajat ovat käyttäneet koko ajan intranetiä, samoin minä. Siitä on ollut iso apu, sillä osaan tietoja ja keskusteluja on pitänyt myöhemmin palata. Se ei olisi ollut mahdollista sähköpostissa.

2. Työtehtävien jakaminen ja seuraaminen onnistuvat paremmin projektinhallintajärjestelmällä ja tehtävälistoilla.

Kehitämme ohjelmistoja ja ylläpidämme Gemilo-tuoteperheen pilvipalveluja asiakkaille. Toimitusprojekti edeltää palvelusopimusta ja palvelun ylläpitovaihetta. Siksi intranetissa on kevyt projektihallinta tehtävien jakamiseen ja työajanseurantaan. Tarvitsemme projekti-työkalua myös omaan sisäiseen kehityshankkeeseen sekä markkinoinnin ja myynnin seurantaan. Käytän sujuvasti sisäistä tekijähakemistoa, agendaa, työpöytää, tehtävälistoja ja kalenteria tai avaan projekti-osion, jota olen tekemässä. En tässäkään vaiheessa kirjaudu erilliseen järjestelmään enkä anna työtehtävää sähköpostitse.

Selitän myöhemmin uudessa blogipostauksessa, mitä tarkoittaa töiden ajatteleminen tehtävinä, jotka eivät ole sähköpostiviestejä ja miksi niin kannattaa tehdä.

3. Suosi sisältöjä, jotka eivät ole sähköpostin liitteitä tai staattisia sivuja.

Käytän Gemilon omaa pilvipalvelua myös sisältöjen jakamiseen. Intranet tuntuu suppealta termiltä, koska järjestelmään on tallennettu myös sähköiset tarjoukset ja sopimukset eikä vain sähköisiä esitteitä, suunnitelmia ja raportteja tai muita aineistoja, kuten työsopimukset ja tässä taloustaantumassa viime vuosina ikävä kyllä tutuksi tulleet lomautusilmoitukset.

Kirjoitan suurimman osan sisällöistä järjestelmän editorilla tai valmiilla lomakkeilla. Tavoite ei ole koota irrallisia liitteitä nippuun, vaan luoda yhteisiä sisältöjä, joita voidaan jakaa muokattavaksi tai vain keskusteltavaksi. Tällainen toimintamalli tarkoittaa, etten avaa erillistä tekstinkäsittelyohjelmaa, vaan kirjaudun sisään intranetiin ja extranetiin luodakseni sisällöt. En avaa exceliä kassavirtalaskelmaan, vaan avaan sähköisen taloushallinnan järjestelmän nähdäkseni tiedon valmiimmassa muodossa.

4. Jos on pakko käyttää liitteitä, kokoa ne paikkaan, josta ne saa tarvittaessa.

Voin toki jakaa ja ottaa vastaan myös liitetiedostoja, mutta teen sen kurinalaisesti ja järjestelmällisesti intranetissä ja extranetissä. En arkistoi liitteitä sähköpostikansioihin. En lähetä liitteitä sähköpostitse kuin tuntemattomille uusille ihmisille ja heillekin pyrin välttämään tätä niin pitkään kuin mahdollista. Jaan mieluummin linkkejä.

Pyydän myös asiakkaita lisäämään heidän tiedostonsa suoraan oikeaan paikkaan. Näin minun ja muiden tiedostoa tarvitsevien ei kaikkien tarvitse tallentaa tiedostoa, vaan se on kerralla tallessa ja jaettuna myöhempää käyttöä varten. Riittää, että uusi henkilö kutsutaan mukaan samaan paikkaan. Hän saa kaikki tarvitsemansa materiaalit kerralla. Säästää aikaa ja hermoja!

Tavoitteeni on vähentää päätelaitteiden tallennustilan kuormitusta. Tavoitteeni on myös parantaa asiakaspalvelua niin, että viestini näkyvät selaimessa ilman erillisten liitetiedostojen lataamista.

5. Yhteydet ja verkosto kasvavat muualla kuin sähköpostissa.

Digitaaliset käyntikortit ovat tapani linkittää yhteystiedot Gemilossa niin, että pystyn linkkiä klikkaamalla nopeasti tarkistamaan henkilön ja hänen organisaationsa tilanteen: miten, milloin ja kuka oli heihin yhteydessä viimeksi, miksi otettiin yhteyttä tai ollaan vasta ottamassa yhteyttä, entä mihin asti on päästy.

Kumppanuuksien hallinnassa yhdistelmä on viety niin pitkälle, että henkilökunta ja oman organisaation ulkopuoliset henkilöt käyttävät samaa järjestelmää. Siitä on paljon etua. Tähän ei pysty sähköpostissa ja kerron tulevassa blogipostauksessani miksi.

6. Verkossa keskustelut hoidetaan sisältöjen yhteydessä, ei sähköpostissa.

Kirjoittamalla pitkän sähköpostin saa keskustelun puuroutumaan, kun alkuperäinen viesti ja kommentit sekoittuvat viesteissä mahdottomaksi viestiketjuksi. Gemilossa keskustelun voi jakaa jo alkuunsa yksittäisiin kommentteihin, joita muut kommentoivat. Yhden puumaisen rakenteen sijasta, syntyykin keskustelu, jonka vuorovaikutus voi polveilla kommentista toiseen.

