Asiakastarinat: Kumppanuuksien ja verkostojen johtaminen ammattikorkeakoulussa

Asiakas: Tampereen ammattikorkeakoulu

Lähtötilanne: Isossa organisaatiossa ihmisillä on paljon yhteyksiä, mutta kokonaiskuvan hahmottaminen oli vaikeaa sirpaleisen ja hajallaan säilytetyn tiedon vuoksi. Ideoita hankkeisiin kerättiin erillisellä järjestelmällä.

Tampereen ammattikorkeakoulu halusi palvelun yhteistyön ja kumppanuuksien kehittämiseksi. Järjestelmä tukee organisaation sisäistä johtamista, mutta myös ulkoisten kumppanien kanssa hoidettavia tki-projekteja. Etsimme vastaukset seuraaviin kysymyksiin yhdessä:

1. Ketä tunnetaan?

Helppokäyttöinen osoitteisto-työkalu auttaa ammattikorkeakoulun henkilökuntaa ylläpitämään ulkopuolisten kontaktien yhteystiedot yhdessä ja samassa paikkaa. Ammattikorkeakoulun verkostot tehtiin näkyviksi yhdistelemällä aiemmin erillään asiakas- ja kumppanitiedoista oleva data digitaalisiin käyntikortteihin. Ajan tasalla olevat yhteystiedot ovat vain pieni osa ratkaisua. Sen sijaan luotiin osoitteisto, josta selviää yhteyksien merkitys koko talon kannalta.

2. Mitä kumppanien kanssa on tulossa, tehty, meneillään?

Reaaliaikainen tilannekuva ammattikorkeakoulun olemassa olevasta verkostosta parantaa asiakaspalvelua ja auttaa tavoittamaan oikeat henkilöt nopeammin kuin ennen sekä talon sisältä että ulkopuolelta. Tieto auttaa arvioinnissa, ennakoinnissa ja tunnistamaan erilaiset kumppanuudet. Kokonaiskuva luodaan huomioimalla yhteydenotot, tki-projektit, opinnäytetyöt ja harjoittelupaikat. Sähköiset opinnäytetyö-ja harjoittelusopimukset toimivat myyntiin tietokantana, josta saadaan poimittua lämpimiä liidejä koulutusmyyntiin ja autettua opiskelijoita löytämään itselleen uusia harjoittelupaikkoja ja opinnäytetyön tilaajia.

3. Miten parannetaan tietojen keräämistä ja yhdistelyä ilman lisäraportointia ja lisätyötä?

Ryhmät ja työtilat ovat keino sujuvampaan yhteiseen asiointiin, keskusteluihin ja materiaalien jakamiseen. Gemiloon kutsutaan ulkopuolisia toimijoita, joille jaetaan vain ne asiat, jotka ovat heille olennaisia (helppo jakaminen, läpinäkyvyys, seurattavuus).

Lisäksi palvelussa on sisäiseen työskentelyyn tarkoitettuja tiloja, joissa dokumentoidaan yhteydet ulkopuolisiin toimijoihin, mutta ei ole otettu kumppaneita käytännön työhön mukaan, joko kumppanin ajan säästämiseksi tai koska työ on ammattikorkeakoulun sisällä tehtävää työtä (luottamuksellisuus, rajattu näkyvyys).

Samalla työkalulla on hoidettavissa TKI-projektien johtaminen. Vuodesta 2016 alettiin kerätä hankeideat Gemilon pilvipalvelussa niin, että henkilökunnan ideoiden käsittely hoidetaan samassa palvelussa.

Kumppanuuksiin on useita eri väyliä ammattikorkeakoulun palvelutarjonnan mukaan järjestettynä.

Uutta kumppanuuksien hallinnassa
  • Automaatio vähentää käsityön määrää.
  • Yhteystiedot jaetaan ja käsitellään koko organisaation kesken.
  • Kumppanit kutsutaan mukaan samaan tilaan, jonka ansiosta kaikki löytyy yhdestä paikasta ja sähköpostia tarvitaan vähemmän.
  • Monta työkalua yhdessä järjestelmässä: helpompi käyttää, edullisempi investointi, datasta järkevämmin tarvittavat tilastot!
  • Automaatio yhteystietojen keräämiseen: useimmiten asiakas / kumppani syöttää tietonsa itse ja tieto hyödynnetään monessa yhteydessä.
  • Yhteisötyökalut = aktiivisempi rooli kumppanille, organisaation oppiminen yhdessä.

Henkilökunnan ja opiskelijoiden tiedot tulivat jo olemassa olevasta järjestelmästä (LDAP). Kumppanit kutsutaan palveluun sähköpostitse, mutta kutsun saa lähetettyä Gemilosta ja samalla luodaan tunnus kumppanille. Kontaktointi ei näin ollen kuormita tietohallintoa yhtään! HAKA-verkosto huomioitiin kirjautumisessa.

Liitteet

Yhteydenottopyyntö