Intranet

Mikä on intranet?

Intranet -palveluportaali on johdon ja henkilökunnan käyttöön, jotta sisäinen viestintä, oman ja ryhmätöiden johtaminen sekä käytännön operatiivinen toiminta, kuten projektihallinta ja tiedostojen jakaminen onnistuvat helpommin kuin ennen.

Yksinkertaisimmillaan intranet on työpaikan ilmoitustaulu, mutta osuvampi sana lienee sisäinen viestintäkanava tai työpaikan yhteisöpalvelu. Intranet korvaa jaetut kovalevyt ja mapit, ja se toimii pilvestä tai asiakkaan omalla palvelimella.

Intranetissä hoidetaan työhön liittyvät keskustelut oman henkilökunnan johdon ja työntekijöiden kanssa. Sinne kootaan osaamisprofiilit ja luodaan tarvittavat ryhmät. Oppaat toimivat ohjeistukseen.

Tärkeimpiä toiminnallisuuksia on intranetin virta. Se auttaa seuraamaan keskusteluja ja muutoksia säästäen käyttäjän aikaa etsimiseltä samaan tapaan kuin Facebookissa, Twitterissä ja LinkedInissä käyttäjä on tottunut seuraamaan oman verkostonsa tapahtumia.

Intranetin edut ja hyödyt

Seitsemän seikkaa, miksi Intranetista on niin paljon hyötyä oikein käytettynä:

  1. työmotivaatio ja asenteet (missä ollaan)
  2. tavoitteet (mitä tehdään ja miksi)
  3. osaaminen (kenen kanssa ja miten)
  4. vastuu (kuka hoitaa)
  5. ohjeistus (kenen tulisi tietää heti, kenen vain tarvittaessa)
  6. työn tuottavuus (miten meni)
  7. suunnitelmallisuus (mitä seuraavaksi)

Intranet on turvallinen paikka jakaa tietoa. Onnistuneen käyttöönoton jälkeen sisäisen sähköpostinne määrä vähenee merkittävästi - osalta jopa kokonaan. Lue, miten Gemilossa kävi.

Hyvä intranet yhdistelee tarvittavat tiedot eri järjestelmistä, jotta organisaation johtaminen helpottuu ja tiedonkulku organisaation sisällä on riittävää.

Esimerkkejä Intranetin käytöstä

Henkilöstöhallinto. Kunnon intranet tarjoaa riittävät ominaisuudet myös HRM:lle (human resource management) osaamisen ja työilmapiirin kehittämiseen.

Uuden työntekijän ohjeet ja työpaikan käytännöt jaetaan intranetissa ohjeistuksena. Kehityskeskustelut hoidettavissa nekin. Koulutuskalenterissa kerrotaan, miten voi täydentää ammattiosaamistaan ja ohjataan tykytoimintaan. Avoimet työpaikat julkaistaan henkilökunnalle, rekrypankkiin saadaan hakemukset myös ulkopuolisilta hakijoilta.

Intranetin koulutus-työkalujen avulla tarjotaan online-sisältöjä verkkokursseina: Niillä ajetaan sisään esimerkiksi organisaation uusi strategia, eettiset ohjeet, tasa-arvo-ohjelma ja työhön perehdyttäminen.

Yleishallinto. Intranet voi hälyttää esimerkiksi henkilön osaamiseen liittyvien lupien vanhetessa, tällaisia lain vaatimia työhön liittyviä lupia, passeja ja kortteja on monissa työpaikoissa. Samalla tavalla hälytyksiä pystyy hyödyntämään laitteistoon ja muuhun kalustoon, hankinnoissa alihankkijoille, joita käytetään tai asiakassopimuksiin, joista halutaan muistutus, kun sopimus on päättymässä.

Henkilöstön käyttäjätunnukset ja organisaatiorakenne luodaan isoissa yhtiöissä intranetiin automaattisesti käyttäjähallintajärjestelmästä, joka on ns. master-järjestelmä henkilötiedoille. Keskisuurissa ja pienissä yhtiöissä käyttäjät hallitaan yleensä intranetin omalla käyttäjähallinnalla.

