Extranet

Mikä on extranet?

Extranet -palveluportaali on tarkoitettu yhteistyökumppaneiden käyttöön, jotta viestintä, kumppanuuksien johtaminen ja käytännön operatiivinen toiminta, kuten projektihallinta ja tiedostojen jakaminen sekä keskustelut muiden kuin oman henkilökunnan johdon ja työntekijöiden kanssa helpottuvat.

Extranetillä vähennetään omaa työmäärää. Extranet parantaa oman verkoston yhteistyötä tarjoamalla yhden paikan, jossa hoidetaan tarvittavat asiat, kuten sovittu. Se on yhtiön muisti. Extranet on turvallinen paikka hakea ja jakaa tarvittava tieto.

Yrityksen tai organisaation omaan toimialaan ja toimintaympäristöön räätälöity extranet on toiminnanohjausjärjestelmä ennemmin kuin pelkkä verkkopalvelu julkaisujärjestelmällä, jossa on sallittu liitteiden jakaminen ja kommentointi kirjautuneille käyttäjille. Toki sekin on mahdollista, mutta kannattaa pyytää enemmän.

Verkottuminen ja verkostojohtaminen extranetissä

Viranomaisviestinnässä extranet auttaa jakamaan tarvittavat tiedot oman organisaation ulkopuolisille henkilöille. Extranetissä hoidetaan viranomaistoimintaan liittyvät keskustelut turvallisemmin kuin sosiaalisessa mediassa, jossa sääntöjä ei pääse itse laatimaan eikä edes tiedetä, missä palvelin sijaitsee, jonne omat tiedot tallentuvat.

Extranet soveltuu B2B-markkinoille asiakas-, jälleenmyyjä- ja toimittajayhteisön johtamiseen sekä ketjuille, joilla on extranetissä ketjun jäsenliikkeet, mutta myös joukko muita toimijoita: tukut, maahantuojat, toimittajaverkosto, jne..

Teollisuudessa ja muissakin eri alojen yrityksissä extranetissä varmistetaan, että oman yhtiön tai organisaation ulkopuoliset toimijat, tietävät mitä on menossa (markkinointimateriaalit, käyttöohjeet, kampanja-, tuote- ja kalustotieto), millaisin ehdoin (sopimushallinta).

Yrityksen yhteistyökumppanit tai oman verkoston jäsenet pystyvät kertomaan extranetissä toiminnastaan olennaisimmat asiat - ja hoitamaan omaa työtään extranetissä silloin, kun työ on suoraan yhteydessä extranetin omistajaan eli extranetin tilanneeseen yritykseen tai organisaatioon.

Se, mikä on saatavissa ja tarpeen, integroidaan muista järjestelmistä: Yhdistetään raakadataa fiksuiksi näkymiksi, jotta ihmisten ei tarvitse nähdä niin paljon vaivaa tiedon yhdistelemiseksi. Sen sijaan voi miettiä strategiaa, arvioida ja päättää.

Asiakkaille, jotka miettivät kuluttajille, kansalaisille tai muuten yksityishenkilöille suunnattua extranetiä, suosittelemme asiakasyhteisöä extranetin sijasta.

Extranetin käyttö tiedon hallinnassa

Extranet yhdistää tarvittavat tiedot ja keskustelut yhteen paikkaan, joten se säästää työaikaa tärkeämpiin töihin kuin tiedon hakemiseen ja uudelleen lähettämiseen.

Extranet oikein käytettynä vähentää sähköpostin määrää, mikä yleensä vähentää työstressiä ja parantaa työtuntien tuottavuutta, koska aikaa ei kulu yhtä paljon hukkaan kuin sähköpostin kanssa.

Älykkäin extranet on enemmän kuin teknologinen ratkaisu. Kun extranet on onnistuneesti otettu käyttöön, se on digitaalinen toimintamalli, jolla johdetaan digitaalinen työympäristö yhdessä sovittuun suuntaan. Jaettu kovalevy ei ole tätä päivää.

