Tiedonhallinnan ytimessä

MASTER DATA
Gemilo Oy suunnittelee ja toteuttaa dokumentinhallinnan sen perusteella, mitä tietoja tarvitaan johtamiseen, mitä tietoa tarvitaan työn sujuvaan tekemiseen eri osapuolille ja miten tiedot kerätään alusta alkaen järkevästi. Ehyt master-data on yrityksenne kilpailuetu. Tavoitteena on liiketoimintakriittinen perustieto tietokanta-toteutuksena, jotta tieto on yhdenmukaisesti tallessa, mahdollisimman virheettömänä, tehokkaasti hyödynnettävissä. Perinteinen, vanhanaikainen tiedonhallinta on yksinkertaisimmillaan tekstinkäsittelyohjelmistolla liitetiedostojen toteuttamista. Vanha tapanne voi vaikuttaa yksinkertaiselta, mutta on lopulta liian vaikeasti hallittava tiedostovarasto. Kansiorakenne saattaa olla teillä esim. verkkokovalevyllä, omilla tietokoneilla, sähköposteissa ja jopa tiedostokansioissa pilvessä. Silti tieto on hukassa. Miten kauan haluatte menettää rahaa tekemällä ylimääräistä työtä raporttien keräämiseksi käsityönä tai hukkaamalla kallista työaikaa tiedostojen hakemiseen? Jatkamalla vanhalla tavalla saatette joutua maksamaan isosti datan harmonisointi-, big data -, tekoäly-projekteista. Laita mieluummin master data järjestykseen edullisemmin ja tehokkaammin jo nyt ottamalla käyttöön Gemilo EIM -ohjelmisto. 

DOKUMENTTI
Gemilo EIM -ohjelmistossa ne dokumentit, joista on järkevää toteuttaa vakioitu pohja, koostetaan älyarkiksi ja täsmäprintiksi. Dokumentteja voidaan valmistella yhdessä, tarkastella kokonaistilannetta taulukossa ja prosessin  mukaan. Dokumentti voi toki olla myös ulkopuolisesta ohjelmistosta järjestelmään tuotu liitetiedosto. Dokumentteja ovat esimerkiksi sopimukset, tarjoukset, tarjouspyynnöt, esityslistat, kokouspöytäkirjat, mittauspöytäkirjat, tietopyynnöt, palvelupyynnöt, muutosehdotukset, todistukset, hakemukset, esitteet, poikkeamaraportit, häiriötiedotteet, suunnitelmat, idealomakkeet, raportit, muistiot, rahtikirjat, alihankkijan lomakkeet, työmaaraportit, laskun liitteet. Kerro meille, millaisia dokumentteja te haluatte käsitellä tehokkaammin ja säilyttää turvallisesti.

ÄLYARKKI
Älyarkki on sisältösivun ja verkkolomakkeen fiksumpi yhdistelmä. Älyarkeista on useita erilaisia sisältötyyppejä. Älyarkista tiedetään sen tila (esim. uusi, tarkastettavana, odottaa päätöstä, valmis), tekijät (vastuuhenkilöt, yhteyshenkilöt) ja mihin organisaatioon tai organisaatioihin älyarkki liittyy. Arkkiin saa liitettyä liitetiedostoja, varoituksia, hälytyksiä, poikkeamaseurantaa ja päätöksenteon. Kaupankäyntiin myynnissä on erilainen älyarkki kuin se tiedosto, jota käytetään sopimukseen. Samasta pääsisältötyypistä voi olla useita erilaisia älyarkkeja. Esimerkiksi toimitussopimus, puitesopimus, hankintasopimus, huoltosopimus, vuokrasopimus ovat kaikki sopimuksia, mutta niissä on erilaiset kentät, tilat, osallistujat, tilastot sopimustyypin perusteella kuin vaikkapa älyarkissa, jolla valmistellaan tutkimus- ja tuotekehitykseen uusia ideoita ja hankerahoitusta.

TÄSMÄPRINTTI
Täsmäprintti varmistaa, että esikatselussa tiedosto näyttää juuri siltä kuin pitää ja on ladattavissa pdf-tiedostona, jonka voi arkistoida, tulostaa asiakkaalle, arkistoida. Täsmäprintti voidaan allekirjoittaa sähköisesti. Gemilossa kerätään ensin rakenteinen data oikein ja vasta sitten tulee hyvännäköinen tulostettava, ladattava tiedosto. Toiminta- ja ajattelutavan muutos! Täsmäprintti soveltuu arkistokappaleeksi (esim. kokouspöytäkirjasta arkistokelpoinen PDF).

VALMISTILASTOT
Rakenteisesta datasta poimitaan tarvittavat raportit. Tilastot kuvitetaan visuaalisesti graafeilla ja esitetään tarvittaessa myös taulukossa. Oma data, siirtotiedostot ja rajapinnan yli datan yhdistäminen useasta eri lähteestä (optio). Valmistilastot onnistuvat älyarkin ansiosta!