Ylin johto. Ylimmälle johdolle intranetiin on koottu tärkeimmät näkymät eri järjestelmistä, jotta johtaja saa kokonaiskuvan yhtiönsä tilanteesta mahdollisimman helposti. Hallituksen ja johtoryhmien esityslistat ja pöytäkirjat hallinnoidaan helposti, samoin kokousten osallistujatiedot. Ideoiden keräämiseksi avataan intranetissä ideakanava. Liiketoimintasuunnitelmaa tehdään intranetissä ja sen eri osia voidaan avata tarvittaessa liiketoimintayksiköille kommentoitavaksi.

Ylin johto uutisoi itse tai viestintätiimin avulla henkilökunnalle, mihin suuntaan yritystä ollaan viemässä. Uutiset-osio voidaan korvata myös sisäisellä blogilla, joita pitävät ns. työntekijälähettiläät. Blogi voi olla myös yhtiön toimitusjohtajan tai ryhmäblogina koko johtoryhmälle, joka haluaa näyttää joukoilleen suuntaa tai herättää keskustelua valitsemastaan aiheesta.

Asiantuntijatyö. Tuotanto, testaus, huolto, jne.. Intranet on monipuolisimmillaan toiminnanohjausjärjestelmä. Se sisältää kaiken tarvittavan työn johtamiseen ja seurantaan, mukaan lukien palaverit, sopimukset, raportit, työajat, toimeksiannot, kuittaukset ja ohjeistuksen. Nähdään reaaliaikainen tilanne, mutta myös menneet ja tulevat asiat: Tiedetään mitä on menossa, kenen kanssa. Ajantasainen tieto hommien etenemisestä on hyödyllisempää kuin pitää intranet vain materiaali-arkistona.

Kun tieto on yhdessä paikassa, se löytyy haettaessa helpommin. Tämä koskee myös yhteystietoja ja henkilökunnan työhön liittyviä verkostoja, joskus myös sijaintitietoa.

Taloushallinto, myynti ja asiakaspalvelu. Taloushallintaohjelmistot ovat aktiivisemmassa käytössä taloushallinnolle kuin intranet. Myyjille käytössä on yleensä oma CRM eli asiakashallintajärjestelmä. Asiakaspalvelulle on ehkä otettu käyttöön asiakastukeen erillinen järjestelmä, tosin mikään ei estäisi asiakaspalvelua hoitamasta asiakaskysymyksiä ja neuvontaa myös intran kautta. Käytössä saattaa olla myös erillinen projektihallintajärjestelmä, toiminnanohjausjärjestelmä ja extranet.

Minimi on saada tarvittavat tiedot näistä järjestelmistä virtaamaan myös intranetiin. Näin saa intranetin käyttöastetta nostettua, mutta mikä tärkeinä: kokonaiskuva onnistuu helpommmin kaikesta tarvittavasta.

Tietohallinto. Tietohallinto vetää omat projektinsa intranetissa. Online-oppaat intrassa soveltuvat tietohallinnon tarjoamaan käyttötukeen siinä missä HR:lle ja työnjohdollekin. Myös vikailmoitukset, usein kysytyt kysymykset ja jopa hankintapyynnöt on mahdollista hoitaa monipuolisessa intranetissä ilman muita järjestelmiä.

Viestintä. Viestintäyksikkö, viestintäosasto, viestintäkoordinaattori, viestintätiimi hoitavat intranetissa työnsä niin, että maineen hallinta, mediasuhteet ja muutosviestintä ovat linjassa. He saavat hyödynnettyä intranetin tehtävähallinnan omassa työssään (viestinnän projektit). Kriisiviestintään tarvittavat materiaalit ja ohjeistus ovat saatavilla intranetistä, kun niitä tarvitaan samalla tavalla kuin viestinnän vuosikello, suunnitelmat, raportit ja strategiapaperit.