Hyvä extranetin teknologiatoimittaja ottaa huomioon työkäytännöt eikä vain asenna järjestelmää. Vastaavasti tilaaja on valmis virtaviivaistamaan omia toimintatapojaan ja rutiineja. Näin varmistetaan onnistunut data-evoluutio osana extranet-toimitusta.

Extranet-tunnus

Extranet-palveluun kirjaudutaan omalla käyttäjätunnuksella, koska tunnus tarvitaan käyttöoikeuksien hallintaa varten. Käyttäjätunnus saatetaan luoda valmiiksi ennakkoon tai henkilö pyytää itse päästä mukaan.

Rekisteröityminen voidaan vaiheistaa niin, että extranetiin pääsee vierailijatunnuksella sisään heti. Näkymät ja sisällöt ovat silti rajatummin tarjolla, kuin varsinaisille VIP-jäsenille.

Käyttäjätunnus extranetissä on henkilökohtainen tunniste. Rekisteröityminen extranetiin tarkoittaa, että henkilö hyväksyy extranetin omistajan määräämät käyttöoikeudet ja sopimusehdot palvelun käytöstä.

Järjestelmä yhdistää käyttäjätunnuksen perusteella käyttäjään liittyvät sisällöt. Gemilon extranetissä käyttäjätiedon lisäksi seurataan myös organisaatiotietoa.

Extranetiin tarvitaan käyttäjätunnus, koska sen avulla järjestelmä näyttää muille tunnuksen avulla, kuka on kommentoimassa, osallistujana ja/tai jakamassa tarvittavat asiat. Muokkaushistoriasta pystytään tarkistamaan, kuka käsitteli sisältöä viimeksi.

Oikeuksien hallinta extranetissä

Extranetin näkymät ja niiden sisältämät työkalut voivat vaihdella sen mukaan, mihin oikeusryhmiin käyttäjä kuuluu. Sisällön jakanut laajentaa tai kaventaa oikeuksia osallistujille. Osa näkymistä noudattaa vain extranetin omistajan määräämiä oikeuksia eikä käyttäjä saa itse muuttaa näitä oikeuksia. Näin toimitaan esimerkiksi sisällöissä (kuten omat muistiinpanot kumppanista), joissa halutaan estää, etteivät ulkopuoliset näe niitä edes sisäänkirjautuneina.

Sisäänkirjautumisloki kertoo, kuka on viimeksi kirjautunut palveluun. Hallintapaneelissa saa suljettua tunnuksen, jos ilmenee ongelmia.

Extranetin sisältöjä voidaan näyttää tarvittaessa kirjautumattomille ja antaa jaettavaksi sosiaaliseen mediaan. Tämä edellyttää extranetin tilaajan hyväksyntää extranet-asennuksen oletusasetuksissa.

Joskus extranet halutaan varjella hyvinkin tiukasti ja estää riskit, että extranetissä jaettu tieto voisi koskaan näkyä muille kuin kirjautuneille.

Gemilo Extranetin teknologiasta

Gemilo Oy toimittaa extranetit, jotka kestävät aikaa ja kulutusta:

Asiakkaan toimintamallin mukaisesti optimoidut näkymät
Vaatimukset täyttävät työkalut
Dynaamiset sisältötyypit
Sisältötyypeittäin suunniteltu älykäs haku


Kätevä hallintapaneeli ylläpitäjälle
Kevennetty malli käyttäjähallintaan: uusien kumppanien kutsuminen on helpompaa.
Käyttäjä- ja organisaatiprofiilit

Avoimet rajapinnat, onnistuneet integroinnit
Responsiivinen / adaptiivinen käyttöliittymä (mobiilisti toimiva)
Monipuoliset lisätyökalut ja laajennettavuus

Soita, niin sovitaan tapaaminen.
Toimitusjohtaja Katri Lietsala, 040 7499072.

Yhteydenottopyyntö