AINEISTO
Aineisto sisältää editorin, jolla tekstiä ja kuvaa sisältävä dokumentti tehdään ilman erillistä tekstinkäsittelyohjelmistoa. Aineistoa voi kommentoida. Aineiston yhteyteen kootaan tiettyyn asiaan liittyvät liitteet. Haku löytää aineistot sisältönä olevan tekstin ja avainsanoituksen perusteella. Aineistoja voi hakea aineistotyypin mukaan, sen mukaan milloin aineisto on lisätty tai sitä on muokattu.

LIITETIEDOSTOT
Järjestelmä hyväksyy kaikki eri tiedostomuodot. Pystyt lataamaan koneelta useamman kuin yhden tiedoston kerralla liitteeksi.
Liitteelle saa liitelistassa kuvaustekstin ("tarralappu"). Liitelista näyttää tiedostonimen, tiedostotyypin, tiedostokoon, tiedoston lisänneen käyttäjän nimen ja milloin liite on lisätty. Lisäämällä liitteen vanhan liitteen päälle, aiempi liite poistetaan automaattisesti. Lisäämällä liitteen uutena liitteen eri versiot ovat lisäysjärjestyksessä uusimmasta vanhimpaan.

YLÄKOHTA
Gemilon tiedonhallintaratkaisussa sisällöille on yläkohta, jotta tiedosto ei jää "orvoksi". Yläkohta toimii kuin kansio, mutta paremmin: Ennakkoon sovitut yläkohdat estävät tiedonhallinnan sooloilun. Tieto löytyy yhteisesti sovitulla tavalla eikä kansioinnissa ole villi länsi, joka hidastaa tiedon löytymistä. Erittäin joustava tapa tehdä eritasoisia, helppoja rakenteita tietojen älykkääseen hallintaan!

SISÄLTÖSIVU
Gemilon toimittamassa järjestelmässä sisältösivu sisältää tyypillisesti yhden tai useamman liitetiedoston, työtä eteenpäin vievät keskustelut, vastuuhenkilöt ja tiimin jäsenet, mahdolliset tehtävät henkilöittäin ja muutoshistorian. Se on wiki-sivua fiksumpi. Sivulta näkee heti, onko hoidettava asia tai yksittäinen asiaan liittyvä dokumentti missä vaiheessa tai onko se johdon hyväksymä, asiakkaan hyväksymä, onko dokumenttiin tehty muutoksia, jne. Sivu kokoaa yhteen tietoa ja linkittää sisällöt järkevästi eri asiayhteyksiin. Sivunäkymä voi sisältää useita älyarkkeja, kun taas älyarkki on yksittäinen tiedosto, josta a) tarvitaan fiksunnäköinen ja laadukas PDF-tiedosto, b) automaattiset tilastot johdolle ja c) tieto, missä vaiheessa dokumentti on. Sivu soveltuu moneen. Sitä voi hyödyntää valmisteluun ja työn johtamiseen. Esim. hankintojen valmistelussa tarjouspyyntökierroksen valmistelutyö on helpompaa Gemilon avulla ja CRM:ssä myynnin tekeminen kauppa-sisältösivun avulla (kokonaisnäkymä valmisteilla olevaan kauppaan). Logistiikassa sisältösivuja ovat kuljetus ja lähetys, älyarkkina rahtikirja.

PROSESSI
Dokumentinhallintaa voidaan johtaa prosessin läpi. Prosessi jakautuu vaiheisiin, jotka tilaaja päättää. Yksittäisen dokumentin oikeusasetukset (lukuoikeus, muokkausoikeus, hallintaoikeus) muuttuvat tarvittaessa prosessin eri vaiheissa niin, että dokumenttia saavat käsitellä vain tietyt käyttäjäryhmät tai vain tietyt ihmiset. Prosessinne saattaa myös edellyttää erillisiä dokumentteja, jotka liittyvät päädokumenttiin. Se onnistuu. Yksittäiseen dokumenttiin voi liittyä esim yksi tai useampi lausunto ja rajatun osallistujajoukon keskustelualueita.

KANSIOT
Joskus on ihan pakko kansioidakin perinteiseen tapaan. Gemilo EIM -moniohjelmistossa onnistuvat esimerkiksi projektin tiedostokansiot ja ryhmien omat tiedostokansiot. Tietoa jaotellaan myös valikkojen avulla, liiketoiminta-alueittain, sisältötyypeittäin tai vaikkapa työtavan mukaan: Esim maanrakennuksessa sopiva tapa voi olla jakaa dokumentit  jyrsintään, pintatöihin ja asfaltointiin, kun taas koulutusohjelmien suunnittelussa kansiointitapa on ihan erilainen. Gemilon ratkaisut ovat toimialakohtaisia, tilaajan toiveiden mukaisia.