Huom! Olipa resurssi viestintään, miten pieni tai iso tahansa, viestintä ei saa olla yksin vastuussa intranetistä. Viestintätiimi saattaa alkaa ajatella, että intranet on vain sisäinen nettisivusto, kun parhaimmillaan intranet on osa digitaalista toimintamallia koko liiketoiminnan tueksi.

Markkinointi. Markkinointiyksikkö, markkinointiosasto, markkinointikoordinaattori, markkinointitiimi jakavat markkinoinnin materiaalit mainontaan ja markkinointiin liittyvät käsikirjat, ohjeistukset, taustamateriaalit ja toimittajatiedon. Tiimityökalut, projektityökalut, tiedostohallinta ja oppaat toimivat markkinointia tekeville oman työn johtamiseen. Kalenteriin aikataulutetaan tulevat mainokset, tapahtumat ja sovitaan esim. messunäkyvyys ja kuka tapahtuman hoitaa.

Intranet voi sisältää erityisiä työkaluja mille tahansa ammattiryhmälle. Markkinoinnissa tällainen työkalu on esimerkiksi kampanjaseuranta, joka auttaa arvioimaan tuloksellisuutta.

Intranet ja extranet samassa palvelussa

Monen työpaikan toiminta perustuu toimittajaverkostoihin ja yhteistyöhön muiden yritysten tai organisaatioiden kanssa. Silloin suosittelemme valitsemaan kumppanuuksien hallintaohjelmiston, jossa johdetaan kaikki yhteistyö ja yhteydenpito, mitä organisaationne on.

Intranet-extranet-yhdistelmä yhdistää kummankin järjestelmän parhaat puolet. Kahden järjestelmän sijasta päästään yhdellä. Se helpottaa käyttöönottoa ja säästää kuluissa.

Kun intranet ja extranet ovatkin yksi ja sama järjestelmä, tieto asiakkuuksista, toimittajista, päättäjistä ja sidosryhmistä pysyy kasassa paremmin ja tieto eri yksiköiden välillä vaihtuu tehokkaasti.

Gemilon järjestelmissä yhteydenotot ja yhteyshenkilöt muodostavat ainutlaatuisen perusrungon kaikelle, mitä tehdään ulkopuolisten kanssa tai vaikka vain sisäisestikin omassa tiimissä, omassa yksikössä, omassa organisaatiossa.

Intranetin käyttöönotto

Tiedostojohtaminen ei ole tämän päivän tai huomisenkaan digitalisaatiota!

Varaa intranet-projektissa resurssia oman digitaalisen toimintamallin selvittämiseksi. Osa konsulteista neuvoo valitsemaan ensin järjestelmän ja sen jälkeen toteuttamaan hankinnan. Tee niin, vain jos haluat, että teknologia ohjaa liiketoimintaasi sen sijaan, että liiketoimintasi määrää kaapin paikan.

Mitä paremmin intranet tukee käytännön toimintaa, sen helpommin ihmiset kirjautuvat sisään ja käyttävät työkalua. Käyttöönottovaiheessa tarvitaan silti opastusta ja koulutusta ja siihen on useita eri keinoja. Pyydä meiltä ilmainen opas, miten käyttöönottovaihetta voi helpottaa.

Intranet-tunnus

Intranet-palveluun kirjaudutaan omalla käyttäjätunnuksella, koska tunnus tarvitaan käyttöoikeuksien hallintaa varten. Käyttäjätunnus saattaa olla sama kuin esimerkiksi sähköpostiin kirjautuessa tai yleisesti yhtiössä on jo ennestään käytössä tai intranet-kohtainen tunnus.

Rekisteröityminen voidaan vaiheistaa niin, että intranetiin voi hakea käyttäjäksi Silloin käyttäjätunnus luodaan vasta pääkäyttäjän hyväksymänä. Tyypillisempi tapa on hoitaa käyttäjätunnuksen lisääminen hallintapaneelissa tai tuoda käyttäjätiedot rajapinnan yli, jolloin henkilö ei rekisteröidy ollenkaan.