Kommentoimme Gemilossa tilapäivityksiin, tehtäviin, yhteydenottoihin, tapahtumiin, materiaaleihin ja erilaisiin aktiviteetteihin ne asiat, joista on tarvetta keskustella töiden etenemiseksi. Se onnistuu kirjautumalla extranetiin ja intranetiin. Extranetissä on perustettu projektit asiakkaille ja he näkevät vain omat sisältönsä sekä ne jaetut julkiset sisällöt, jotka haluamme kerralla kaikille asiakkaille tietoon. Asiakas voi kirjoittaa myös oman projektinsa virtaan, ellei hän halua lisätä erllistä tehtävää tai aineistoa.

7. Ala seurata sähköpostin sijasta intranetin, extranetin tai yhteisöalustanne virtaa ja kommentoi, kun on aikaa.

Ehkä kaikkein eniten nautin intranetissä, extranetissä ja yhteisöalustoissa, miten erilaiset virrat auttavat minua seuraamaan, mitä on tehty tai keskusteltu ja mihin liittyen. Automatisoidun virran hyödyllisyyden huomaa nopeasti. Virta säästää käsittämättömän paljon aikaa, kun pitää selvittää, mitä viimeksi on tehty tai jos haluaa nopeasti kommentoida jotain viimeksi tehtyä.

Virta kuljettaa tietoa ilman, että pitää erikseen lähetellä asiasta sähköposteja. Jos henkilö ei huomaa virrasta päivitystä, hän löytää samat asiat haulla. Jokainen voi seurata haluamiaan asioita, joista lähtee automaattinen ilmoitus sähköpostiin. Seuraaminen toimii heille, jotka eivät osaa vielä olla ilman sähköpostia tai eivät kirjaudu palveluun kuin harvoin, mutta haluavat tiedon heti, jos jotain uutta ilmenee.

8. Älä spämmää. Muuta toimimattomat, kuormittavat viestintärutiinit.

Harva, jos mikään sähköposti on jumalainen luomus, jota kaikki odottavat kieli pitkällä. Sähköpostin määrä vähenee vain päättämällä vähentää sähköpostin määrää. Aloita toimet, joilla lopetat muiden ihmisten sähköpostilaatikon turhan kuormittamisen. Laita alulle toimet, joilla saat enemmän irti yhteistyöstä ja yhteydenpidosta muilla tavoilla kuin sähköposti mahdollistaa. Kokeile vaikka tämän listan keinoja.

9. Vastaa henkilökohtaisiin viesteihin, jotka saat. Uskalla päättää heti.

Ehkä kuulostaa hullulta, mutta vastaamalla viesteihin vähennät sähköpostiviestien määrää. Siihen ei tarvita teknologiaa, vaan asennemuutos.

Sähköpostitulvan ja markkinointiautomaation aiheuttama välinpitämättämyys, kiire, laiskuus, päätöksenteon pelkääminen, oman tärkeyden pönkitys.. Olisiko siinä syitä, miksi ihmiset kirjoittavat toisilleen sähköpostiviestejä saamatta niihin vastausta toiselta? Sen jälkeen lähetetään uusia sähköposteja.

Nopein tapa lopettaa turhat kierrokset alkuunsa on ilmoittaa, jos asia ei ole itselle ajankohtainen, ohjata henkilö toisen (oikean, älä kierrätä vahinkoa!) henkilön luokse tai sopia tapaaminen, jossa asiasta voidaan keskustella ja päättää. Viesti on lähetetty asioiden eteenpäin viemiseksi. Sekin on ratkaisu, jos päättää, ettei edetä.

10. Tee muutos vaiheittain.

Ensin Gemilossa luovuttiin sisäisestä sähköpostista ottamalla intranet käyttöön. Sähköpostiviestit henkilökunnan kanssa loppuivat. Intranetiin kutsuttiin ulkopuolisista toimijoista mukaan kirjanpitäjä ja palkanlaskija. Sähköpostiviestit kirjanpitotoimiston kanssa loppuivat.

Viime syksynä avattiin extranet asiakkaille asiakastukea ja lisätyötilauksia varten ja tässä opettelemme käytäntöjä itsekin. Siirtymä pelotti - ihan turhaan. Asiakkaista muutos oli myönteinen. Hekin säästävät aikaa ja ymmärrettyään tämän muutoksesta kiitettiin. Pieni osa asiakkaiden yhteyshenkilöistä on niin tottuneita sähköpostin käyttöön, että muutos vaatii enemmän opastusta ennen kuin uusi toimintatapa juurtuu toimintatavaksi.

Viestinnässä, myynnissä, markkinoinnissa, asiakastuessa ja jopa tuotannossa jatkuu kokeilukulttuuri. Seuraava isoin vaihe on, ettei minulla ole enää sähköpostiosoitetta, mutta saan silti yhtiöön liittyvät asiat viestittyä ja hoidettua paremmin kuin ennen. Tämä on nyt mietintämyssyssä eikä pipo onneksi kiristä.

Kirjoittajat
Katri Lietsala
Toimitusjohtaja
040 749 9072
comments powered by Disqus