Käyttäjätunnus intranetissä on henkilökohtainen tunniste. Henkilö hyväksyy intranetin omistajan määräämät käyttöoikeudet ja sopimusehdot palvelun käytöstä.

Järjestelmä yhdistää käyttäjätunnuksen perusteella käyttäjään liittyvät sisällöt. Gemilon intranetissä käyttäjätiedon lisäksi seurataan myös organisaatiotietoa, jos kyse on isosta yhtiöstä tai konsernista, jossa on olennaista tietää, onko henkilö tytäryhtiön palveluksessa ja mihin liiketoimintayksikköön työntekijä on tulosvastuussa.

Intranetin käyttäjätunnus on tunniste, jolla järjestelmä näyttää muille käyttäjille, kuka on kommentoimassa, osallistujana ja/tai jakamassa tarvittavat asiat. Muokkaushistoriasta pystytään tarkistamaan, kuka käsitteli sisältöä viimeksi.

Oikeuksien hallinta intranetissä

Intranetissä jaetaan sisältöjä koko henkilökunnalle tai rajatummin vain tietyille oikeusryhmille. Oikeuksia voidaan yleensä säätää sekä koko järjestelmän tasolla, että näkymäkohtaisesti. Joskus myös samassa näkymässä saattaa sisältö olla eri laajuisena eri käyttäjille, jos toisella käyttäjistä on suppeammat käyttöoikeudet kuin toisella.

Sisällön jakanut laajentaa tai kaventaa oikeuksia osallistujille. Osa näkymistä noudattaa vain intranetin omistajan määräämiä oikeuksia eikä käyttäjä saa itse muuttaa näitä oikeuksia. Se on toisaalta helpotus monelle, koska peruskäyttäjän ei tarvitse silloin itse miettiä oikeusasetuksia.

Sisäänkirjautumisloki kertoo, kuka on viimeksi kirjautunut palveluun. Hallintapaneelissa saa suljettua tunnuksen, kun henkilö vaihtaa työpaikkaa, siirtyy eläkkeelle. Jos käyttäjätunnus on luotu rajapinnan yli toisen järjestelmän tietojen perusteella, ei hallintapaneelissa tarvitse tehdä mitään. Järjestelmään päivitetään automaattisesti tunnuksen tiedot ja estetään asiattomilta pääsy intranetiin.

Jos käytössä on vain intranet, suosittelemme, että palvelusta ei sallita jakamista ulospäin. Näin vältytään tilanteelta, jossa joku vahingossa julkaisee liian laajalle joukolle sisältöjä, joita ei ollut tarkoitettu jaettavaksi.

Gemilo Intranetin teknologiasta

Gemilo Oy toimittaa intranetin, joka on tehokas ja mukautuu asiakkaan liiketoimintaan sekä ilmeeseen:

Asiakkaan toimintamallin mukaisesti optimoidut näkymät
Vaatimukset täyttävät työkalut
Dynaamiset sisältötyypit
Sisältötyypeittäin suunniteltu älykäs haku

Kätevä hallintapaneeli ylläpitäjälle
Kevennetty malli käyttäjähallintaan: uusien kumppanien kutsuminen on helpompaa.
Käyttäjä- ja organisaatiprofiilit

Avoimet rajapinnat, onnistuneet integroinnit
Responsiivinen / adaptiivinen käyttöliittymä (mobiilisti toimiva)
Monipuoliset lisätyökalut ja laajennettavuus

Palvelemme. Soita, niin sovitaan tapaaminen.
Toimitusjohtaja Katri Lietsala, 040 7499072.


MAALISKUUN KAMPANJAETU
Haluatko ilmaisen arvion sisäisen viestintänne digitaalisista toimintamalleista?
Kyllä, kiitos!

Yhteydenottopyyntö